6.7. Автоматизація роботи редакційно- видавничого відділу

магниевый скраб beletage

У навчальному закладі звичайно існує підрозділ, який займається випуском методичної і наукової літератури. Роботу цього підрозділу неможливо уявити без застосування сучасних технологій. Автоматизацію роботи редакційно-видавничого відділу можна розглядати як сукупність автоматизованих робочих місць, поєднаних в єдиний видавничий комплекс.

Видавничим комплексом (ВК) зазвичай називають спеціалізовану систему, призначену для підготовки матеріалів, необхідних для тиражування в друкарні. Він є складовою частиною видавничого процесу на етапі розподілення за кольорами.

Найефективніші ВК прагнуть комплектувати кращим устаткуванням різних виробників. Проте це часто призводить до несподіваних проблем при їх сумісній експлуатації. На практиці реальна ефективність ВК найчастіше визначається збалансованістю характеристик різних складників, їх загальною відповідністю складності вирішуваних завдань, а також кваліфікацією і зацікавленістю персоналу.

За функціональним призначенням кожен ВК, звичайно, складається з таких основних частин:

пристрою обробки й оперативного зберігання інформації (системний блок комп'ютера з процесором, оперативною і дисковою пам'яттю);

програмне забезпечення (пакети для набору і розпізнавання тексту, введення і обробки зображень, верстки, розподілення за кольоровими мережевими оболонками та ін.);

підсистеми оперативного відображення інформації (графічні плати, монітори);

засоби інтеграції пристроїв в єдине ціле (сервери, мережеві адаптери та ін.);

пристрої зберігання і передачі даних на носіях (флоппі-диски, магнітооптичні диски для перезапису, CD-ROM диски, DVD, системи архівації і ін.);

пристрої введення графічної інформації (планшетні, барабанні, слайд-сканери, цифрові камери, графічні планшети);

пристрої чорно-білого друку (лазерні, струминні);

пристрої кольорового друку (лазерні, струминні, сублімаційні і термічні принтери, пристрої на твердому чорнилі);

пристрої виведення кольорових форм;

пристрої виведення друкарських форм;

пристрої прямого виведення тиражу (computer-to-press устаткування);

контрольно-вимірювальне устаткування (еталонні колірні атласи, спектрофотометри, переглядові столи і бокси, мікроскопи та ін.). Комплектування ефективного і вдосконалення існуючого ВК —

першочергове завдання керівника сучасного підрозділу, пов' язаного з обробкою видавничої продукції.

Найважливішими чинниками, що впливають на вибір тієї або іншої структури ВК, звичайно називають такі:

якість друкарської продукції;

особливості друкарського устаткування, що використовується;

режим випуску видання, враховуючи допустимий час простою через несправність або збій;

обсяг і співвідношення текстової і графічної інформації у виданні;

стандарти суміжників;

досвід і необхідність навчання персоналу.

При цьому керівник підрозділу може використовувати:

власних фахівців;

консультантів, і консалтингові фірми, які залучаються до співпраці;

постачальників устаткування і програмних засобів;

сервісні та навчальні центри;

системні інтегратори;

сканери: Microtek, Umax, Agfa (A4-A3, 600-1200 dpi);

фотовивідні пристрої та інше устаткування;

системи макетування і верстки, а також програми їх русифікації;

FontLab — програму створення і редагування шрифтів;

різноманітний асортимент PostScript і TrueType шрифтів.

Автоматизація на основі персональних комп'ютерів робочих місць складальника, коректора, технічного і художнього редакторів, автора набуває масового характеру.

Корінні зміни традиційного редакційно-видавничого процесу передбачає виконання всіх операцій щодо обробки видань з використанням багатоцільового автоматизованого робочого місця (АРМ) видавця.

Під автоматизованим робочим місцем (АРМ) видавця зазвичай розуміють комплекс апаратних, програмних, інформаційних, методичних і організаційних засобів, що включають:

операційну систему, яка підтримує роботу персонального комп'ютера (ПК);

апаратні засоби і програмне забезпечення локальної обчислювальної мережі видавництва;

апаратні засоби і програмне забезпечення машинної графіки;

прикладне програмне забезпечення пакетної та інтерактивної обробки видань відповідно до технічних правил поліграфічного оформлення;

бібліотеку цифрованих поліграфічних шрифтів;

систему управління базами даних;

лазерний пристрій, що роздруковує, для отримання копій видання в поліграфічному виконанні.

