7.6.2. Організація роботи з документами

магниевый скраб beletage

Однією із найбільш трудомістких робіт є посідає робота з до-кументами. Незважаючи на нововведення в техніці та технологі-ях, вони не дають сьогодні відчутного зниження трудомісткостідокументування управлінської праці. На роботу з документамипрацівники апарату управління витрачають від 30 до 70 відсотківсвого робочого часу.

Документування — це процес вивчення обсягу вхідної та підго-товки вихідної інформації на основі листів, наказів, розпорядженьтощо. Через суттєві недоліки в технології документування виника-ють перевантаження працівників (наприклад, коли керівник нама-гається бути в курсі всіх питань і прагне охопити всю інформацію,його робоче місце стає «вузьким» в інформаційному пошуку).

Які існують шляхи раціоналізації роботи керівника з докумен-тами?

Перший напрям — це використання менеджером режиму «фі-льтрації» документів, які надходять, тобто відбір тих із них, заякими рішення може бути прийняте тільки ним самим. Попере-дній розподіл вхідної документації адресатом повинен здійсню-ватися в канцелярії або секретарем керівника відповідно до фун-кцій та видів робіт в апараті управління.

Другий напрям передбачає вдосконалення роботи з вихіднимидокументами. Керівник повинен якомога більше делегувати пра-во підпису документів відповідним виконавцям, звичайно, в ме-жах існуючих законоположень, згідно з раціональним розподі-лом прав та обов'язків між ними. У цьому випадку досягаєтьсяподвійний ефект: він вивільнятиме свій час для інших важливихробіт і таким чином підвищуватиме ініціативність підлеглих.

Третій напрям удосконалення роботи з документами — цепідвищення швидкості індивідуальної роботи з ними керівника.Для цього він повинен володіти прийомами швидкого (динаміч-ного) читання. Для керівника сучасного виробництва така потре-ба з'явилася давно. Дослідження показують, що повільне читан-ня пов'язане з рядом причин, про які йтиметься в темі «Розвитокскладових особистого менеджменту».