Програма Microsoft Outlook

магниевый скраб beletage

Загальні принципи роботи. Вперше Outlook як самостійний додаток з'явився в пакеті Microsoft Office 97, прийшовши на зміну двом програмам попередніх версій Office: планувальнику справ Schedule+ і клієнту електронної пошти Microsoft Mail (або Microsoft Exchange). Звідси і відбувається подібна структуриза- ція Outlook на форми-додатки і елементи-документи. Outlook пропонує інтегроване рішення з організації повідомлень електронної пошти, розкладів, задач, заміток, контактів та інших даних щодо управління ними. Новини, реалізовані в Outlook 2003,

дозволяють управляти взаємодіями, організовувати свою діяльність, підвищувати ефективність спільної роботи — і все це в одному додатку.

Запуск Outlook. Запуск Outlook можна здійснювати як з головного меню Windows, так і за допомогою ярлика Outlook на робочому столі: Пуск ^ Программьі ^ Microsoft Outlook. При першому запуску Outlook автоматично запускається Майстер початкової настройки. З його допомогою можна вибрати конфігурацію Outlook і налаштувати роботу з поштою. На рис. 2.1. показано головне вікно додатка з розкритим поданням Outlook сьогодні (Outlook Today).

Вихід з додатка здійснюється стандартними способами Windows.

Настройка меню і панелей інструментів. Розглянемо, як оптимальним чином можна налаштувати роботу меню і панелей інструментів. Після виконання операцій, показаних в попередньому прикладі, Outlook постійно відображатиме повний список команд меню. Також Outlook завжди показуватиме підказки, що виникають, і приклади шрифтів у списку з шрифтами: {На панелі інструментів} ^ Настройка... ^ Параметри (рис. 2.2.):

Всегда показьівать полньїе меню.

Отображать подсказки для кнопок.

Отображать названия шрифтов тем же шрифтом.

^ффект при виводе меню > Соскальзьівание.

Закрить.

КН «Сброс» відновлює початкові установки для меню і панелей інструментів. Також можна набудувати відображення необхідних панелей інструментів при запуску додатку, встановивши прапорець поряд з необхідною панеллю на вкладці «Панели инст- рументов».

Форми і елементи. Microsoft Outlook — це ряд додатків, з'єднаних в одну інтегровану інформаційну систему. Кожний з цих додатків працює з певним типом документів, в яких, власне, і зберігається відповідна інформація. В термінології Outlook документи називаються елементами, а додатки, що працюють з елементами — формами. Елементи можуть мати довільну форму (замітка, повідомлення, контакт). Більш того, їх набір може розширюватись за рахунок створення нових типів елементів. Для зберігання елементів використовується єдиний формат, але елементи кожного типу володіють певним набором полів (властивостей), в яких і зберігається інформація про елемент. Наприклад, для повідомлення в набір полів входять текст повідомлення, тема повідомлення, адресати, ознака важливості тощо. Одним із полів, обов'язковим для елементів всіх типів, є поле типу елемента, значення якого визначає, який елемент слід обробляти.

Папки Outlook. Outlook зберігає елементи в папках, причому в одній папці можуть зберігатися елементи тільки одного типу. Так, наприклад, всі поштові повідомлення, що прийшли, зберігаються в папці «Входящие». Користувач може створити власну, з яким завгодно ступенем вкладеності структуру папок, наприклад, папку для поштових повідомлень від певного контакту, вкладену в папку для поштових повідомлень від всіх контактів (Табл. 2.2.).

Таким чином, загальний принцип роботи з Outlook наступний: Ви відкриваєте папку, вибираєте необхідний елемент, автоматично запускається його обслуговуюча форма і елемент готовий до редагування.

Таблиця 2.2.

Найменування папки

Опис елементів

Outlook сьогодні (Outlook Today)

Містить загальну інформацію про стан всіх елементів Outlook

Вхідні(іпЬзх)

Повідомлення електронної пошти і факси, що поступають

Календар (Kalendar)

Зустрічі, події і збори. Планування особистого розкладу, календар

Контакти (Contants)

Інформація про особисті і ділові контакти. Адресна книга

Завдання (Tasks)

Планування, ведення і облік задач

Замітки (Notes)

Створення різних приміток

Знищені (Delete Items)

Всі видалені елементи

Чорновики (Draff)

Чернетки повідомлень. Не готові до відправки повідомлення

Вихідні (Outlook)

Повідомлення і факси, готові до відправки, але ще не відправлені

Відправлені (Sent Items)

Копії відправлених повідомлень електронної пошти

Щоденник (Journal)

Записи особистої діяльності. Автоматичне

відстежування роботи користувача з елементами Outlook і документами Office

Мої документи (My Documents)

Забезпечує швидкий доступ до вмісту папки «Мои документи»

Вибране (Favorites)

Забезпечує швидкий доступ до папки «Избранное», в якій зберігаються вибрані папки і сторінки Інтернету

Мій комп'ютер (My Computer)

Відображає файлову структуру комп'ютера. Провідник

Вікна Outlook. Інтерфейс Outlook простий, зручний і інтуїтивно зрозумілий. Вікно Outlook складається з рядка заголовка, в якому відображається назва відкритої папки, а також стандартні кнопки згортання, розгортання і закриття вікна. Нижче під рядком заголовка розташований рядок меню, а ще нижче — панелі інструментів. Ліворуч розташована панель Outlook, на якій відображаються ярлики папок, а праворуч — панель перегляду інформації, в якій відображаються елементи вибраної папки.

