Стадії процесу товаропостачання

У товаропостачанні роздрібної торговельної мережі виділяються та-кі основні заходи (стадії процесу товаропостачання) (Апопій, 2005):

визначення потреби в товарах;

вибір джерел, форм і методів товаропостачання;

визначення раціональної частоти доставки й оптимальнихрозмірів партій завезення товарів.

оформлення замовлення на поставку товарів;

встановлення схем постачання;

укладення угод на постачання товарів (договорів поставки,купівлі-продажу товарів) та контроль за їх виконанням;

організація доставки товарів у магазини;

приймання товарів і його документальне оформлення.

Розглянемо більш детально кожну з них.

Визначення потреби в товарах (більш докладно див. у розділі7) здійснюється з метою забезпечення неперервної циркуляції то-варної маси в обсягах та структурі, які б відповідали обсягам, стру-ктурі та ритму реалізації товарів у відповідному плановому періоді.

Для визначення потреби в товарах для торговельних підпри-ємств можуть застосовуватися такі методи:

балансовий метод;

екстраполяція динамічних рядів продажу товарів;

використання коефіцієнта еластичності;

нормативний метод;

метод, що ґрунтується на використанні оперативних данихпро зміни попиту споживачів на ринку;

економіко-математичне моделювання та ін.

Вибір методу визначення потреби в кожному конкретному ви-падку залежить від умов діяльності торговельного підприємства,наявності, повноти та достовірності відповідної комерційної інфо-рмації, особливостей економічної ситуації та ін.

Вибір джерел, форм і методів товаропостачання. B умовахринкової економіки в організації товаропостачання беруть участьрізноманітні суб'єкти ринку, які можна об'єднати в такі основнігрупи (Апопій, 2005):

промислові підприємства-виробники товарів — підприємст-ва харчової, легкої та інших галузей народногосподарського ком-плексу України, які забезпечують виробництво основної частинитоварів споживчого призначення (продукти харчування, одяг, голо-вні убори, панчішно-шкарпеткові вироби, взуття, технічно складнітовари та ін.). До цієї групи можна віднести і підприємства місце-вої промисловості, які забезпечують постачання товарів, які вироб-ляються з місцевої сировини (наприклад, будівельних матеріалів);

сільськогосподарські підприємства-виробники продукції аг-ропромислового комплексу — сільськогосподарські підприємства,сільськогосподарські ТОВ, селянські (фермерські) господарства,приватні селянські господарства, а також переробні підприємстваагропереробного комплексу (в т. ч. приватні) та постачальницькіорганізації. Ці постачальники забезпечують надходження в роздрі-бну торговельну мережу сільськогосподарської продукції у свіжо-му та переробленому вигляді;

оптові бази, дрібнооптові підприємства (дрібнооптові мага-зини-склади) та торговельно-посередницькі організації, які поста-чають у роздрібну торговельну мережу продукцію найрізноманіт-ніших вітчизняних і зарубіжних виробників. До цієї групи можнаумовно віднести власні склади роздрібних торговельних підпри-ємств та їх об'єднань, а також частину приватних підприємців, якіспеціалізуються на завезенні в Україну невеликих партій товарівіноземного виробництва з Китаю, Туреччини, Польщі, Росії, Італіїта ін.);

власне виробництво торгівлі та громадського харчування —власні виробничі підрозділи торговельних підприємств (цехи з ви-робництва кондитерських виробів, м'ясних, рибних та овочевихкулінарних виробів, власні підсобні господарства й фасувальні це-хи роздрібних торговельних підприємств) та торговельних систем(наприклад, виробничі підприємства системи споживчої кооперації,які виготовляють хлібобулочні, ковбасні та копчені вироби, безал-когольні напої, столярні вироби, постільну білизну, робочий одягта ін.) і підприємства ресторанного господарства, які частину виро-бленої продукції та напівфабрикатів відпускають у роздрібну тор-говельну мережу;

інші джерела товаропостачання — громадяни-підприємці безстворення юридичної особи (які займаються виробництвом окре-мих видів продукції або індивідуальними промислами), навчальні,виховні заклади, громадські організації, які здають на реалізаціюпродукцію тощо). Характерною особливістю цієї групи джерел то-варопостачання є, як правило, нестабільний характер постачаннявиробів у незначних обсягах.

