7.2. Організаційне проектування

магниевый скраб beletage

Інновації є штучними організаційними системами. Штучними в тому сенсі, що не зростають самі собою відповідно до законів природи (подібно до рослин, живих організмів, річок, озер, мінералів і т. п.), а конструюються і виготовляються людьми. Інновації — продукт цілеспрямованої людської діяльності. Отже, створення і запуск інновацій повинні здійснюватися на підставі проекту. Такі проекти можна назвати «організаційними проектами», оскільки в результаті їх реалізації створюються організаційні системи.

У загальному випадку «проектування» (лат. projektus, буквально — кинутий вперед) означає процес створення проекту — прототипу, прообразу передбачуваного або можливого об'єкта, стану. Проектування визначають як спосіб взаємин людини і предметного світу, як один із корінних атрибутів буття. Проектування — це самостійний і надваж- ливий вид діяльності людини.

Багато видів проектної діяльності розроблено до рівня обов'язкових до застосування стандартів. Наприклад, проектування конструкторських виробів регламентується Єдиною системою конструкторської документації (ЄСКД), що діє у всіх країнах СНД і має статус міждержавного стандарту. ЄСКД визначає етапи або стадії розробки проектів:

технічне завдання;

технічна          пропозиція;

ескізний          проект;

технічний проект;

розробка робочої документації.

У ході проектування створюється велика кількість проектних документів, які розподіляються на текстові і графічні.

До текстової проектної документації в проектуванні належать такі види документів: планове завдання, завдання на проектування, пояснювальна записка (загальна, зведена), пояснення, технічне завдання на проектування, техніко-економічне обґрунтування, описи, технічні умови на проектування, відомості, паспорти, кошторисна документація (кошториси, кошторисно-фінансовий розрахунок, одиничні розцінки, калькуляції), розрахунки.

До графічної проектної документації належать креслення, рисунки, графіки, ескізи, діаграми тощо. Крім того, існує ілюстративний матеріал (планшети, макети, фотографії), матеріали інженерних досліджень (плани місцевості, геологічні розрізи та ін.). Наприклад, детально регламентується процес проектування автоматизованих систем, які використовуються в різних видах діяльності (дослідження, проектування, управління), що створюються в організаціях, об'єднаннях і на підприємствах. Характеристика відповідних стадій і етапів на прикладі створення автоматизованої системи управління наведена у дод. 5.

Деякі управлінські інновації простіші за автоматизовану систему управління (скажімо, процедура скликання і проведення загальних зборів акціонерів). Інші інновації — більші за обсягом і складніші (наприклад, реструктуризація підприємства). Деякі автори пропонують схожі з розробкою АСУУ методи проектування специфічних управлінських нововведень. Так, наприклад, пропонується проектувати систему бюджетного управління підприємством способом виконання трьох етапів робіт (табл. 7.4), з умовними найменуваннями: «проектне завдання» (етап ПЗ), «проект» (етап ПР), «впровадження» (етап ВП). При цьому на кожному етапі формується відповідний комплект документів.

Таблиця 7.4

СКЛАД ЕТАПІВ І ДОКУМЕНТІВ ПРОЕКТУ «РОЗРОБКА І ВПРОВАДЖЕННЯ СИСТЕМИ БЮДЖЕТУВАННЯ»

в

S

Проектний чи експлуатаційний документ

W

Назва

Зміст

 

Пояснювальна записка

Аналітичний матеріал (результати дослідження функцій підприємства) та обґрунтування вимог до системи бюджетного управління з точки зору цілей компанії і виконаних нею функцій

Е

Проектне завдання

Короткий опис вимог до системи бюджетування, функціональна структура цієї системи (список підлягаючих розробці бюджетів і звітів), загальні рішення по кадровому, інструктивному, інформаційному і технічному забезпеченню системи, порядок і терміни проектування і впровадження системи

Є

Положення про систему бюджетного управління підприємством, чи бюджетний кодекс підприємства

Регламенти складання, розгляду, узгодження, коректування і ухвалення бюджетів і звітів. Методи складання й аналізу бюджетів, методи проведення план- факторного контролю та аналізу, методи складання й аналізу звітів про виконання бюджетів

Пакет інструкцій і положень

Посадові інструкції і положення про підрозділ

 

Пакет технологічних інструкцій

Довідники, класифікатори, кодифікатори, комп'ютерні програми, технологічні інструкції

ВП

План заходів підготовки підприємства до впровадження системи бюджетного управління