Один із варіантів технічного обладнання редакційно-видавничого процесу може включати:

APM-оператора. Електронне бюро на базі персональних комп'ютерів, що дозволяють записувати інформацію на лазерні диски і що мають вихід через мережу на комп'ютер вищого рівня (АРМ-редак- тора). Для обладнання такого бюро можуть використовуватися:

стандартні ПК з відповідними програмами обробки тексту, формул, таблиць і т. ін.;

спеціальні поліграфічні набірні пристрої для коректування, що дозволяють вводити, форматувати, здійснювати виправлення помічених помилок при обробці текстових фрагментів.

АРМ-редактора для формування індивідуальної предметної бази редактора, а також здійснення комплектування, редагування і верстки видань з інформації, одержаної локальною мережею видавництва. З цього ж робочого місця доцільно здійснювати завантаження шрифтів і виведення контрольного тексту на лазерний принтер. Для такого АРМ необхідні:

жорсткі накопичувачі за обсягом пам'яті, який є достатнім для обробки видань в 40-45 обліково-видавничих аркушів;

дисплеї з високими технологічними та ергономічними характеристиками.

Декілька АРМ-редактора, з'єднаних у мережу, можуть утворювати редакційну автоматизовану ділянку. Функції підтримки мережі, технічного редагування і верстки можуть виконуватися, наприклад, на персональних комп'ютерах. Інформаційна місткість накопичувачів на них дозволяє формувати з індивідуальних баз редакторів предметну базу редакції. Для ефективного виконання верстки повинні передбачатися оперативна пам'ять близько 256512 МБ, великий екран монітора (19 дюймів) з високою роздільною здатністю.

Спеціалізований АРМ для графічних робіт. Для виконання робіт щодо графічного оформлення видань у складі видавництва повинна бути спеціалізована ділянка, обладнана, крім тих, що перелічені раніше апаратних засобів, також і сканером.

Нарешті, весь видавничий комплекс може розглядатися як об'єднання окремих редакційних ділянок на базі комп'ютерів. Комплекс обладнується засобами передачі даних каналами зв'язку (телефакси і модеми), пристроями запису інформації на компакт- диски або DVD для зберігання текстів та ілюстрацій, швидкісним лазерним принтером.

АРМ-керівника відділу для формування індивідуальної предметної бази керівника, а також здійснення контролю за ходом виконання робіт. Даний АРМ дозволяє на кожному етапі (план, в роботі, в архіві) контролювати терміни виконання робіт. У будь-який момент переглянути всі роботи конкретного автора або підрозділи, аналізувати ситуацію щодо невиконання планових робіт.

Головна форма управління даним АРМом має такий вигляд:

Перелік різних засобів, що входять до складу автоматизованих робочих місць (АРМ) різних рівнів обробки видавничої інформації, подаємо у вигляді схеми (табл. 6.2).

Інформаційно-довідкова служба виконує важливу роль при експлуатації АРМ:

реквізити фірм-розробників і фірм-постачальників апаратних засобів та програмного забезпечення;

реквізити фірм і організацій, що забезпечують гарантійне обслуговування АРМ;

реквізити організацій-посередників, що забезпечують підключення до мереж (зокрема до WWW) та ін.

Таблиця 6.2.

Склад автоматизованих систем обробки видавничої інформації

Інформаційне забезпечення — інформаційно- довідкова служба, електронна пошта

Організаційне забезпечення — засоби оптимізації технологічного процесу, реалізації ергономічних

вимог до устаткування

Методичне забезпечення — шрифтові засоби, бібліотеки шрифтів

Технічні засоби (апаратне забезпечення) — комплект устаткування, вузлів, пристроїв (Hard Ware)

Програмні засоби — системне і прикладне програмне забезпечення (Soft Ware)

Організаційне забезпечення АРМ служить реалізації новітніх розробок у області інформаційних технологій, раціональної організації праці, вимог до охорони здоров'я і ін.