Для формування широкого та стійкого асортименту товарів упідприємствах роздрібної торгівлі необхідно організувати завезен-ня товарів від різних постачальників. Так, наприклад, хліб і хлібо-булочні вироби, молоко і молочні продукти, м'ясо і м'ясопродукти,та інші продовольчі товари з обмеженими термінами зберігання вмагазини завозяться безпосередньо з виробничих підприємств (мо-локозаводів, м'ясокомбінатів, пекарень, підприємств харчової про-мисловості); значну частину товарів складного асортименту (одяг,взуття, культтовари, кондитерські вироби та ін.) у роздрібну торго-вельну мережу завозять зі складів оптових торгових баз або влас-них складів підприємств роздрібної торгівлі. Крім того, значна час-тина товарів у магазини надходить від сільськогосподарськихпідприємств (як колективних, так і приватних та фермерських гос-подарств), постачальницьких організацій, окремих громадян та ін.Додаткові товарні ресурси для забезпечення торговельної діяльнос-ті торговельні підприємства можуть отримувати від власних виро-бничих підрозділів, підприємств або цехів ресторанного господарс-тва тощо. У підсумку товари в кожен з магазинів завозяться, якправило, одночасно з різних джерел і від багатьох постачальників(у середньому — 5—8), що ускладнює процес організації та управ-ління товаропостачанням. Водночас централізація товаропостачан-ня (завдяки зменшенню кількості постачальників) дозволяє більшраціонально організувати весь процес товаропостачання, сконцент-рувати необхідні товарні ресурси і забезпечити умови для безпере-бійної торгівлі з меншими запасами товарів у роздрібній торгове-льній мережі.

Тому під час вибору джерел товаропостачання враховують ти-пи і розміри магазинів, обсяги їх товарообігу, специфіку асортиме-нту товарів, географічне розташування постачальників, рівеньтранспортних витрат та ін. При цьому навіть одне підприємство-постачальник може мати кілька поряд або відокремлено розміще-них структурних одиниць (складів, цехів тощо), з яких товари заво-зяться у роздрібну торговельну мережу.

Вибір форм товаропостачання передбачає ухвалення рішенняпро необхідність використання одного з двох видів:

1 Складська форма товаропостачання забезпечує зберіганнятоварів і здійснює всі необхідні операції з підбору асортименту то-варів для роздрібної торговельної мережі: розпакування, перевіркуякості, комплектування невеликих партій товарів у широкому асор-тименті; в окремих випадках на складах здійснюються також опе-рації з фасування продовольчих товарів, підготовки товарів до про-дажу та ін. Склади мають можливість відправляти в магазинитовари збільшеними або навпаки зменшеними партіями, в підсор-тованому асортименті (в т.ч. укладаючи в одну одиницю транспор-тної тари — контейнера, тари-обладнання — по кілька одиниць абоблоків товарів різних найменувань).

Складська форма дозволяє забезпечити концентрацію товарнихзапасів на складах роздрібної торгівлі, забезпечити в роздрібній то-ргівлі більш широкий асортимент товарів і безперебійну торгівлюними з меншими поточними запасами; разом з тим товаропоста-чання роздрібної торговельної мережі з торгових складів обумов-лює необхідність здійснення додаткового комплексу складськихоперацій, повторного виконання завантажувально-розвантажуваль-них робіт, що призводить до зростання витрат обігу підприємствторгівлі. Тому працівники торговельних підприємств повинні ви-значати доцільність вибору транзитної або складської форми това-ропостачання на основі врахування конкретних умов діяльностіпідприємства, економічних наслідків прийнятого рішення та по-треб і запитів населення щодо асортименту товарів у підприємствахроздрібної торгівлі. Так, наприклад, при складській формі товаро-постачання існує можливість сформувати в магазинах більш широ-кий асортимент товарів, що сприяє повнішому задоволенню попитунаселення і нарощуванню обсягів роздрібного товарообігу.

