Комп'ютерні системи організації праці

магниевый скраб beletage

Набули поширення на початку 80-х рр. з бурхливим розвитком персональних комп' ютерів, коли вони стали невід' ємною частиною

офісу і дому. Ідея пристосувати персональний комп' ютер як інструмент особистої ефективності менеджера, програміста і фахівця будь-якого профілю одержала «друге дихання», коли в програмне забезпечення були закладені головні ідеї ТМ: цільове планування, ключові завдання, гнучкий календар, проблемно-орієнтовані бланки. З найвідоміших слід зазначити програмне забезпечення ТМ «Ключ до результатів» на базі комп'ютерів IBM і Macintosh і «Lotus» і «MS Outlook» на базі IBM. Вони дозволяють вирішувати такі завдання:

«Календарне планування» заходів на рік, квартал, місяць, тиждень, день з контролем досягнення результатів;

<«Документообіг» — автоматизоване виготовлення, запис, пошук і друк вхідної і вихідної інформації, причому пошук інформації організований за цілою сукупністю реквізитів (назва, дата, прізвище, підприємство і т.ін.);

«Довідник», що містить адреси і телефони юридичних і фізичних осіб з можливістю їх автоматизованого пошуку;

«Калькулятор», що забезпечує арифметичні і логарифмічні розрахунки в процесі роботи за основним завданням користувача. При цьому зберігаються зміни на диску, інформація друкується

на принтері і захищається паролем.

Система «Lotus Organizer» досить демократична: на одному комп'ютері можуть працювати кількох чоловік, причому кожний з них користуватиметься своїми даними, не зачіпаючи чужих.

Комп' ютерні системи володіють цілим рядом явних переваг в порівнянні з ручними інструментами і ЕЗК:

практично необмежений обсяг пам'яті, який дозволяє записувати значні обсяги інформації, зберігати довгі роки і шукати дані в режимі реального часу, що особливо ефективно на великих підприємствах і в державних органах;

можливість обміну даними усередині підприємства через інформаційні мережі, а через модемний зв'язок з будь-якими іншими архівами в країні і в світі;

повна уніфікація і систематизація процесів та отримання будь- яких розрізів інформації (співробітник, функція, день, відділ, проект, період часу і т.ін.);

автоматизоване перетворення довгострокових цілей і планів у завдання на тиждень і день, різке скорочення витрат часу на рутинні операції пошуку і запису заходів і концентрація зусиль на вирішенні ключових завдань.

Недоліки комп'ютерних систем:

необхідність володіння персональним комп'ютером в режимі користувача і додаткового вивчення програмного забезпечення. Відомо, що багато менеджерів зовсім не працюють з комп'ютером, довіряючи його секретарю. Тоді ми втрачаємо частину інформації або маємо її невідповідність дійсності;

висока ціна організації робочого місця співробітника, оснащеного комп' ютерною системою, що прийнятне тільки для успішної фірми і малопридатне для сфери сервісу, торгівлі, малого бізнесу.

Рекомендації щодо вибору інструмента

Дуже непроста справа — дати пораду щодо того, на якому інструменті для особистої роботи зупинити свій вибір. Це залежить від цілого ряду чинників: типу підприємства, категорії співробітника, запланованих річних витрат, рівня володіння комп' ютером і характеру роботи співробітника. Подамо рекомендації в табличній формі (табл. 2.1), де хрестиком вказані позитивні ради із застосування конкретного інструмента. Тип підприємства або організації і його економічний стан завжди є вирішальним чинником. Підприємство може для своїх співробітників придбати календарі або «організатори» як елемент фірмового стилю. Це практикують багато великих підприємств. В цьому випадку календарі, тижневики і калькулятори видаються всім менеджерам і провідним фахівцям, тобто має місце тиражування інструментів в тисячах копій.

Підприємство малого бізнесу з чисельністю працівників 50100 чол., яке не може дозволити такі витрати на створення фірмового стилю, може закупити інструменти в звичайних магазинах.

Таблиця. 2.1.