Після розробки й упровадження автоматизованих робочих місць необхідно розробити посадові інструкції. Створення посадових інструкцій — етап, часто ігнорований. Але саме посадові інструкції полегшать надалі і навчання, і вдалу експлуатацію. Навчання користувачів — обов' язковий етап. В результаті упровадження практично завжди відбувається реструктуризація. Це означає, що співробітники підприємства будуть вимушені працювати поновому. І проблема полягає не тільки у тому, що їх потрібно сповістити про майбутні зміни і навчити працювати в нових умовах. Основне, мабуть, в тому, щоб подолати психологічний опір змінам, позитивно спрямувати колектив. Іншими словами, потрібно врахувати і людський чинник.

Етап вдалої експлуатації дозволяє об'єктивно оцінити все зроблене раніше. Система починає працювати не на папері і показувати свою ефективність/неефективність.

Упровадження АСУ університетом дасть економію фінансових ресурсів за рахунок загальносистемного ефекту, а також забезпечить

підвищення ефективності стратегічного управління університетом, вдосконалення механізмів і організаційної структури управління, створення системи управління якістю освіти.

Є всі підстави вважати, що створення АСУ університетом зробить глибокий і довготривалий вплив на підвищення якості освіти. Більш того, результати, одержані в ході реалізації проекту, мабуть, можуть мати певний інтерес і для інших ВНЗ.

Запитання і завдання для обговорення

Які завдання у межах АСУ університет необхідно вирішити?

Опішить інфологічну модель АСУ університет.

Які АРМ включає АСУ університет?

Які базові таблиці включає АРМ управління бібліотекою?

Опишіть види зв'язків між таблицями АРМ «Відділ кадрів»

Які етапи створення автоматизованої системи управління університетом ви можете назвати

Частина 7

           ••

НОВІ ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ БІЗНЕСУ З ВИКОРИСТАННЯМ СУЧАСНИХ ЗАСОБІВ ПЕРЕДАЧІ ДАНИХ

Перший міф науки управління полягає у тому, що вона існує.

Закон Хеллера

Ніхто не знає, що відбувається насправді в межах даної організації.

Слідство Джонсона

7.1. Віртуальний офіс

Нові форми обміну інформацією зумовили виникнення нових форм організації бізнесу з використанням сучасних засобів передачі даних.

Віртуальний офіс: група людей, що працюють разом для досягнення загальної мети при цьому не зустрічаючись один з одним щодня.

У це визначення не включені деякі речі. По-перше, не згадані технології, оскільки вони практично ніяк не пов'язані з управлінням офісом. По-друге, не сказано нічого про географічне положення.

389

Управління віртуальним офісом не пов'язане з простором. Воно визначається виключно довірою працівникам у тому, що вони виконують обов'язки без безпосереднього спостереження. Навіть в простому офісі, як часто ви зустрічаєтеся з рядовими співробітниками? Якщо ви з ними все одно не бачитеся, чи має значення, де вони працюють, в сусідній кімнаті або на місяці? Якщо робота виконується, де — в офісі, удома або в парку — вже не так важливо.

Перш ніж ми розглянемо як працює віртуальний офіс (ВО), необхідно розвіяти певне уявлення: ми не довіряємо співробітникам, вони всіляко ухилятимуться від роботи, але при цьому вимагатимуть звичну зарплату.

Хіба це не основна причина, через яку більшість менеджерів не дозволяє своїм співробітникам працювати дистанційно? Вони бояться, що якщо працівник не знаходиться в полі зору, то його не можна проконтролювати. Але повернемося, наприклад, до друку брошур. Якщо ви замовляєте її в друкарні, ви турбуєтеся тільки про те, щоб все було зроблено якісно і вчасно. Вас не хвилює те, що співробітники друкарні можуть обідати цілих дві години. Вас цікавить тільки наявність готового продукту у встановлений час.

Якщо ви даєте завдання людині, незалежно від того, де вона працюватиме, діяти повинні ті ж правила: завдання повинне бути виконане в строк. Що може бути простіше?