2 Транзитна форма товаропостачання характерна, як правило,для великих спеціалізованих та універсальних магазинів. Вонасприяє прискоренню обігу товарів, зменшенню повторних переве-зень і кількості завантажувально-розвантажувальних і складськихоперацій, скороченню потреби в складських приміщеннях і витратна їх утримання, зниженню рівня втрат товарів (через бій, псуваннятоварів і тари). Її застосуванню сприяє укрупнення торговельнихпідприємств і розвиток контейнерних та пакетних перевезень това-рів. Водночас транзитна форма веде до порушень повноти і ком-плектності асортименту товарів, відносного збільшення розмірів тасповільнення оборотності товарних запасів у магазинах і усклад-нює управління ними. Використання транзитної форми товаропос-тачання стримується також розосередженістю та подрібненістюроздрібної торговельної мережі (Апопій, 2005).

Таким чином, з точки зору швидкості доставки і найменшихвитрат на перевезення більш раціональною формою товарорухує транзитна. Завезення товарів на склад (склади) уповільнюєшвидкість товарного обігу, збільшує витрати на зберігання й ін-ші складські операції. І якщо немає потреби у завезенні товарівна проміжні склади, що обумовлюються особливостями товарно-го асортименту, умовами товаропостачання, розмірами партійпоставки та ін., то слід застосовувати транзитну форму товаро-руху (Апопій, 2005).

При виборі форм товароруху аналізують два показники — шви-дкість доставки і витрати обігу. Ці показники тісно взаємо-пов'язані. Виграш на швидкості доставки товарів іноді супрово-джується зростанням витрат обігу, внаслідок того, що партіятовару, завезена без підсортування, буде довго продаватися в мага-зині, з'являться додаткові витрати на зберігання товарів, збіль-шиться розмір їх втрат тощо. Отже майже зникне економія відшвидкості доставки товару. Тільки на основі всебічного аналізуцих показників у сукупності в ланках оптової та роздрібної торгівліможна більш правильно вирішити питання щодо вибору форм то-вароруху (Голошубова, 2004).

Умови доцільності застосування транзитної і складської формитоваропостачання наведено у табл. 10.3.

Таблиця 10.3

УМОВИ ДОЦІЛЬНОСТІ ЗАСТОСУВАННЯ ФОРМ ТОВАРОПОСТАЧАННЯ

Параметри

Транзитна форматоваропостачання

Складська форматоваропостачання

Товари

простого асортименту[5], які непотребують додаткового під-сортування, фасування тощо іпотребують високоспеціалізо-ваного сервісу

2

складного асортименту , щопотребують комплектування,підсортування, формуванняширокого та глибокого асор-тименту

Обсяги поста-вок

достатні для покриття витратна прямий збут і заповненняоднієї одиниці транспортноїтари

великі партії товарів від різ-них спеціалізованих виробни-чих підприємств

Терміни реа-лізації

обмежені (молочні продукти,ковбасні вироби, хліб тощо)

подовжені (мінеральна вода,соки тощо)

Виробництвоі споживаннятоварів

сезонне

несезонне

Джерела то-варо-

постачання

місцеві

іногородні

Роздрібні тор-говці

нечисленні і зосереджені наобмеженій території

невеликі магазини і дрібноро-здрібні торговці, розгалуженамережа

Оптові торго-вці

володіють достатньою мере-жею власних складів і примі-щень для зберігання товарів

не мають власних складів іприміщень для зберігання то-варів

Ціни на товари

швидко коливаються і потре-бують негайного узгодження зроздрібним торговцем

відносно постійні

Організація процесу товаропостачання суттєво залежить від то-го, беруть у ньому безпосередню участь працівники підприємствроздрібної торгівлі чи процеси постачання товарів у магазини здій-снюються без них. 3 урахуванням цієї ознаки розрізняють два ме-тоди товаропостачання:

децентралізований («самовивіз»);

централізований.