План заходів щодо: а) підготовки персоналу системи бюджетування; б) розробка положень та інструкцій; в) технічного оснащення системи обчислювальними засобами, засобами зв'язку, засобами поширення інформації; г) видання директивних документів про запуск системи в експлуатацію

 

Програма випробувань проектних рішень

Перелік випробовуваних проектних рішень, методика їх дослідження, правила оформлення результатів дослідження, формат звіту про результати випробувань

Будь-яка організаційна система є колективом людей, що переслідують певну мету і діють за певними правилами. Тому у результаті організаційного проектування необхідно: 1) визначити склад і структуру такого колективу; 2) сформулювати мету діяльності; 3) описати правила роботи людей і груп (підрозділів); 4) навчити їх цим правилам. Формально результатом організаційного проектування є сукупність текстових документів — положень, інструкцій, регламентів.

У реальному житті організаційне проектування часто спрямоване на реформування існуючої структури, має за мету вдосконалення окремих блоків, підсистем, технологій діючої системи управління. Тому у багатьох випадках у процесі організаційного проектування потрібно внести зміни до чинних на підприємстві нормативних актів — до положень про підрозділи, посадових інструкцій, регламентів управління.

Отже, управлінські інновації вельми різноманітні. Не буде перебільшенням твердження, що розробка кожного нововведення унікальна. Адже кожного разу доводиться створювати не тільки нову організаційну конструкцію, а й нову сукупність нормативних документів (методик, положень і інструкцій), що регламентують процес функціонування впроваджуваного нововведення. Тому і проектування конкретної управлінської інновацій має здійснюватися за унікальною методикою. Не можна заздалегідь сказати, скільки буде у такого проектування етапів, які повинні бути проектні документи і та ін. Тим більше, не можна сказати, яким методом повинні визначатися проектні рішення конкретної інновації.

Однак загальну методичну послідовність робіт, що відображають логіку конструювання і впровадження управлінської інновації, можна визначити через шість етапів:

розробка концепції нововведення;

декомпозиція нововведення;

конструювання нововведення (вибір проектних рішень);

складання і аналіз графіку реалізації проекту;

розрахунок економічної ефективності;

розробка додаткових заходів по реалізації проекту.

Роботи на кожному етапі мають методичну специфіку, укрупнений зміст яких зводиться до такого.

Розробка концепції інновації. Побудові концепції інновації передує аналіз умов функціонування підприємства (сприятливі можливості і погрози зовнішнього середовища; конкурентні переваги і недоліки підприємства). За результатами такого аналізу визначаються цілі і завдання інновації. Визначаються проблеми, які вирішує дана інновація (у контексті головних цілей підприємства). Виконується аналіз реального стану проблеми, а також пов'язаних з нею тенденцій і робиться обґрунтування потреби у розробці даної інновації. Оцінюються ресурсно-технологічні і соціально-економічні можливості впровадження інновації, фіксуються умови та обмеження.

Даний етап закінчується складанням документа «Концепція інновації» (або записка «Пояснення до організаційного проекту»). Цей документ призначений для опису та аргументування задуму планованої інновації. Виконати такий опис і аргументування нововведення можна у різний спосіб. Скажімо, концепція складної інновації може бути підсумком значних наукових досліджень і розробок (дослідження ринку, вивчення конкурентів, аналіз виконання основних функцій підприємства, розробка сценаріїв діяльності компанії, генерування та оцінка варіантів структурних рішень, вивчення інвестиційних можливостей і т. п.). Зрозуміло, що ступінь обґрунтованості рішень з конструкції інновації в цьому випадку буде достатньо високим.

Розробка і аргументування задуму нововведення може бути виконана і порівняно простими, швидкісними, методами. Це обумовлено тим, що, по-перше, інновації здійснюються, як правило, у складних для підприємства умовах (посилення конкуренції, втрата частини ринків, криза збуту, відсутність фінансових коштів та ін.). За таких обставин немає ні часу, ні засобів для виконання масштабних наукових досліджень. По-друге, зовнішнє економічне середовище увесь час змінюється. Отже, довгострокові прогнози і стратегії вельми ненадійні, що часто знецінює зусилля з їхньої розробки. По-третє, є загальні методики експрес-аналізу діяльності підприємства за ринкових умов, застосування яких (після відповідної адаптації) дає добрі результати.

Закінчується розробка концепції складанням списку цілей і завдань інновації. Вибір і обґрунтування стратегічних завдань інновації доцільно провадити з використанням матриці первинного стратегічного аналізу, яку іноді називають матрицею SWOT-аналізу. Це справді швидкісний метод стратегічного аналізу.

