Контакти

магниевый скраб beletage

Особиста і ділова діяльність людини практично не можлива без спілкування з людьми. Для зберігання інформації про цих людей використовуються всілякі записники, як електронні, так і паперові. Використання засобів Outlook значно спрощує всі процедури, пов'язані з комунікаційною діяльністю, такою як відправка листів, телефонні дзвінки, призначення завдань, організація зборів тощо.

Аналогом записника в Outlook є папка «Контакти» (Contacts), що служить сховищем ділових відомостей і даних про людей, з якими треба підтримувати зв'язок.

В папці «Контакти» можуть зберігатися адреси електронної пошти, поштові адреси, декілька номерів телефонів та інші відомості, що стосуються контактної особи, наприклад, відомості про день народження або дати якої-небудь події. Взагалі елемент «Контакт» може містити більше ста стандартних полів з відомостями про кореспондента.

Створення контакту. При відкритті папки «Контакти» у вікні Outlook з'являється подання «Адресні картки» (Address Cards), зображене на рис. 2.13. У разі першого відкриття Outlook папка «Контакти» може не містити елементів, тому ділянка відображення буде порожньою.

Рядок стану в нижній частині вікна показує загальне число елементів у вибраній папці.

Для створення контакту натисніть кнопку «Створити» (New) на панелі інструментів або двічі кликніть по порожньому місцю у вікні перегляду інформації. З'явиться форма «Контакт» (Contact), зображена на рис. 2.14.

Введення загальної інформації про контакт. За умовчанням форма «Контакт» відображається з відкритою додатком «Загальні» (General), яка містить п' ять ділянок з полями загальної інформації про контакт:

ім'я контакту;

телефони;

адреса;

електронна пошта і WWW-адреса;

описання.

5

введення імені контакту.

Якщо існує декілька контактів з однією і тією ж організацією, то після заповнення форми для одного контакту наступні можна створювати за шаблоном першого. Таким чином, досягається однозначність у назві організації для різних контактів. Виділіть контакт, що належить даній організації ^ М «Дії» ^ створити контакт в тій же організації ^ М «Сервіс» ^ Параметри налаштування ^ Параметри контактів ^ За повним іменем Ім'я (По батькові) Прізвище.

Введення телефонного номера і адреси контакту. Наступна область загальної інформації про контакт — телефони. За умовчанням форма «Контакт» відображає чотири основні види телефонних

номерів: «Домашній» (Home), «Рабочий» (Business), «Факс робочий» (Business Fax) і «Сотовий» (Mobile).

Введення адреси електронної пошти, Web-сторінки і ІМ-адре-

си. За умовчанням для кожного контакту зберігається інформація про три адреси електронної пошти (e-mail address): «Ел. Почта» (E-mail), «Ел. почта 2» (E-mail 2), «Ел. почта 3» (E-mail 3), одну WWW-сторінку в Інтернеті й одну адресу Internet Mail.

Після введення адреси електронної пошти в полі «Коротке ім'я» (Display as) з'явиться рядок, який відображатиметься в полі «Кому» (То) при складанні електронних листів даному контакту.

Описання. Останні чотири поля додатка «Загальні» (General) форми Outlook: «Описання» (Notes), «Контакти» (Contacts), «Категорії» (Category), «Приватне» (Private).

Іноді корисно вкладати в полі «Описання» файл зі сканованою фотографією контакту.

Введення додаткової інформації. Окрім вкладки Загальні, у форму «Контакт» входять ще чотири вкладки: «Подробиці» (Details), «Дії» (Activities), «Сертифікати» (Certificates), «Всі поля» (All Fields).

На вкладці «Деталі» існує чотири області з полями, які доповнюють загальну інформацію про контакт:

«Ділові подробиці». Тут можна ввести додаткову інформацію про відділ і кімнату, в якій працює контактна особа, про її керівника і помічника;

«Особисті подробиці ». Вноситься інформація про день народження, його сімейний стан і псевдонім (або прізвисько);

«Оперативні налаштування NetMeeting». Сюди вводяться ім'я ILS-серверу і поштове ім'я даного контакту, якщо він зареєстрований службою NetMeeting;

«Дані про зайнятість в Інтернеті». Дається адреса Web-сторінки, на якій розміщені відомості про зайнятість контактної особи.