Децентралізований метод товаропостачання передбачає вико-нання транспортно-експедиційних операцій силами і засобами роз-дрібних торговельних підприємств, тобто всі операції з завезеннятоварів від складів постачальників, починаючи з пошуку транспор-ту, роздрібні підприємства виконують самостійно. У цьому разі дляодержання товарів від постачальника працівник роздрібного торго-вельного підприємства сам шукає транспортний засіб і прибуває донього з належно оформленим дорученням, в якому зазначаютьсяасортимент і кількість товарів, необхідних магазину.

Ha основі доручення оформляються відбірковий лист, рахунок-фактура, за яким відпускають товари, товарно-транспортна і податко-ва накладні. Отримані від матеріально відповідальної особи складупостачальника товари завозяться у пункти їх роздрібного продажу.

Можливий і такий варіант організації цієї роботи, коли на осно-ві договору з роздрібним торговельним підприємством автогоспо-дарство надає транспортний засіб, а виконання експедиційних опе-рацій бере на себе підприємство роздрібної торгівлі, яке направляєдо постачальника власного експедитора, і той організовує при-ймання та завезення товарів у магазини.

Децентралізований метод товаропостачання передбачає вико-нання силами працівників роздрібної торгівлі операцій завантажу-вання товарів на транспортний засіб у постачальника. Тому роздрі-бні торговельні підприємства вимушені нести додаткові витрати наоплату праці вантажників і експедиторів, які забезпечують завезен-ня товарів у магазини.

Застосування децентралізованого методу товаропостачання та-кож веде до відволікання працівників роздрібних торговельнихпідприємств від виконання основних функцій з обслуговування по-купців (у магазинах з одним продавцем застосування цього методувикликає необхідність тимчасового закриття на час, необхідний дляпоїздки за товарами).

При застосуванні децентралізованого методу товаропостачаннязначно зростають витрати обігу, зокрема транспортні витрати(оскільки більшість магазинів не мають власних транспортних за-собів), нераціонально використовується вантажопідйомність транс-портних засобів через їх неповне завантажування товарами і збіль-шення часу простоїв автомобілів (внаслідок невпорядкованостіпроцесів відбору товарів, оформлення документації, вантажно-розвантажувальних робіт, одночасного прибуття до постачальниківпредставників багатьох підприємств роздрібної торгівлі).

Особливо невигідним є цей метод у разі організації завезеннятоварів, які не потребують огляду та ознайомлення з їх споживчи-ми характеристиками безпосередньо в постачальника (в першу чер-гу товарів простого і стійкого асортименту).

Водночас у разі організації постачання товарів складного іскладнотехнічного асортименту працівники магазинів мають мож-ливість безпосередньо оглянути товари на складі постачальника,ознайомитися з їх асортиментом і отримати кваліфіковані консуль-тації від персоналу постачальника. Завдяки цьому існує можливістьсформувати оптимальний асортимент товарів і не допускати заве-зення в роздрібну торговельну мережу товарів, що не користуютьсяпопитом у споживачів. Додатковою перевагою децентралізованогометоду товаропостачання є скорочення тривалості інтервалу міжзамовленням та завезенням товарів, оскільки отримання товарівпри цьому методі можливе в день відбору на складі.

Більша ефективність системи товаропостачання досягається приорганізації товаропостачання на основі централізованого завезеннятоварів.

Постачання товарів при їх централізованому завезенні здійсню-ється силами і засобами постачальників або транспортних підпри-ємств за заявками магазинів і на основі завчасно розроблених гра-фіків і маршрутів.