Зазвичай загальні настройки відображення інформації можна змінити за допомогою команди Вид (View). Наприклад, щоб приховати або відобразити рядок стану (внизу): Вид ^ Рядок стану.

Меню Outlook. Меню Outlook складається з семи елементів. В табл. 2.3. наводяться назви елементів меню Outlook і їх призначення.

Таблиця 2.3.

Назва

Призначення

Файл (File)

Команди для створення, відкриття і збереження елементів Outlook і настройки папок, команди імпорту і експорту даних, а також команди попереднього перегляду і друкування

Правка (Edit)

Команди для роботи з буфером обміну, команди видалення і переміщення елементів, а також команда визначення категорії елемента

Вид (View)

Команди для зміни інтерфейсу і представлення елементів

Вибране (Favorites)

Команди для роботи з елементами папки «Избранное», в якій зберігаються посилання на Web-сторінки, які цікавлять Вас

Сервіс (Tools)

Команди пошуку елементів, настройки панелей Outlook і параметрів додатку в цілому, команди запису макросів і створення форм, а також організатор і адресна книга

Дії (Action)

Набір цих команд, на відміну від попередніх, змінюється від вибору папки. Тут знаходяться команди для безпосередньої роботи з елементом. Так, наприклад, для заміток це всього дві команди «Создать заметку» і «Переслать»

Довідка (Help)

Команди довідкової системи Outlook

Панелі інструментів. Формально Outlook має три панелі інструментів: Стандартная (Standard), Web і Дополнительно (Advanced). Для відображення або приховання панелі інструментів є декілька способів: Вид ^ Панель инструментов ^ Стандартная або {На панелі інструментів або меню} ^ Стандартная.

Кнопки панелі інструментів Стандартная і Дополнительно, як і команди меню Действия (Action), частково міняються залежно від вибраної папки.

Панель Outlook. Панель Outlook, розташована ліворуч у вікні Outlook, містить ярлики папок, за допомогою яких користувач може здійснювати перехід від однієї папки до іншої. Наприклад, для роботи з контактами слід натиснути ярлик «Контакть », в іншому випадку довелося б виконати наступну операцію: Вид ^ Перейти ^ Контакти.

Для активізації панелі Outlook, виберіть команду: Вид ^ Панель Outlook.

Панель «Список папок». Панель «Список папок» (Folder List) розташовується праворуч від панелі Outlook. Відобразити цю панель можна декількома способами: Вид ^ Список папок.

Панель «Список папок» служить для відображення всієї структури папок Outlook, на відміну від панелі Outlook, яка містить лише ярлики деяких папок.

Панель перегляду інформації. Панель перегляду інформації є основною частиною головного вікна Outlook і розташовується праворуч від панелей «Список папок» і Outlook. На цій панелі відображаються елементи поточної папки з її основними інформаційними полями. Для перегляду ж всіх інформаційних полів необхідно виділити необхідний елемент і двічі клацнути по ньому лівою кнопкою миші. Відкрити елемент для повного перегляду можна також за допомогою команди «Відкрити» меню «Файл».

Можна змінити поточне надання інформації, вибравши варіант з пропонованого списку або набудувавши подання самостійно: Вид ^ Текущее представление ^ <Представление>

Панель «Заголовок». Панель «Заголовок» розташовується відразу під панелями інструментів і містить назву поточної папки. Крім цього, на панелі присутні кнопки Назад і Вперед (ліворуч). Outlook відстежує дії користувача і якщо Ви хочете повернутися на кілька дій назад, достатньо натиснути кнопку «Назад». Клацання миші по назві папки в даній панелі розкриває список папок.

Основні операції над елементами

Створення елемента. Перш за все операцію щодо створення елемента можна виконати декількома способами: М «Файл» ^ Соз- дать ^ Встреча або М «Действия» ^ Новая встреча (<Ctrl>+<N>) або КН «Создать» {на панелі інструментів «Календарь»} або КН «Новая встреча» (на панелі перегляду інформації}. Після виконання будь-якої з перелічених вище команд з' явиться форма для елемента «Встреча» (рис. 2.4.).

Введення інформації. Після створення елемента слід ввести необхідну інформацію в поля форми. При заповненні деяких полів можна скористатися кнопками, що викликають діалогові вікна, за допомогою яких можна заповнити необхідне поле. Характерним

прикладом є КН «Контакт» (Contact), за допомогою якої можна викликати діалогове вікно, в якому вибирається контакт для даної зустрічі.

Збереження, відкриття і видалення. Після заповнення полів форми потрібно зберегти елемент: «Сохранить» і «Закрить» (На панелі інструментів форми) або <Ctrl>+<S>.

Іноді необхідно змінити деяку інформацію елемента, для чого цей елемент необхідно знову відкрити.

Відкриття елемента: виділіть елемент ^ М «Файл» ^ От- крить > Виделенние документи (<Ctrl>+<0>) або ^лемент}.

Після відкриття форми елемента можна приступати до його редагування. Після того, як всі зміни внесені, необхідно знову виконати команду «Сохранить» і «Закрить» (Save and Close).

При довгій роботі з Outlook може нагромадитися досить багато непотрібної інформації, яку рекомендується видаляти. Видалення елементів аналогічна видаленню файлів в Провіднику Windows: виділіть елемент ^ Правка ^ Удалить (<Ctrl>+<D>) або КН «Удалить».