Розстановка пріоритетів

магниевый скраб beletage

Кожна людина вирішує в день безліч завдань. Їх слід якимось чином визначити за значимістю. Логічно визначати пріоритетність того або іншого завдання за певним набором критеріїв. Хоча часто оцінювати завдання таким чином просто немає часу.

В цьому випадку для вибору того або іншого пріоритету потрібні сміливість і рішучість. За даними статистики, близько 95 відсотків покупок робляться емоційно. А такий важливий критерій, як вартість, відходить на другий план.

Сміливість відіграє значну роль в успішному веденні справ. Адже велику кількість рішень доводиться приймати в стані цейтноту, коли немає часу оцінити альтернативні рішення за критеріями.

Коли ж така можливість існує, слід враховувати, що цих критеріїв повинно бути не більше семи — дев'яти. Ця вимога походить з так званого «правила семи» (закон Мерфі): людина не може втримати в голові одночасно більше 7±2 об'єктів. Відхилення від семи залежить від конкретної людини.

Це правило можна застосовувати не тільки до кількості критеріїв, але взагалі до організації всієї роботи. Наприклад, не слід, працюючи за комп'ютером, одночасно відкривати більше семи вікон, тримати на столі більше семи різних предметів і т. ін.

Зволікання

При визначенні мети, розстановці пріоритетів і розподілі слід враховувати, що цілі можуть не виконуватися вчасно, тобто має місце ефект зволікання. Можна виділити чотири причини зволікання.

Прагнення до досконалості. Деякі люди намагаються будь-яку справу довести до досконалості. Для них краще вирішити поставлене завдання пізніше визначеного терміну, але зробити це краще.

Ворожість. Буває, що співробітник, якому ви делегуєте яке-не- будь завдання, має до вас вороже ставлення. При цьому, навіть підсвідомо, він шукатиме об'єктивні причини, щоб затримати виконання поставленого завдання.

Встановлення крайнього терміну. Багато людей, коли їм даний якийсь термін на виконання завдання, приступають до його виконання тільки в останні дні перед закінченням терміну. Це часто призводить до затримок. Тому варто виставляти підлеглим контрольні терміни, до яких повинен бути зданий якийсь етап.

Нудьга, лінь. Якщо виконуване вами завдання нецікаве і нудне для вас, ви, природно, відкладатимете його виконання. І в результаті утворюється той же ефект зволікання. Тому якщо завдання нудне, то необхідно переглянути свої цілі.

Засоби планування

Перш за все, слід визначити термін планування. Можна виділити три рівні планування: оперативний (1-2 дні), тактичний (1-2 тижні) і стратегічний (місяць і більше). Засоби планування залежать від структури компанії.

Найдетальніше слід займатися плануванням на день. При цьому масштабі планування можливі такі засоби.

Якщо справ небагато (менше семи), то можна їх просто тримати в голові. Застосування у такому разі органайзерів, списків і т. ін. просто недоцільно.

Якщо ж завдань більше семи, використовується список запланованих справ на день. Завдання визначаються з урахуванням пріоритетів.

Для підвищення ефективності робочого дня використовується так званий метод Швабри. Згідно з цим методом, ми записуємо

список всіх справ на завтра. Потім розставляємо пріоритети. І завтрашній день розпочинаємо з виконання найважливішого завдання, потім виконується друге за ступенем важливості і т.ін. При цьому навіть якщо будуть виконані не всі заплановані справи, то найважливіші будуть зроблені.

Можна запропонувати свою модифікацію методу Швабри — метод B-A-B-C, який враховує денну динаміку біоритмів людини. Працездатність людини за день має нерівномірний характер. З ранку до 12 години вона зростає, потім знижується, а до 17 години зростає знову (це модель для «жайворонків», а для «сов» все зміщується на кілька годин).

Згідно з цим методом, справами групи В ми займаємося під час підйомів. Завдання А вирішуємо на піках працездатності. У нижчих точках ми переходимо на завдання групи С. Під час спадів ми вирішуємо завдання груп В або З.

Дуже корисним при денному і тижневому плануванні є метод Альпи. При реалізації цього методу задається таблиця з п'ятьма графами: завдання, тривалість, пріоритет, делеговано, контроль.

У першій графі записується список завдань, в другій — передбачувана тривалість виконання, в третій — пріоритет завдань (за матрицею Ейзенхауера). Після заповнення цих трьох колонок ми дивимося, які завдання можна доручити співробітникам, і записуємо час на делегування і контроль за їх виконанням. І, нарешті, в графі контроль зазначається, виконане завдання чи ні. Важливе зауваження: планувати варто тільки 60 відсотків свого часу, а 40 відсотків залишаємо «про запас».

При плануванні на тиждень використовуються два методи: тиждень і тижневий метод Альпи. Тиждень — це фактично сторіночка органайзера з планами на тиждень. Спочатку записуємо регулярні справи, потім визначаємо, які результати повинні бути досягнуті, розставляємо пріоритети. І потім вписуємо у вільний час завдання згідно з пріоритетністю. Тижневий метод Альпи аналогічний денному.