Задачі

магниевый скраб beletage

В термінології Outlook задачею (Task) називається доручення особистого або службового характеру, за виконанням якого можна прослідкувати. Завдання буває разовим або таким, що повторюється. Повторення завдання відбувається з рівними інтервалами або залежно від дати її виконання. Наприклад, завданням може бути відправлення

керівнику звіту в останню п'ятницю кожного місяця або візит у перукарню через місяць після попередньої стрижки.

Далі будуть розглянуті наступні можливості Outlook: створення одиничних завдань і тих, що повторюються, ведення завдань, подання завдань, призначення завдань тощо.

Створення одиничного завдання. Створення одиничного завдання аналогічне створенню зустрічі. Найпростішим способом є подвійне кликнення лівою кнопкою миші в рядку з написом. Найпростішим способом є подвійне кликнення лівою кнопкою миші в рядку з написом «Кликнення додає елемент Завдання» (Click here to add а new Task). З'явиться форма «Завдання» (Task), показана на рис. 2.10.

Після відкриття форми «Задача» за умовчанням відкривається вкладка «Задача» (Task) і курсор знаходиться в полі «Тема» (Subject).

Визначення стану, готовності і важливості завдання. Будь- яке завдання характеризується спеціальними параметрами: станом (Status) і готовністю (Complete). Як видно з назви, ці два параметри визначають стан задачі на даний момент, але в першому випадку якісно, а в другому — у відсотковому співвідношенні.

За умовчанням Outlook визначає для нової задачі в полі «Стан» (Status) значення «Не почалось» (Not Started). Крім цього стану існують ще чотири: «Виконується» (In Progress), «Завершене» (Completed), «В чеканні» (Waiting for something else), «Відкладене» (Deferred), значення яких ясне з назви.

За умовчанням значення поля «Готове» (Complete) дорівнює 0 %. Природно, що значення полів «Стан» і «Готове» тісно пов'язані. Нижче наведена таблиця співвідношення значень цих полів (табл. 2.5.).

Таблиця 2.5.

Значення стану

Значення готовності

Не почалась

0 %

Виконується

0-99 %

Завершене

100 %

В чеканні

0-99 %

Відкладене

0-99 %

У процесі виконання завдання необхідно змінювати значення цих полів — таким чином можна відстежувати роботу над завданням.

Нарешті, останнє поле, що входить до цієї групи, — «Важливість» (Importance). Дане поле має три значення: «Висока» (High),

«Звичайна» (Normal) і «Низька» (Low). За умовчанням всім новим завданням Outlook привласнює звичайну важливість.

Повідомлення, опис задачі та її виконавець. Установка повідомлення для завдання схожа на установку повідомлення для зустрічі, тільки на відміну від останньої, нагадування про завдання встановлюється на певну дату і час. За умовчанням Outlook встановлює повідомлення на 9:30 ранку в день завершення завдання. Проте користувач може змінити дату і час.

Так само, як і у випадку із зустріччю, користувач може змінити формат звукового повідомлення, натиснувши на кнопку з піктограмою гучномовця і вказавши необхідний файл для програвання.

Зміна часу повідомлення, встановленого за умовчанням: М ^ Сервис» ^ Параметри ^ в діалоговому вікні Параметри (Options), на вкладці «Налаштування» (Preferences), змініть значення поля «Повідомлення» (Reminder time) для завдання.

Поле «Опис завдання» служить для введення будь-якої додаткової інформації. Це поле може містити текст з описанням завдання, а також приєднані файли та інші упроваджені об'єкти. При створенні задачі передбачається, що вона виконуватиметься користувачем, тому він автоматично призначається відповідальним за завдання або, в термінології Outlook, стає її власником (Owner). Значення для цього поля береться з поля «Ім'я користувача» (User Name), яке Ви заповнювали при установці і налаштуванні Outlook. При автономній роботі над завданням значення цього поля втрачає сенс, але при перекладенні виконання завдання на іншу особу використання цього параметра стає досить актуальним.

Після початку роботи над завданням слід обновляти інформацію про стан, змінюючи значення «Не почалось» (Not Started) на «Виконується» (In Progress), і про готовність, збільшуючи значення з 0 до 100 %. Крім цих значень можна змінювати будь-які інші параметри завдання, продовжувати термін завдання або переносити дату початку, знижувати або підвищувати важливість тощо.

Скороходов В. А., Худякова І. М. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Більше того, якщо необхідно ввести більш докладну інформацію, скористайтеся вкладкою «Детально» (Details), яка виглядає ззовні як показано на рис. 2.11.