На додатку «Дії» відображаються всі дії, пов'язані з контактом або призначені їй (зустрічі, завдання, контакти, повідомлення тощо). За умовчанням Outlook показує всі дії, пов'язані з контактом, але

можна вибрати визначені дії, які цікавлять Вас на даний момент, за допомогою списку, що розкривається, «Показати» (Show).

Подвійне кликання мишею по будь-якому елементу в інформаційному вікні додатку «Дії» відкриє форму цього елемента для редагування.

Вкладка «Сертифікати» служить для призначення певного цифрового сертифіката безпеки при відправленні повідомлень даному контакту.

І нарешті, останній додаток «Всі поля» дає можливість користувачу вводити і переглядати інформацію, яка не відображається як окремі поля на додатках форми «Контакт».

Якщо ви хочете внести інформацію про контакт, для якого не існує стандартного поля, можна створити його спеціально. Наприклад, Outlook не має полів для метричних характеристик контакту (вага, зріст і т. д.).

Список розсилання. Дуже часто в діловій практиці вимагається виконати одну і ту ж процедуру для кількох контактів. Наприклад, відправити факс з цінами, зазначеними в списку, відправити повідомлення або запрошення на збори всім учасникам проекту. Звичайно ж, можна витратити час на виконання цих операцій для кожного контакту окремо, але Outlook дає можливість об'єднання подібних контактів у спеціальні списки для розсилання, за допомогою яких численні однотипні операції перетворюються на одну: М «Дії» ^ Створити список розсилання.

Подання папки «Контакти». Папка «Контакти» має сім стандартних подань. В табл. 2.7. наведено їх короткий описання.

Адресні книги. Крім папки «Контакти» Outlook надає ще три додаткові сервіси для роботи з контактною інформацією: «Глобальна адресна книга» (Global Address List), «Особиста адресна книга» (Personal Address Book) і «Служба каталогів Інтернету» (LDAP).

Outlook може використовувати декілька джерел інформації про адреси для створення повідомлень електронної пошти та інших можливих дій. Зазвичай подібна інформація зосереджена в папках типу

«Контакти», на базі яких створюються адресні книги Outlook (Outlook Address Book).

Таблиця 2.7.

Подання

Елементи і поля, що відображаються

Адресні картки (Address Cards)

візитною карткою. Справа у вікні подання знаходиться панель алфавітного пошуку, за допомогою якої можна швидко переміщатися елементах папки

Детальні адресні картки (Details Address Cards)

Дане подання аналогічне попередньому, за винятком того, що елементи відображаються з більш повною інформацією

Список телефонів (Phone List)

Табличне подання всіх контактів. Відображає всі елементи і наступні поля: «Вкладення», «Відмітка», «Ім'я», «Організація», «Зберігати як» і «Телефони»

За категоріями (By Categories)

Стандартне подання елементів, згрупованих за категоріями

За організаціями (By Company)

Стандартне подання елементів, згрупованих за організаціями

За місцем розташування (By Location)

Стандартне подання елементів, згрупованих за місцем розташування

За відміткою «До виконання» (By Follow-Up Flag)

Стандартне подання елементів, згрупованих за відміткою виконання

Як правило, у всіх ситуаціях, що вимагають вибору кореспондента, з' являється модифікація діалогового вікна «Адресна книга». Наприклад, при завданні адресата повідомлення з'являється діалогове вікно «Вибір імен» (Select Names): М «Сервіс» ^ Адресна книга.