У дійсності велика кількість компаній має віртуальні офіси. Ми не зустрічаємося із співробітниками щодня, велику частину часу вони працюють самостійно, і з цим у нас не виникає жодних проблем. Хіба ВО чимось відрізняється від цього? Чи ми вважаємо за краще управляти спостерігаючи, а не доручаючи завдання співробітникам?

Щоб ВО міг працювати необхідно:

Уміти доручати завдання іншим. Ви повинні бути здатні чітко пояснити важливість завдання. Це особливо актуально, якщо відсутня можливість часто перевіряти хід роботи.

Деякий доступний засіб комунікації, чи то особисті зустрічі, телефон, факс, електронна пошта, поштовий голуб або відеоконференція.

Здатність розділити завдання на підзавдання, які співробітник може виконувати незалежно. Наприклад, оператори довідкової служби можуть знаходитися в різних частинах країни. Неважливо, де я знаходжуся, головне, щоб я міг відповісти на питання клієнта при цьому не вдаючись до консультацій інших співробітників. Якщо останнє неминуче, повинні бути готові відповідні засоби комунікації.

Розподілити навантаження так, щоб його вистачало на повний робочий день, або розробити схему оплати праці на підставі обсягу виконаної роботи.

Але найголовніше — це вірити у те, що співробітник може виконати завдання без контролю з вашого боку. Які проблеми вирішує віртуальний офіс?

Сучасний електронний офіс це набір мережевих служб, таких як, електронна пошта, файловий сервер, сервер додатків (може бути), факс сервер і т. д. розташованих на сервері у вашій локальній мережі.

Все починалося із вашого бізнесу. Ви вкладали гроші в мережеве устаткування, монтаж мережі, сервер і запрошували мережевих фахівців для інсталяції і настройки мережевого програмного забезпечення. Тепер у вас є сучасні офісний пакет (як правило Word, Excel, Access, Outlook), факс-модем, вихід в мережу Інтернет, працюють файл сервер і мережевий друк, але цього сьогодні вже мало. Ви придбаєте систему автоматизації торгівлі, бухгалтерії або виробництва. Знову оплачуєте роботу мережевих фахівців, і одержуєте цілком сучасний електронний офіс. Щоб ваші співробітники, кликнувши мишкою, відкривали папки зі своїми документами, одержували свою пошту і швидко створювали звіти і довідки, ви наймаєте мережевого адміністратора. При грамотній організації офісна мережа починає працювати на вас. Але завжди є ряд невирішених проблем, таких як робота з філіями, видаленим складом, з будинку

або відрядження. Наприклад, проблема синхронізації адресної книги і останньої прийнятої пошти на домашній комп'ютер з вашим настільним комп'ютером в офісі. З документами все складніше, адже вони на вашому файл-сервері. Синхронізація папок і каталогів локальних дисків і дисків файл серверу непросте завдання з погляду безпеки і технічної організації. Ваш електронний офіс далеко від Вас, він недоступний для Вас.

Але уявіть собі офіс, доступний з будь-якого комп'ютера, підключеного до Мережі. Ім'я і пароль — це ключ, а будь-який комп'ютер, що має стандартний Web броузер — це засіб доступу у Віртуальний офіс. Ви отримаєте захищений доступ в офісну мережу відповідно до ваших повноважень на фірмі. Документи, пошта, СУБД, доступні вам звідусіль.

На Заході послугами віртуальних офісів (там вони називаються Call-центрами) користується більшість великих і невеликих компаній. Тільки в США існує більше 70 тисяч Call-центрів. А ми ж не станемо сперечатися, що там свою вигоду розуміють дуже добре.

Нарешті такий корисний і вигідний вид послуг з'явився і у нас. Перший класичний віртуальний офіс в Україні організувала відома пейджингова компанія Beeper. Найбільш «продвинуті» компанії вже встигли скористатися послугами першого українського Call-центру і гідно оцінити переваги такої плідної співпраці.

Особливо цінні послуги віртуального офісу для маркетингової стратегії і тактики будь-якої фірми, незалежно від розмірів і спеціалізації.

При розширенні функцій організації розширюються і можливості віртуального офісу.