Декомпозиція інновації. Нововведення — це система, а будь-яка система є сукупністю функцій, структурних елементів, зв'язків між елементами. Другий етап організаційного проектування присвячений складанню повних списків таких функцій, елементів та зв'язків.

При цьому виділяється і структурується матеріально-речовинний або організаційно-управлінський комплекс, пов'язаний з даною інновацією. Іншими словами, встановлюється склад того нововведення (інновації), що повинно з'явитися на підприємстві, щоб зняти виявлені раніше проблеми. Далі за кожною функцією, елементом і зв'язками інновації розробляються варіанти їх реалізації. Для кожного варіанта, у свою чергу, встановлюють переваги (з позиції мети інновації) і можливі перешкоди. Досвід показує, що з практичної точки зору опис основних блоків інновації зручно представити у вигляді анкети, в якій по кожному блоку (питанню) пропонуються варіанти відповідей.

Конструювання інновації (вибір проекту рішень). На основі даних перших двох етапів складається список основних проектних рішень з даної інновації. Проектні рішення — це сукупність вибраних варіантів реалізації кожного блоку інновації. Прагматично — це вибрані варіанти відповідей на складену раніше анкету. Наприклад, в проекті бю- джетування проектні рішення — це:

пропонований склад бюджетів і звітів (список бюджетних форм);

список центрів господарської відповідальності, для яких доцільно складати бюджети;

склад підрозділів і органів управління, які братимуть участь у бюджетуванні;

схема адміністрування бюджетами та ін.

Крім того, на даному етапі виконується розробка, експертиза, узгодження і затвердження повного комплекту експлуатаційної документації по проектованій управлінській інновації. Під експлуатаційною документацією розуміють набір положень про впроваджувану систему, підрозділи, посадові і технологічні інструкції, регламенти та інші документи, що визначають режим функціонування створюваної системи (управлінської інновації).

Передбачається, що, діючи на підставі цих положень, інструкцій, регламентів, персонал підприємства може організувати та ефективно підтримувати режим регулярного функціонування інновації на підприємстві. При цьому вдається абстрагуватися від особових властивостей працівників: передбачається, що будь-якого грамотного фахівця можна за короткий строк навчити працювати відповідно до інструкцій і регламентів. Інновація живе ніби незалежно від кадрової специфіки підприємства.

Зрозуміло, що склад експлуатаційної документації залежить від характеру проектованої інновації. Наприклад, у разі створення системи бюджетування розробляється три групи документів: 1) положення про систему бюджетного управління на підприємстві, або бюджетний кодекс підприємства; 2) пакет положень про підрозділи і посадових інструкцій; 3) пакет технологічних інструкцій.

Складання і аналіз графіку реалізації проекту. Формально графік реалізації проекту — це парний план робіт з виконання даного проекту. Термін «календарний» означає, що роботи, які містяться в графіку, мають планові терміни початку і закінчення (тобто кожна робота має «прив'язку до календаря»). Існують достатньо розвинені наукові теорії складання календарних планів. До них можна віднести теорію графів, мережні методи планування та управління.

Спрощена методика складання графіка робіт передбачає використання методики календарного планування, але без застосування мере- жної моделі. Така методика припускає певну стандартизацію термінів і процедур. Перш за все, вводиться ієрархія календарного плану, згідно з якою передбачається три рівні вкладеності елементів плану: 1) проект; 2) захід; 3) робота. З урахуванням цього пропонується така послідовність складання графіка підприємства:

складання списку заходів і робіт;

нормування робіт;

визначення термінів виконання заходів і робіт;

оформлення графіка виконання проекту.

Зведений список заходів і робіт складається на підставі даних попереднього етапу робіт. Кожний захід означає опрацювання певного блоку інновації. Узагальнено до списку проектних заходів може включати такі розділи:

а)         підготовка персоналу підприємства;

б)         виготовлення положень та інструкцій;

в)         технічне оснащення інновації обчислювальними засобами, засобами зв'язку, засобами поширення інформації тощо;

г)         видання директивних документів про запуск інновації в експлуатацію (із закріпленням за посадовими особами нових повноважень).

За кожним заходом і кожним етапом робіт закріплюється виконавець. Нормування робіт означає визначення планових (нормативних) значень таких показників, як тривалість роботи, витрата ресурсів, трудомісткість. Визначення строків виконання робіт може провадитись експертно. При цьому спочатку визначається послідовність виконання робіт, а потім (з урахуванням нормативу тривалості) роботи «прив'язуються до календаря». У результаті по кожній роботі визначаються дати початку і закінчення. Строк виконання заходу береться як рівний строку виконання останньої роботи, що входить до даного заходу. Термін виконання проекту береться рівним строку виконання останнього заходу проекту.