При цьому всі транспортно-експедиційні операції виконуються,як правило, централізовано, без участі представників роздрібноїторговельної мережі; обов'язком постачальника є завантажуваннятоварів на транспортний засіб, їх перевезення, забезпечення збере-ження і вчасної доставки в кожен магазин. Централізоване завезен-ня товарів здійснюється згідно з поточними заявками магазинів.

Централізоване завезення товарів дозволяє:

організувати планомірне завезення товарів відповідно до за-тверджених графіків, маршрутів, технологічних карт;

покласти відповідальність за доставку товарів у магазини напостачальників або транспортні підприємства;

звільнити працівників роздрібної торгівлі від пошуку транс-порту, від поїздок та експедирування товарів, зосередити їх увагуна виконанні обов'язків з обслуговування покупців;

більш ритмічно організувати завезення товарів, забезпечитишироту і стійкість асортименту товарів і прискорення оборотностітоварних запасів;

зменшити потребу в складській площі і збільшити торговуплощу магазинів (за рахунок скорочення обсягів запасів та відпові-дних приміщень);

впроваджувати комплексну механізацію вантажно-розвантажувальних робіт, розвивати перевезення товарів у контей-нерах, тарі-обладнанні, пакетні (пакетно-модульні) перевезення,скорочувати простої транспортних засобів і ефективніше викорис-товувати їх;

прискорити і спростити документообіг і розрахунки між по-стачальниками та оптовими покупцями.

Централізоване завезення товарів застосовують як при складсь-кій, так і при транзитній формі товаропостачання торговельної ме-режі. Воно може здійснюватися підприємствами промисловості,іншими товаровиробниками, оптовими базами чи складами підпри-ємств роздрібної торгівлі.

Централізоване завезення товарів може здійснюватися з вико-ристанням різних форм експедиційних операцій:

силами автотранспортних підприємств, які беруть на себевиконання всіх експедиторських функцій (приймання товарів відпостачальника, оформлення транспортних документів, завезення іздавання товарів у магазини із взяттям на себе матеріальної відпо-відальності під час транспортування:

силами постачальників, які виконують експедиторські функ-ції, а автотранспортне підприємство лише надає на підставі догово-ру з постачальником відповідні транспортні засоби.

Безпосередня робота з організації централізованого завезеннятоварів у роздрібну торговельну мережу має багатоаспектний хара-ктер і передбачає комплекс підготовчих заходів для впровадженняцентралізованого завезення товарів, який містить:

аналіз розміщення підприємств роздрібної торгівлі, форму-вання переліку об'єктів роздрібної торговельної мережі, в які орга-нізовуватиметься централізоване завезення товарів, їх групуванняза типами та обсягами товарообігу;

формування переліку товарів, які повинні централізовано за-возитися в роздрібну торговельну мережу, встановлення мінімаль-них норм їх відвантаження, розрахунок вантажообігу, оптимальнихрозмірів партій і частоти завезення товарів, потреби в транспорт-них засобах і багатооборотній інвентарній тарі, розроблення раціо-нальних маршрутів доставки товарів;

підготовку будівель, механізмів і обладнання експедиційнихі товарних складів, роздрібних торговельних підприємств, транспо-ртних засобів для виконання операцій, пов'язаних з доставкою то-варів;

визначення переліку осіб, відповідальних за централізованезавезення і встановлення системи матеріальної відповідальностісторін за дотримання умов, визначення порядку документообігу іпроведення взаєморозрахунків сторін, проведення інструктажу всіхучасників процесу товаропостачання;

розрахунок ефективності системи товаропостачання та вияв-лення резервів її підвищення.

У практиці вітчизняної торгівлі застосовуються й інші методитоваропостачання, зокрема постачання через пересувні склади, пе-ресувні кімнати товарних зразків, роз'їзних товарознавців та ін.