В Microsoft Outlook можуть використовуватися адресні книги різних типів, у тому числі «Глобальний список адрес», «Особиста адресна книга» або «Адресна книга Outlook». В діалоговому вікні «Адресна книга» можна зазначити, які адреси необхідно відображати в даний момент. Для цього необхідно вибрати відповідну адресну книгу в списку, що розкривається, «Джерело адрес» (Show Name From).

Кожна з перелічених вище книг містить інформацію, яка може бути використана при відправці повідомлень, створенні листів, дзвінків тощо. Зазвичай ці адресні книги використовуються для таких цілей (щодо розділення фізичного простору збереження інформації):

«Глобальний список адрес». Дана адресна книга доступна тільки у випадку, якщо Outlook є клієнтом Microsoft Exchange Server. Ця книга містить всі адреси, списки розсилання в межах робочої групи. Книгу створює і веде адміністратор Exchange Server, для користувача доступна лише її інформація.

«Особиста адресна книга». Власна адресна книга користувача, в якій рекомендується берегти особисті списки розсилання за адресами, що часто використовуються. Відмінності даної адресної книги від папки «Контакти» незначні, єдине, що слід відзначити — це спосіб зберігання інформації. Якщо в особистій адресній книзі вся інформація зберігається в одному файлі з розширенням pab (тільки контакти), то в папці «Контакти» все зберігається в єдиному файлі з розширенням pst (і контакти, і завдання, і повідомлення).

«Адресна книга Outlook», що формується на основі папок типу «Контакти». Адресна книга автоматично обновляється при оновленні контактів. В списку «Джерело адрес» (Show Names From) кожна адресна книга, сформована на основі папки типу «Контакти», показана окремим рядком під елементом «Адресна книга Outlook».

Вище ми вже розглядали роботу з папкою «Контакти», але якщо Outlook володіє можливістю роботи з особистими адресними книгами, варто розглянути їх створення і роботу з їх елементами. Можна сказати, що робота з особистою адресною книгою аналогічна роботі з адресними книгами інших типів.

Створення особистої адресної книги. Перш ніж почати роботу з особистою адресною книгою, її необхідно додати в існуючу конфігурацію Outlook. Адресна книга — це суть інформаційної служби, додавання ж будь-яких елементів інформаційних служб є створенням облікового запису даного типу: М «Сервіс» ^ Облікові записи електронної пошти ^ додати новий каталог або адресну книгу.

На додатку «Особиста адресна книга» (Personal Address Book) користувач може змінити місце розташування файлу, в якому зберігатиметься інформація про контакти, а на вкладці «Замітки» (Notes) — ввести примітки до книги. Після того, як додана нова книга, необхідно повторно запустити Outlook для того, щоб новий обліковий запис розпочав функціонувати в рамках додатку.

Користувач не може створити більше одного облікового запису типу «Особиста адресна книга» або «Адресна книга Outlook».

Створення контакту адресної книги: М «Сервіс» ^ Адресна книга ^ Джерело адрес ^ Особиста адресна книга ^ М «Файл» ^ Створити адрес.

Параметри адресної книги. Налаштування параметрів за умовчанням для відображення і зберігання нової інформації в адресних книгах проводиться в діалоговому вікні «Обробка адреси» (Addressing).

В першому списку, що розкривається, встановлюється та папка, дані якої відображатимуться першими при появі цього діалогового вікна при виборі адресатів пошти. Другий список задає папку за умовчанням, в якій будуть розташовуватись нові контакти і яка по суті буде основною базою користувача.

Досі ще не розглядались засоби роботи з електронною поштою, але одним із важливих аспектів при створенні електронного повідомлення є правильне заповнення полів «Кому» (То), «Копія» (Сс) і «Сліпа копія» (Всс). Якщо дані потрапили до цих полів не з адресної книги, а вводилися з клавіатури, то перед відправкою повідомлення Outlook слід перевірити їх наявність в адресній книзі.

Якщо контакт із вказаною адресою не буде знайдений, Outlook запропонує створити для нього новий запис. Порядок перевірки визначається в третьому розділі діалогового вікна «Обробка адреси» (Addressing).