На цій вкладці можна вносити інформацію про витрати, додаткові контакти, витрачений час тощо.

Завдання, що повторюється. Завдання можуть бути такими, які повторюються, і їх створення аналогічне створенню зустрічей, але, на відміну від подій і зустрічей, для завдань можуть бути встановлені два принципово різних режими повторення. В першому

режимі повторення відбувається у заздалегідь зафіксовані дні, а в другому — прив'язується до дати завершення попереднього завдання. Наприклад, здача матеріалу у видавництво, запланована на 25-е число кожного з чотирьох місяців (05, 06, 07, 08), — це перший режим, а відвідання перукарні через місяць після попередньої стрижки — другий (рис. 2.12.).

В поданнях папки «Завдання» (Tasks) відображається тільки найближча за датою завершення копія завдання, що повторюється. Якщо таке завдання прострочене, то відображатися буде лише

прострочене завдання. Тільки при відмітці цього завдання як виконаної з' явиться наступна.

Табличні подання задач. Існує десять стандартних подань задач. В табл. 2.6. наведений повний список цих уявлень з їх описом.

Таблиця 2.6.

Подання

Елементи і поля, що відображаються

Простий список (Simple List)

Містить всі завдання з короткою інформацією про кожне (значок, завершена тема, термін)

Детальний список (Detail List)

Містить всі завдання, але, крім простої інформації додатково відображає наступні поля: важливість, вкладення, стан, готовність, категорії

Активні завдання (Active Task)

Містить тільки незавершені завдання, включаючи прострочені

Наступні сім днів (Next Seven Day)

Містить завдання з терміном виконання в найближчий тиждень

Прострочені завдання (Overdue Task)

Містить незавершені завдання з минулим терміном завершення

За категоріями (By Categories)

Відображає всі завдання, згруповані за категоріми і відсортовані за датами завершення в кожній категорії

Призначення (Assignment)

Містить завдання, призначені іншим користувачам, відсортовані за іменами користувачів

За відповідальним (By Personal Responsible)

Містить завдання, згруповані за іменами користувачів, відповідальних за них, і відсортовані за датами завершення для кожного відповідального

Завершені завдання (Complete Tasks)

Містить завершені завдання

Часова шкала для завдань (Task Timeline)

Відображає завдання в хронологічному порядку в графічному уявленні

Подання «Часова шкала для завдань». Окрім табличних подань, описаних в цьому і попередньому пункті, Outlook має подання «Часова шкала для завдань» (Task Timeline). Виберіть це подання з списку «Біжуче подання» (Current View).

В даному поданні завдання відображаються у вигляді сірої смуги, проведеної уздовж всього часового інтервалу, відведеного на її розв' язання. Завдання без дати завершення не відображаються в цьому поданні. Завдання без дати початку відображаються у вигляді одиничного значка завдання на рівні дати завершення. При підведенні курсору миші до смуги завдання з' являється підказка з її назвою. Подвійне кликнення по цій смузі викликає появу форми «Завдання» (Task).

Часова шкала має чотири режими відображення: «Сьогодні» (Today), «День» (Day), «Тиждень» (Week) і «Місяць» (Month). Зміна режиму відбувається при кликанням по відповідній кнопці на панелі інструментів «Стандартна» (Standard). Переміщення за часовою шкалою здійснюється за допомогою лінійки прокручування в нижній частині вікна або за допомогою діалогового вікна «Перехід до дати» (Go to Date). В цьому поданні можна групувати елементи, додавати деякі поля, проводити відбирання завдань, що відображаються, а також змінювати деякі додаткові налаштування. Не дуже зручно підводити курсор до смуги завдань для відображення її назви, буде більш наочним, якщо назва відображатиметься разом із смугою завдання. Тут же можна змінити і шрифт для назви завдань на більш жирний.

Відображення завдань у календарі. За умовчанням всі подання мають три колонці: піктограма, стан і тема, але користувач може змінити подання «Панелі завдань» у «Календарі». Для цього підведіть курсор до заголовка панелі, кликніть правою кнопкою миші і виберіть в контекстному меню команду «Змінити біжучі подання» (Customize current view).

Якщо піктограма відображена із стрілками, що обертаються, то завдання є тією, що повторюється. Якщо прапорець стану відображений

з позначкою, то завдання є завершеним. Більше того, користувач може кликанням мишею по цьому прапорцю переводити завдання із стану «Виконується» (In Progress) в стан «Завершене» (Complete) і навпаки.