Постачання через пересувні склади може застосовуватися длязабезпечення товарами щоденного попиту невеликих неспеціалізо-ваних магазинів у сільській місцевості. Такі склади, як правило, об-ладнуються в автомобілях із закритим кузовом. Автомобілі забез-печуються товарами простого асортименту і за встановленимиграфіками та маршрутами об'їжджають роздрібну торговельну ме-режу Визначення потреби в товарах і оформлення їх відпуску дляпотреб магазину проводиться безпосередньо на місці комірником іпрацівником підприємства роздрібної торгівлі.

Пересувні кімнати товарних зразків теж організовуються на ба-зі автомобілів з закритим кузовом, але їх оснащують лише зразкамитоварів, які є на складах оптового підприємства. Товарознавці оп-тового підприємства в процесі об'їзду магазинів за встановленимиграфіками і маршрутами інформують їх працівників про асорти-мент наявних товарів і приймають заявки на завезення товарів.

Роз'їзні товарознавці теж об'їжджають магазини за встановле-ними графіками, знайомлячи працівників магазинів з наявним набазах асортиментом товарів і приймаючи замовлення на завезеннятоварів. Прийняті пересувними складами або роз'їзними товаро-знавцями заявки передаються на склади оптового торговельногопідприємства для їх виконання; термін виконання прийнятих за-явок не перевищує, як правило, 3—4 днів.

3 Визначення раціональної частоти доставки й оптимальнихрозмірів партій завезення товарів.

3 погляду потреб організації товаропостачання особливу увагутреба приділяти оптимізації частоти завезення і розмірів партійтоварів, враховуючи при цьому зміни попиту покупців, оборот-ність товарів, їх фізико-хімічні властивості, наявність товарнихзапасів.

Також необхідним є визначення частоти та розмірів партій заве-зення товарів з обмеженими термінами реалізації. Запаси товарів зтермінами реалізації 2—3 дні у магазинах не повинні перевищуватипотреб 1—2 днів торгівлі. Тому розмір партії завезення таких това-рів визначають залежно від граничних термінів реалізації такихпродуктів у обсязі одно- чи дводенної реалізації.

Частота завезення товарів і розміри партій їх завезення можутьзалежати також від технічних можливостей магазинів (наприклад,від наявності у них приміщень для приймання, зберігання та підго-товки товарів до продажу або ж від наявності та потужності холо-дильного торговельного обладнання — у разі необхідності органі-зації завезення товарів з обмеженими термінами реалізації, щопотребують охолодження).

Значно складнішим є вирішення завдання з оптимізації параме-трів системи товаропостачання для товарів з тривалішими терміна-ми зберігання (консервна продукція, бакалійні вироби, кондитерсь-кі вироби, непродовольчі товари). У цьому разі передорганізаторами процесу товаропостачання постає оптимізаційне за-вдання з визначення оптимального розміру партії завезення това-рів, для чого застосовують підходи, викладені у п. 8.3.

4 Оформлення замовлення на поставку товарів є безпосеред-ньою підставою для завезення товарів у роздрібне торговельне під-приємство, яке працівники торгівлі ще називають «заявкою».

Як правило, замовлення складають у двох примірниках за вста-новленою формою; у ньому наводяться:

перелік назв товарів, які необхідно завезти в магазин;

їх основні асортиментні ознаки (вид, сорт, ціна одиниці та ін.);

необхідна кількість товарів кожного найменування.

Якщо замовлення складається на товари складного асортимен-ту, то кількість виробів у внутрішньогруповому асортименті (за ви-дами, розмірами, фасонами та ін.) рекомендується визначати з ура-хуванням їх питомої ваги у продажу товарів даної групи.Можливий варіант форми замовлення на завезення товарів наведе-но у табл. 10.4.

