1.3.2. Інформаційні вимоги до систем управління

магниевый скраб beletage

Процес ухвалення рішень за Г. Саймоном має три стадії: інформаційну, проектну, а також стадію вибору. На інформаційній стадії досліджується середовище, визначаються події і умови, що вимагають ухвалення рішень. На проектній стадії розробляються і оцінюються можливі напрями діяльності (альтернативи). На стадії вибору обґрунтовують і відбирають певну альтернативу, організовуючи стеження (моніторинг) за її реалізацією. Окремі стадії процесу можуть багато разів повторюватися, якщо менеджер не буде задоволений зібраною інформацією або результатами її обробки. До кожної стадії пред'являються свої унікальні вимоги.

На інформаційній стадії менеджери одержують від ІС зведення про роботу організації, які можуть спонукати до ухвалення рішень. Наприклад, звіти щодо аналізу продажу, які поступають до менеджера за графіком або за разовою вимогою, інформують про рівень продажу, загальну тенденцію і виняткові ситуації для фірми. Результати вивчення ринку і огляд зовнішніх баз даних можуть дати відомості про зміни конкурентоспроможності фірми або споживацьких переваг. На цій стадії менеджер повинен уміти робити незаплановані, ситуативні, разові (ad-hoc) запити, відшукуючи необхідні дані. Для цих цілей в програмному забезпеченні сучасних офісних систем є могутні засоби запитів, засоби стиснення, фільтрації і обробки інформації, одержаної шляхом запиту.

На проектній стадії менеджер повинен з'ясувати, чи є ситуація, що вимагає ухвалення рішення, програмованою або непрограмова- ною, тобто структурується вона чи ні.

Програмовані (структуровані) рішення можуть бути деталізовані і розписані наперед, приводячи до певного (детермінованого) алгоритмічного рішення. Якщо рішення, що має характер вірогідності, воно повинне бути визначене через вірогідність можливих результатів.

Непрограмовані (неструктуровані) рішення виникають, коли неможливо дати попередню специфікацію більшій частині процедур ухвалення рішення. Більшість реальних ситуацій залежить від випадкових подій і невідомих чинників. Деякі процедури можуть бути приречені, але цього недостатньо для автоматизованого отримання конкретної рекомендації, тобто досить часто рішення можуть бути напівструктурованими. Менеджер повинен робити разові запити в базу даних організації або компанії і вести діалог з комп'ютеризованою інформаційною системою, поступово наближаючись до формулювання рішення. Тут виявляються корисними інтерактивні і автономні системи підтримки рішень, а також експертні системи, які менеджер може використовувати залежно від ситуації. Наприклад, використовуючи програмні модулі «що, якщо» («What if), що є в електронних таблицях, менеджер може ставити конкретні питання, типу: «Який обсяг продаж буде беззбитковим, якщо понизити рекламні витрати на 10, 20, 25 %?"

На стадії вибору інформаційні системи повинні полегшувати менеджеру вибір правильного напряму діяльності і забезпечувати зворотний зв'язок для контролю за виконанням рішення. Передбачається, що на першій стадії була зібрана необхідна інформація, а на другій — розроблений і оцінений ряд альтернатив, інакше менеджер може повернутися до ранніх стадій у пошуках якнайкращого (оптимального) рішення. Через реальні обмеження за часом і ресурсами менеджери частіше вибирають просто рішення, яке задовольняє, а не оптимальне рішення (принцип обмеженої раціональності). За

допомогою зворотного зв' язку оцінюється хід втілення рішення в життя, і при необхідності коректування рішення або розробляється нове.

Рішення часто ухвалюються не поодинці, а в груповому режимі (у консультативному стилі). Тут менеджеру можуть бути корисні експертні системи, що дають рекомендації на основі вузько спеціалізованих моделей менеджменту. Наприклад, модель Врума-Йет- тона, підтримувана комп' ютером, допомагає менеджеру вибрати відповідний до ситуації стиль рішення (авторитарний, консультативний, повна участь). Два останні типи торкаються ухвалення групових рішень. Для підвищення ефективності групового ухвалення рішень використовують ряд методів (мозкової атаки, метод номінальної групи), а також комп'ютерну підтримку (електронні наради, інформаційні системи підтримки групових рішень). Застосування інформаційних технологій тут є одним з чинників підвищення ефективності групового рішення. Метод номінальної групи (МНГ) ефективніший за традиційні неструктуровані методи. Він включає чотири стадії:

кожен член групи письмово і незалежно висловлює своє бачення проблеми;

всі ідеї збираються і подаються групі (інформаційна стадія);

група обговорює і оцінює кожну ідею (проектна стадія);

кожен незалежно ранжирує всі внесені ідеї, після чого ранги зіставляються і виноситься групова ухвала (стадія вибору в процесі ухвалення рішень).

Існують інформаційні системи, що підтримують групові рішення, і серед них — системи електронних зустрічей.