У зв'язку з цим є сенс розглянути такі форми організації підприємств як мережеві і віртуальні корпорації. Мережевий характер підприємств виявляється у тому, що глобальна мережа використовується для обміну необхідною інформацією між географічно видаленими підрозділами компанії.

В даний час фірмами широко використовується часткова або повна передача виконання окремих бізнес-функцій і навіть частин бізнес-процесу стороннім особам і організаціям.

Це явище одержало назву аутсорсинг (аутсорсинг — outsourcing (англ.) буквально — процес отримання чого-небудь із зовнішніх джерел).

Широкий розвиток на Заході аутсорсинг одержав через ряд причин.

По-перше, це зростання інтенсивності конкурентної боротьби у всіх секторах ринку і пов'язана з нею необхідність досягнення найвищої ефективності всіх операцій компанії, яка прагне до завоювання стабільної і довготривалої переваги над конкурентами. Досягти самостійно максимального підвищення результативності всіх операцій компанії практично неможливо, а іноді і недоцільно. Можна довести до досконалості виконання ключових функцій, а решту роботи довірити тим, у кого вона виходить краще за інших. Таким чином, для багатьох компаній залучення сторонніх організацій для виконання окремих робіт стало несподіваним і ефективним виходом. Важко не погодитися з тим, що завжди існують компанії, здатні виконувати відносно незалежні функції бізнесу з найбільшою, практично недосяжною ефективністю.

По-друге, це прагнення компаній бути «глобальними», тобто, щоб їхня продукція і послуги були представлені у всьому світі. Для цього, в першу чергу необхідна відсутність жорсткої «прив'язки» до певної території. Наприклад, власні продуктивні потужності, служба доставки або мережа магазинів є не те щоб серйозною перешкодою, а швидше зайвою розкішшю для фірми, що переходить від ринку однієї країни до іншої принаймні на початковому етапі.

Третій момент, перш за все, пов'язаний з роллю малих підприємств, що збільшується, в світовому бізнесі. Аутсорсинг дає можливість глобальної присутності якої-небудь компанії на ринках

багатьох країн без необхідності практично пропорційного зростання персоналу для обслуговування нових ринків збуту або виробничих потужностей. Тобто відносно невелика компанія може, із залученням малих підприємств, працювати по всьому світу з центрального офісу або «штабу», зберігаючи контроль над виконанням поставлених завдань в межах вибраної стратегії.

Розглянемо структуру організації, яка є підрядником для аут- сортингових компаний. Новий підхід до організації підприємства з розподілом повноважень між його підрозділами одержав назву динамічної мережевої організації або організації з модельною структурою. Мережева структура позначає розподіл основних функцій між окремими підрозділами і організаціями. Координація дій здійснюється невеликим центральним офісом або брокером. Головна відмінність такої структури в тому, що основні операції, такі як виробництво, розробка нової продукції, сервіс, бухгалтерський облік не керуються однією організацією, а виконуються окремими організаціями (підрозділами) за контрактом або через будь-яку іншу домовленість. Зв'язок центрального офісу з даними організаціями (підрозділами) здійснюється як правило з використанням електронних засобів і глобальної мережі передачі даних. Революційність такого підходу до створення бізнес-організації полягає хоча б у тому, що покладаючись на звичні визначення і поняття, важко уявити, що це за організація і де вона розташована. як приклад, можемо привести фірму, що займається розробкою програмного продукту (ядро, оболонка), зазвичай відбувається із залученням команд зі всього світу. Великі промислові фірми, які спеціалізуються на випуску електронної апаратури та комп'ютерів, таких як Compaq та IBM, які раніше повністю самостійно виконували весь цикл розробки і виробництва техніки, тепер замовляє за своїми кресленнями і технологічними картами виробництво апаратури азіатським компаніям. Таким чином, їм вдається знизити собівартість своєї продукції і легше витримати конкуренцію з виробниками більш дешевих аналогів.

Для зв'язку з партнерами і підрозділами широко використовуються можливості глобальної мережі, такі як електронна пошта і відеоконференції.

