Розділ III. Засади електронного документообігу

магниевый скраб beletage

Стаття 9. Електронний документообіг

Електронний документообіг (обіг електронних документів) — су­купність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних доку­ментів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Порядок електронного документообігу визначається державни­ми органами, органами місцевого самоврядування, підприємства­ми, установами та організаціями всіх форм власності згідно з зако­нодавством.

Стаття 10. Відправлення та передавання електронних доку­ментів

Відправлення та передавання електронних документів здійсню­ються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно- телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних но­сіїв, на яких записано цей документ.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовили­ся про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила. У разі відправлен­ня електронного документа шляхом пересилання його на електронно­му носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання.

Вимоги підтвердження факту одержання документа, встановлені законодавством у випадках відправлення документів рекомендованим листом або передавання їх під розписку, не поширюються на електро­нні документи.

У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється згідно з вимогами цього Закону.

Стаття 11. Одержання електронних документів

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу.

Якщо попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержан­ня електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електро­нній формі або формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного докуме­нта та про відправника цього підтвердження.

У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержан­ня цього електронного документа вважається, що електронний доку­мент не одержано адресатом.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовили­ся про інше, електронний документ вважається відправленим автором та одержаним адресатом за їх місцезнаходженням (для фізичних осіб — місцем проживання), у тому числі якщо інформаційна, телеко­мунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої одержано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнахо­дження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законо­давства.

Стаття 12. Перевірка цілісності електронного документа

Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Стаття 13. Зберігання електронних документів та архіви еле­ктронних документів

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати елект­ронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації не повинен бути меншим від строку, встановленому зако­нодавством для відповідних документів на папері.

У разі неможливості зберігання електронних документів на елект­ронних носіях інформації протягом строку, встановленому законодав­ством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання докумен­тів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх пері­одичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання доку­ментів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього докуме­нта на папері). При копіюванні електронного документа з електронно­го носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності да­них на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2)має бути забезпечена можливість відновлення електронного до­кумента у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3)у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а та­кож дату і час його відправлення чи одержання.

суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати до­держання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання здійснюється у порядку, визначеному законодавством.