Оформлення графіка виконання проекту передбачає аналіз термінів виконання завдань, ресурсів, що витрачаються, завантаження виконавців. Після проведення такого аналізу і коригування окремих показників формується остаточний варіант графіка.

Розрахунок економічної ефективності. Перш за все складається кошторис витрат, пов'язаних із виконанням заходів проекту. Потім розраховується економія або прибуток, які можуть бути одержані в результаті реалізації управлінської інновації. На підставі цих даних розраховуються величини економічного, соціального і науково- технічного ефектів від впровадження інновації на підприємстві.

Наприклад, у ході реалізації проекту реструктуризації підприємства можна скласти таблицю, аналогічну табл. 7.5.

ВПЛИВ РЕСТРУКТУРИЗАЦІЇ НА ЕКОНОМІЧНІ РЕЗУЛЬТАТИ (ЯКІСНІ ОЦІНКИ)

Структурні рішення

Зниження витрат за рахунок

 

економії ресурсів

зниження витрат

Збільшення доходів

 

ФОП

Ам

Под

Екс

 

1. Оптимізація розмірів підприємства

1.1. Уцінка і списання майна

+

+

+

-

1.2. Консервація майна

+

+

-

1.3. Продаж майна

+

+

+

-

Виторг

1.4. Здача майна в оренду

+

+

-

Виторг

1.5. Виведення непрофільних об'єктів зі складу підприємства

+

+

+

+

Недозавантаженість потужностей

1.6. Виведення функцій з підприємства (покупка послуг на стороні)

+

+

+

+

Накладні витрати

1.7. Організація дохідного бізнесу (горизонтальна диверсифікація)

Виторг

1.8. Участь у капіталі партнерів (вертикальна інтеграція)

Неритмічність постачання

Дивіденди

1.9. Збільшення продуктивності бізнес-одиниць, створених на базі випускаючих цехів

Простої устаткування

Зростання виторгу від реалізації

2. Раціоналізація функцій підприємства

2.1. Аутсорсинг ремонтів

+

+

Простої

2.2. Аутсорсинг постачання

+

+

+

+

Понад запаси

Зниження цін придбання

Структурні рішення

Зниження витрат за рахунок

Збільшення доходів

 

економії ресурсів

зниження витрат

 

 

ФОП

Ам

Под

Екс

 

2.3. Аутсорсинг маркетингу

+

Брак замовлень

Оптимізація цін реалізації

 

2.4. Аутсорсинг роботи з персоналом

+

Недостатньої кваліфікації

 

2.5. Спрощення структури, делегування повноважень

+

+

Недозавантаженість персоналу

 

3. Реалізація елементів матричного (проектного) підходу

 

3.1. Розробка і реалізація організаційних проектів

+

+

Неготовність до майбутнього

Нові товари

 

3.2. Експертиза і пророблення великих рішень силами комісії, комітетів, ВТК

Неякісні стратегічні рішень

Нова ринкова стратегія

 

Примітки: ФОП — фонд оплати праці з нарахуваннями, включаючи інші витрати, пов'язані із змістом працівника; Ам — амортизація; Под — податок на майно; Екс — експлуатаційні витрати, пов'язані з обслуговуванням і ремонтом устаткування.

Представлені розрахунки мають позитивні наслідки для капіталізації підприємства і, отже, для підвищення його інвестиційної привабливості. Це відкриває можливості для залучення дешевих фінансових ресурсів (за рахунок випуску цінних паперів або кредитів) і здійснення за допомогою цих засобів заходів з технічної модернізації, освоєння нових ринків, створення бренду і, отже, зі збільшення вартості нематеріальних активів підприємства. Всі ці фактори можуть бути оцінені кількісно і представлені в розрахунках економічної ефективності організаційного проекту.

Розробка додаткових заходів з реалізації проекту. На цьому етапі виділяються питання, які необхідно вирішити в порядку забезпечення процесу виконання проектних заходів. Далі опрацьовують організаційні форми вирішення цих питань (доручення підрозділам і службам, замовлення робіт зовнішнім виконавцям і т. п.). На завершення графік заходів оформлюють у вигляді директивного документа (наказ директора, рішення правління або ради директорів).

До числа додаткових заходів з реалізації проекту можуть бути додані такі, як проведення навчання персоналу (тренінги, ділові ігри, інструктивні наради), розробка системи стимулів для виконавців проектних робіт, оснащення підрозділів необхідною інформаційною технікою та ін.