Фахівець

магниевый скраб beletage

Це, перш за все, людина, яка володіє активним багажем специфічних знань, а також можливістю і умінням їх практичного застосування. Багаж — це добре. Але з оптимальним застосуванням цих знань виходить не завжди і не у всіх. Кожне підприємство прагне до того, щоб цей фахівець був професіоналом. А професіоналізм — це сукупність придбаних знань і життєвого досвіду, що застосовуються з метою досягнення певної мети або вирішення практичних завдань з можливо мінімальними витратами, як в часі, так і у фізичному (або фінансовому) вимірюванні.

Незалежно від того, чи знаходиться ця людина в межах свого кабінету або за його межами, їй доводиться приймати рішення і дії, про наслідки яких вона дізнається лише згодом. Можливість приймати зважено ці рішення або певним чином діяти багато в чому залежать від того, як цей фахівець підходить до вирішення цих завдань.

Мінімізація тимчасових витрат щодо практичного застосування наявних знань — ось те завдання, до якого слід прагнути.

Гармонійне поєднання всіх цих додатків напрямів створює можливість для продуктивної обробки інформації і отримання достовірного результату за короткий проміжок часу. Це можуть бути розрахунки або ж підготовка будь-яких документів.

17 3

Але для цього фахівець повинен побачити проблему і знайти шляхи її вирішення.

Головне побачити проблему

Дуже часто люди виконують одноманітну, рутинну роботу не намагаючись зробити спроб для автоматизації окремих операцій, що повторюються. Важливо визначити — наскільки можлива автоматизація цих процесів.

Відомо, що діловодство займає досить багато робочого часу, не зважаючи на його одноманітність. Як приклад розглянемо робоче місце і роботу фахівця відділу кадрів щодо великої організації, який оформляє посвідчення на відрядження кільком десяткам людей на день.

Робоче місце цього фахівця відповідає описаному вище — робочий стіл, завалений різними паперами і комп' ютер, за яким працюють відносно рідко. Навіть якщо б його не було, то це практично ніяк би не вплинуло на роботу цього фахівця.

Після надходження наказу на відрядження (рис.3.3), робота зводилася до заповнення від руки посвідчення на відрядження, в яке вносилося: прізвище, ім' я, по батькові; посада і, можливо, найменування організації; місце і підприємство відрядження; термін відрядження; мета відрядження; дата і номер наказу; паспортні дані; номер і дата відрядження; дата вибуття.

Тут необхідно додати, що в деяких випадках, фахівець заповнює форму документа не від руки, а на комп'ютері, вводячи дані безпосередньо в саму форму документа. На жаль це зустрічається досить часто і, не зважаючи на використання комп'ютера, така робота вимагає ще більше часу, ніж заповнення такого документа від руки.

Перед заповненням посвідчення здійснюється пошук паспортних даних відряджуваного. Після оформлення посвідчень всі ці дані потрібно внести в паперовий журнал реєстрації. Тобто, виконати ту ж саму роботу з заповнення посвідчення ще раз, але вже заповнюючи журнал. Якщо навіть хтось їздить у відрядження постійно, то час заповнення його посвідчення в подальшому не зменшується, не зважаючи на те, що відомості і вже неодноразово записувалися його:

прізвище, ім' я, по батькові;

посада і, можливо, найменування організації;

паспортні дані.

Звісно, виконуючи цю роботу протягом багатьох годин день за днем людина втомлюється, робота їй не подобається. її оплата праці лягає на собівартість продукції. У подальшому багато часу витрачається на формування звітів: хто, з якого підрозділу і куди їздив і т. д. І на кожному етапі виконання цієї роботи можливі помилки. Ймовірно така постановка цілком влаштовує керівництво і самого фахівця.

У чому може полягати підвищення ефективності праці фахівця на цьому робочому місці? Саме в тому, щоб побачити те, що, не зважаючи на наявність комп'ютера, фахівець жодним чином його не використовує. Він виконує рутинну і одноманітну роботу, не намагаючись навіть якимсь чином полегшити свою працю і додати йому елемент творчості. У цьому й полягає проблема, яку часто не бачить ні сам фахівець, ні його пряме начальство. Слідуючи принципам:

те, що робиться більше двох разів, повинно бути автоматизоване;

документ повинен бути «красивим»

в Excel може бути створена маленька програма — додаток, яка допомагає виконати роботу з формування посвідчення про відрядження в 10 разів швидше і, звісно, якісно.

Перш ніж створювати додаток, необхідно вивчити бізнес-про- цес з формування посвідчення про відрядження як документа. Перш за все, потрібно визначити, що первинне — посвідчення або журнал реєстрації. З позиції діловодства вторинний журнал, тому що він заповнюється на підставі виписаного посвідчення про відрядження, яке заповнюється на підставі наказу. Але з іншого боку, якщо є запис в журналі реєстрації, значить повинно бути і саме посвідчення з ідентичними даними. Тому можна вважати, що це речі невіддільні. Виходячи з цього, ті дані, які знаходяться в журналі, повинні автоматично генеруватися (експортуватися) і в посвідчення.

Журнал з позиції комп'ютера. Що це? Це, перш за все база даних (або список в Excel). Якщо людина їздить у відрядження постійно, то в цій базі даних зберігається необхідна інформація про неї. Якщо ця інформація є, то вона може бути легко знайдена, і введена повторно, але вже як новий запис при наступному відрядженні. Далі залишається виправити:

місце і підприємство відрядження;

термін відрядження;

мету відрядження;

дату і номер наказу;

номер і дату відрядження;

дату вибуття.

Що тут можна помітити? Що номер і дата наказу, якщо вони однакові за цей робочий день на всі відрядження, вводяться в журнал тільки один раз, якщо навіть сто співробітників їдуть у відрядження.

Переваги електронного журналу перед паперовим відомі. Перш за все, це миттєвий пошук інформації в будь-якому, зручному для Вас напрямі за допомогою, наприклад, функції фільтрації даних.

Виходячи з описаного вище, передбачається наступний алгоритм оформлення посвідчень на відрядження. Первинний журнал, а

вже з нього дані повинні експортуватися у форму посвідчення на відрядження.

Отже, після отримання наказу визначається — чи є в базі даних даний співробітник. Якщо є (їздив у відрядження раніше), то тоді рядок з реквізитами цього співробітника копіюється і робиться подальша вставка її в кінець списку. Після цього вводяться необхідні виправлення.

Після заповнення рядків з усіма співробітниками, у всі ці рядки однією операцією вводиться дата і номер наказу, і дата вибуття у відрядження. Після заповнення журналу всі, вже автоматично заповнені, посвідчення на відрядження виводяться на друк.

А що ж може одержати підприємство в результаті звільнення робочого часу фахівця? Який може бути економічний ефект? Вважається легко. В результаті автоматизації процесу нововведення звільняється приблизно половина робочого дня фахівця. А це 10 робочих днів в місяць або економія половини місячної зарплати фахівця. Цьому фахівцю на робочий час, що звільнився, можна доручити виконання додаткової роботи. Якщо ж мінімізувати витрати робочого часу ще одного фахівця в цьому відділі, то звільниться робоче місце. Не забудьте і про вартість утримання фізичного робочого місця. Разом декілька тисяч доларів на рік! І це лише на одному прикладі, а їх на підприємстві можна знайти велику кількість.