Не зважаючи на те, що у сфері застосування мережевих технологій комп'ютерщикам «всі карти в руки», найпершою компанією, яка в ході розширення і глобалізації бізнесу застосувала модульну структуру і добилася приголомшливого успіху, була Nike — лідер американського ринку з виробницта і продажу спортивного одягу та інвентаря.

Мережева або модульна структура дає безліч переваг. В першу чергу — це можливість сконцентрувати зусилля персоналу на вирішенні кількох основних завдань, замовляючи виконання інших функцій, таких як доставка, бухгалтерський облік, а також виробництво фахівцями поза компанією. Модульна корпорація є стрижнем, оточеним гнучкою мережею найкращих постачальників необхідних послуг, які як модулі в конструкторі можуть бути задіяні або виключені у зв'язку з необхідністю.

Найважливішою перевагою є присутність організації в багатьох країнах світу, а також можливість завойовувати ринкові позиції скрізь, де є така можливість. Мережева організація консолідує ресурси по всьому світу з метою добитися найкращої якості продукції при максимально низькій вартості, що є одним із вирішальних чинників для досягнення стійкої переваги над конкурентами. Перевагою є також гнучкість у виборі робочої сили, оскільки виконання будь- якої функції, будь-то інженерна розробка або сервіс можна замовити, умовно кажучи, будь-якій профільній компанії у будь-якій точці світу. Причому компанії-виконавці, що виконують будь-яку функцію, можуть бути замінені на ті, які мають найбільше переваг без особливих обмежень, таких як необхідність придбання заводу і необхідного устаткування. Модульна організація може постійно міняти свою структуру для того, щоб виходити на ринок з новою продукцією. Інший, не менш важливий аспект — це вища продуктивність і задоволеність виконуваною роботою тими, хто працює в

головному офісі, завдяки суттєво гнучкішій структурі підприємства. Причому структура мережевої (віртуальної) корпорації — найбільш гнучка з усіх можливих форм існування ділових організацій.

Одним із найсуттєвіших недоліків мережевої структури є слабкість безпосереднього контролю над всіма процесами. Керівники підприємства не мають нагоди спостерігати за ходом виконання доручень, оскільки більшість підлеглих віддалені географічно і доступні тільки за каналами електронного і телефонного зв'язку. Друга, і не менш серйозна проблема полягає у сильній залежності від роботи суміжників. Якщо найнята фірма провалить замовлені поставки, роботи, послуги, піде з бізнесу або згорить завод, де замовлене виробництво конкурентної продукції, то весь бізнес виявиться під загрозою провалу. Ця невизначеність посилюється тим, що суміжники не знаходяться під одним дахом і через свою віддаленість не знаходяться під безпосереднім контролем керівництва. Третя причина — складність роботи з видаленими працівниками через часто малу відданість загальній справі. У співробітників може виникнути стійке відчуття ненадійності їх робочих місць у зв'язку з великою можливістю заміни їх діяльності контрактними угодами із сторонніми організаціями. У модульній корпорації набагато складніше створити згуртований колектив, а також плинність кадрів, як правило, вище, ніж в традиційних структурах організацій. При кожній зміні лінії продукції або ринкової ніші мережева фірма вимушена перетасовувати співробітників для досягнення оптимального набору кваліфікацій (skill mix).

Зрештою подолання деяких аспектів недостатнього контролю і підвищення залученості співробітників в загальну справу необхідно використовувати засоби сприяння груповій роботі.

Особливість глобальної мережевої корпорації полягає також у тому, що виникає необхідність в керівниках, які підготовлені до роботи в різних країнах. Не зважаючи на те, що основні функції управління: планування, організація, лідерство, контроль не міняються від того, проходять операції компанії в одній країні або декількох одночасно,

існують чинники відмінності в навколишньому середовищі, яким необхідно відповідати:

соціально-культурні відмінності між країнами;

відмінності в економічному розвитку;

відмінності в законодавстві.

Таким чином, це підвищує частку ризику для бізнесу. Внутрішня структура міжнародної компанії повинна відповідати декільком наборам параметрів зовнішнього середовища, що формує різні культури, усередині яких знаходяться клієнти компанії, а також постачальники продукції і різного сервісу, що найбільш важливо для аут- сорсинга.