Характеристики

Кален

Органі

Тайм-

Електронний

Комп'ютерна

 

дар

затор

менеджер

записник

система

Тип підприємства

 

 

 

 

 

або організації

 

 

 

 

 

велике

+

+

 

+

+

середнє

+

+

+

+

 

мале

+

+

+

+

 

Категорія

 

 

 

 

 

співробітника

 

 

 

+

+

менеджер

+

+

+

+

+

фахівець

+

+

 

 

 

службовець

+

+

 

 

 

Заплановані річні

 

 

 

 

 

витрати на

 

 

 

 

 

1 співробітника

 

 

 

 

 

високі

 

 

 

 

 

(більшеІЖ дол)

+

+

+

+

+

середні

 

 

 

 

 

(від200до 1000дол)

 

+

+

+

+

невеликі

 

 

 

 

 

(від 10 до 200 дол)

+

+

 

+

 

Рівень володіння

 

 

 

 

 

комп'ютерною

 

 

 

 

 

технікою

 

 

 

 

 

високий

 

 

 

 

 

(програміст)

+

+

+

 

 

середній

 

 

 

 

 

(користувач)

 

 

+

+

 

низький (епізодично)

+

+

+

+

+

нульовий (не володіє)

 

 

+

+

+

Характер роботи

 

 

 

 

 

співробітника

 

 

 

 

 

постійно на

 

 

 

 

 

робочому місці

+

+

+

+

 

частково на

 

 

 

 

 

робочому місці

+

+

+

+

+

епізодично на місці

 

+

+

+

 

Категорія співробітника має також велике значення у виборі інструмента. Перший керівник (директор, президент) може користуватися будь-яким інструментом, але в сучасних ринкових умовах він зобов'язаний мати престижний ТМ або «організатор» в шкіряному футлярі. Не викликає довіри фірма, де керівник сидить в шкіряному кріслі, користується перекидним календарем і працює на запорошеному комп'ютері IBM ХТ. Бажано, щоб керівники підрозділів мали вінілові ТМ або «організатори», а особиста техніка для роботи була б уніфікованою. Це завжди дає економічний ефект. Фахівці підприємства, які володіють комп'ютерною технікою, повинні користуватися ЕЗК і комп' ютерною системою, а фахівці, що віддають перевагу ручним інструментам, — мати під рукою календар або «організатор».

Багато що залежить від планованих річних витрат на 1 співробітника.

Якщо Ви можете витратити більше 1000 дол. на рік, то Ви можете використовувати всю гаму інструментів, починаючи з календаря як елемента фірмового стилю, придбання ТМ із змінними блоками раз в 2-3 р. і закінчуючи комп' ютерною системою організації праці. Важливо все-таки мати довгострокову програму роботи з сучасними інструментами і не робити різких поворотів. Ми б рекомендували як базовий набір для керівників і провідних фахівців такого підприємства ТМ, ЕЗК і комп'ютерну систему. При плануванні витрат від 200 до 1000 дол. слід зупинитися на «організаторі», ТМ і ЕЗК для різних категорій співробітників. Якщо Ви не плануєте значних вкладень в особисту техніку для роботи особистої роботи (до 200 дол. на рік), то Ви можете вибирати між календарем, «організатором» або ЕЗК. Ми б рекомендували зупинитися на останніх двох.

Рівень володіння комп' ютерною технікою визначає ручний або комп' ютерний варіант інструмента. Якщо Ви вільно або в режимі користувача володієте комп' ютером, то проблем з освоєнням ЕЗК або комп'ютерних систем у Вас не буде. Якщо рівень володіння комп'ютером низький, то краще вибирати ручний інструмент (календар, «організатор» або ТМ).

Важливе значення у виборі інструмента має характер роботи співробітника, що визначається часом перебування на робочому місці. Якщо Ви постійно знаходитеся в офісі і за письмовим столом, то Ваш вибір максимальний.

При частковому перебуванні на робочому місці, коли решту часу Ви витрачаєте на обхід цехів або ділянок, за кермом автомобіля, часто буваєте на нарадах — тоді комп'ютерна система для Вас не підходить. Співробітники, що мають роз'їзний характер роботи (комівояжери, агенти, водії, кур'єри і т. п.), можуть ефективно використовувати тільки «організатор», ТМ або ЕЗК.