Таблиця 10.4

ФОРМА ЗАЯВКИ НА ЗАВЕЗЕННЯ ТОВАРІВ У МАГАЗИН

ЗАЯВКА

Директорові   бази

У магазин      

у період з «     » до «   »          200_ р. прошу завезти такі товари:

Назва товару,характеристика

Од виміру

Кількість

Ціна

Сума

 

 

 

 

 

Зав. магазину /           /

Під час складання замовлення товари в ньому доцільно запису-вати в певному порядку, зокрема рекомендується спочатку запису-вати ті товари, які передбачені асортиментним переліком магазину(затвердженим асортиментним мінімумом), але на час складаннязаявки їх немає в продажу; потім товари, запаси яких у магазиніпотрібно поповнити, а після цього товари, на які прийняті замов-лення від покупців або введення яких в асортимент дозволить на-ростити роздрібний товарообіг. При цьому товари-новинки, які ра-ніше в магазині не реалізовувалися, доцільно замовляти вневеликих кількостях.

Певну користь для організації процесів товаропостачання можедати зазначення в замовленні інформації про запаси товарів на датускладання заявки та встановлений норматив товарних запасів, профактичні обсяги середньоденної реалізації товарів у магазині, пронаявність у ньому залишків зайво завезених і неходових товарів іззазначенням їх кількості. Сформоване в письмовій формі замов-лення підписує директор або завідувач магазину, після чого йогозавіряють печаткою підприємства і передають постачальникові длявиконання. Для полегшення контролю виконання поданих замов-лень їх доцільно реєструвати в спеціальному журналі з зазначеннямдати подання.

Порядок оформлення і час подання замовлень регламентуєтьсяукладеною угодою між підприємством роздрібної торгівлі і поста-чальником. У практиці вітчизняної торгівлі, як правило, замовлен-ня на постачання продовольчих товарів подаються за 1 день до їхзавезення, на непродовольчі товари — за 2—3 дні. Разом з тим придецентралізованому методі товаропостачання замовлення подаєть-ся безпосередньо в день відвідання підприємства-постачальникапід час особистого відбору товарів.

Спосіб передачі замовлення залежить від прийнятого методувідпуску товарів від обраного постачальника. Замовлення можутьпередаватися під час особистого відбору товарів, телефоном, уписьмовій або усній формі.

Особистий відбір товарів застосовується переважно щодо то-варів складного асортименту (тканини, швейні вироби, взуття, га-лантерейні товари та ін.), коли вибір фасонів, рисунка, кольористи-чного оформлення вимагає особистої участі працівника торго-вельного підприємства, який безпосередньо на складах, в асорти-ментному кабінеті, у демонстраційному залі або в залі (кімнаті) то-варних зразків знайомиться з наявним асортиментом пропонованихтоварів, тимчасово відсутніми товарами, на які може бути прийнятезамовлення. Інформацію про вибрані товари (з відповідними кода-ми), їх асортиментні ознаки, необхідну кількість і т.п., представникпокупця відмічає в спеціальному формулярі. Як правило, під часособистого відбору приймання замовлень і оформлення на їх основівідбірних листів (відбірних відомостей тощо) здійснюють товаро-знавці за окремими групами товарів (на оптових базах) або мене-джери з продажу підприємства-постачальника. Оформлені такимчином замовлення та відбірні листи передаються на склад для від-бору товарів і виписування рахунків-фактур та накладних.

Замовлення на товари простого асортименту можуть виконува-тися і подаватися у письмовій або усній формі, у т. ч. телефоном, зреєстрацією в спеціальному журналі часу їх подання та вимог мага-зину щодо асортименту і кількості товарів відповідальними праців-никами постачальника (наприклад, торговим відділом, диспетчер-ською службою, відділом логістики). Письмові замовленнярекомендується складати на бланках, в яких наведений перелік то-варів і графи для зазначення кількості кожного товару (це спрощуєскладання замовлення і знижує ймовірність пропуску товарів); іно-ді бланк замовлення ділиться на кілька відривних частин відповід-но до кількості секцій складу, які виконують замовлення.

