7.3. Комунікації в менеджменті

магниевый скраб beletage

7.3.1. поняття та характеристика комунікацій

Усі функції менеджменту взаємопов'язані і діють, якщо ворганізації є певна система комунікацій.

Спільна (колективна) діяльність людей передбачає контактиміж ними у вигляді обміну інформацією. Тільки на цій основілюди, об'єднані в організацію, можуть досягти своєї мети. Будь-яке підприємство, навіть дуже мале, обов'язково має відповіднусистему комунікацій.

У вузькому розумінні слова, комунікація — це обмін інфор-мацією між двома й більшою кількістю людей. Тобто основнимматеріалом є інформація.

Мескон, Альберт і Хедоурі наголошують, що комунікації ви-никають між:

• організацією та зовнішнім середовищем (споживачами, дер-жавою і т. д.);

підрозділами та працівниками підприємство (між різнимирівнями управління, керівниками й підлеглими, неформальнимиорганізаціями тощо).

З огляду на спрямованість потоків інформації розрізняють та-кі комунікації:

згори донизу (від вищої інстанції до нижчої, від керівникадо підлеглого);

знизу доверху (від підлеглих до керівників);

горизонтальні (між членами трудового колективу, які за-ймають рівноправні посади).

Основними елементами комунікації є: джерело інформації,передавач, приймальник, отримувач. Весь шлях від джерела ін-формації (відправника) до отримувача називається каналом ко-мунікації. Канали можуть бути формальні (офіційні) й неформа-льні (неофіційні). Формальні встановлюються адміністративно ізв'язують працівників як вертикальними, так і горизонтальнимищаблями керування. До неформальних каналів комунікацій на-лежать ті, що не збігаються з офіційно встановленими. Для ефек-тивного функціонування виробничих колективів необхідно, щобв організації діяли як формальні, так і неформальні комунікації,які мають бути збалансованими. Якщо організація володітимелише системою формальних комунікацій, то процес проходжен-ня інформації буде бюрократизуватися. Якщо домінуватиме сис-тема неформальних комунікацій, то це призведе до поширеннячуток, які заважатимуть нормальній діяльності.

7.3.2. інформація як матеріал комунікацій та ТІ види

Інформація — це сукупність повідомлень, які відображаютьконкретний стан явища, події, виробничо-господарської діяльно-сті. Інформацію можна класифікувати за певними ознаками. Заповнотою охоплення явища: повна, часткова, надлишкова; заперіодом дії: разова, періодична, довгострокова, постійна; зазмістом: адміністративна, фінансова, бухгалтерська, довідкова,конструкторська, технологічна, інша; за достовірністю: достові-рна й недостовірна.

В. Зігерт та Л. Ланг описують поняття тотальної інформації.Тотальна інформація — це не лише фрази, почуті або прочитані, асукупність «сприйнятого сигналу»: тон та інтонація голосу, настрійі зовнішній вигляд передавача, довколишня обстановка, навіть спо-гади та асоціації. Ефект комунікації залежить від низки соціально-психологічних факторів, що мають місце в процесі передачі тасприйняття інформації, які є її складовими. Особливо сильно вонипроявляються при мовній (словесній) передачі інформації. Прицьому задіяні три канали її передачі та сприйняття кожною люди-ною: емоційний, нормативний та канал знань. Емоційний канал те-стує інформацію, що надходить, на відповідні асоціації, настрій,важливість тощо. Наприклад, сприйняття інформації доповідача за-лежатиме від постановки його мови, зовнішнього вигляду, віку йпосади, тобто від емоційних елементів. Крім того, велике значенняматиме його поведінка, жести, міміка, тобто відповідність певнимсоціальним та особистим нормам, які прийняті в тому чи іншомуколективі чи навіть суспільстві. Все це входить в поняття нормати-вного каналу сприйняття й передачі інформації. І нарешті, в каналізнань відбувається оцінка змісту інформації, її призначення, що єнайважливішим. Мета передачі інформації саме в тому й полягає,щоб вона набула якості знань у тих, для кого вона призначена. Алеця якість буде недостатньою або інформація сприйматиметься на-багато важче й довше, якщо передаватиметься без відповіднихемоційних та нормативних складових.

Зв'язок між цими каналами того, хто передає інформацію, татого, хто її сприймає, називається трансакціями. При передачіінформації дуже важливо постійно аналізувати трансакційнізв'язки. Адже якщо в інформації буде домінувати емоційна йнормативна складові, то може і не відбутися її сприйняттяотримувачем.

Отже, тепер можна сказати, що комунікація — це не лише си-стема, яка забезпечує обмін інформацією між її членами, а й вза-ємні поставки емоційних елементів і ціннісних уяв.

У комунікаційних процесах постійно виникають шуми.Інформаційний шум — це те, що деформує інформацію, її зміст(відхилення, помилки тощо). Отже, слід враховувати можливі не-точності. Як правило, відправлена інформація ніколи не співпа-дає з отриманою. Є зона попадання (відправлено й отримано), єчастина сигналу, що не дійшла до адресата (відправлено, але неотримано), і є найбільш загадкова частина — щось доходить доадресата, не будучи відправленим. Тому при передачі інформаціїслід бути максимально точним і уважним.