9.2. Системи електронного документообігу в електронній комерції

магниевый скраб beletage

Протягом останніх 10-ти років електронний документообіг осів значне місце у різних сферах діяльності. Концепція вико­ристання електронних файлів для збереження та обміну дани­ми, електронної звітності, електронної комерції широко вико­ристовуються для взаємодії між фізичними та юридичними особами.

Згідно ЗУ «Про електронні документи та електронний доку­ментообіг» електронним документом є документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Оригіналом електронного до­кумента вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, зокрема з електронним цифровим підписом автора.

Електронним документообігом (обігом електронних доку­ментів (ЕОД)) називають сукупність процесів створення, обро­бки, передавання, одержання, зберігання, використання та зни­щення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності і у разі потреби з підтвер­дженням факту їх одержання.

Поширені такі формати електронних документів:

1. формати відкритого тексту (plaintext) — формати про­грам Microsoft (Word, Exel), програма «Acrobat», формат PDF;

2. формати графічних зображень (TIFF, GIF, JPEG, pict, bmp);

3. формат структурованого тексту (SGML);

4. формат XML для зберігання структурованих ієрархічних даних незалежно від характеристик програмно-технічних засо­бів;

У міжнародній практиці поширені системи електронного обміну даними, які забезпечуються такими інформаційними си­стемами:

• системи управління електронними документами — EDMS;

• системи автоматизації ділових процесів -Workflow;

• системи організації групової роботи — Groupware;

• автоматизовані системи контролю виконання документів;

• електронні архіви.

Найважливішими стандартами і специфікаціями, що засто­совуються у системах електронного документообігу є:

• сервіс мережі;

• сервіс систем управління інформацією:

• сервіс застосувань;

• стандарти архітектури і подання документів;

• графічні стандарти;

• кодування шрифтів;

• стандарти пошуку.