У разі функціонування кількох магазинів у складі торговельноїмережі замовлення в розрізі загального асортименту товарів мо-жуть передаватись у торговий відділ, де товарознавці узагальню-ють заявки, визначають загальну потребу в товарах від кожного зпостачальників і узгоджують з останніми обсяги та терміни заве-зення товарів у кожен з магазинів.

Замовлення товарів, які завозяться в магазини стандартнимимісцями (зі стандартною масою чи з постійно встановленим асор-тиментом), можна здійснювати на основі автоматичних замовлень.Для цього використовують, наприклад, ярлики, які вкладаються вкожен ящик, контейнер, і на звороті яких працівники магазину за-значають кількість місць даного товару для наступного завезення.

5. Встановлення схем постачання здійснюють шляхом розроб-лення карт-схем завезення товарів, на яких умовними знаками по-значаються джерела надходження товарів, пункти їх завезення і всітранспортні шляхи, якими можуть завозитися товари. Ці схеми ви-значають конкретний порядок руху товарів від промислових, сіль-ськогосподарських, переробних підприємств, оптових баз та іншихпостачальників до роздрібних торговельних підприємств (до кож-ного окремого магазину, кіоску тощо) у розрізі кожної товарноїгрупи, а за потреби — і в розрізі окремих підгруп товарів. І на ос-нові цих карт-схем розроблюються маршрути і графіки завезеннятоварів у магазини.

Загалом під графіком розуміють документ, у якому визначенапослідовність настання тих чи інших подій. У практиці товаропос-тачання розрізняють транспортні графіки, графіки завезення това-рів і графіки їх відбирання. Транспортний графік — документ, вякому визначаються кількість, місце і час подання транспортнихзасобів кожного типу для організації завезення товарів у роздрібніторговельні підприємства. Графік завезення товарів — це розклад,в якому зазначається, в які дні і години товар буде доставлятися вмагазини. Найбільш досконалою формою організації доставки то-варів є їх завезення за погодинними графіками; при цьому час до-ставки товарів не має збігатися з часом обідньої перерви в магазині.Можлива форма графіка завезення товарів наведена у табл. 10.5.

Таблиця 10.5

ФОРМА ГРАФІКА ЗАВЕЗЕННЯ ТОВАРІВ

ГРАФІК ЗАВЕЗЕННЯ ТОВАРІВ                                                     у магазин №  

(назва групи товарів)

на «     »          200      p.

То-вар

Постачаль-ник, адреса,номер теле-фону

Підлягає завезенню

Середня пар-

Дата за-везення

од. кг

тис. грн

тія завезення,тис. грн

 

 

 

 

 

 

Начальник торгового відділу

/

 

/

Графіки завезення розробляються на основі завчасно розрахо-ваної частоти завезення і розмірів партій. Залежно від прийнятоїсистеми подання замовлень графіки складаються на квартал, мі-сяць, декаду або день.

Здебільшого графіки завезення розробляються в розрізі днівтижня або чисел місяця; при цьому більш зручним є графік, скла-дений за днями тижня, оскільки він забезпечує ритмічність і рівно-мірність доставки товарів. Водночас календаризація графіка за чис-лами місяця дозволяє врахувати існування особливих днів торгівлі(наприклад, вихідних і святкових днів), перед яким доцільно пе-редбачити додаткові рейси автомобілів з товарами. Під час розроб-лення таких графіків важливо не допустити одночасного прибуттятоварів від кількох постачальників; у разі завезення товарів за кіль-цевим маршрутом дати надходження товарів для всіх магазинів од-ного маршруту мають збігатися.

Одним із варіантів удосконалення організації процесів товаро-просування є розроблення графіків, які передбачають доставкуокремих товарів (молоко, хліб тощо) у магазини в нічний час, коливодій-експедитор залишає товари і документи в спеціальному при-міщенні — шлюзі без участі в прийманні працівників магазину.

Для ефективної організації процесів товаропостачання розроб-ляються графіки відбирання товарів. При цьому на практиці днівідбирання товарів передбачаються, як правило, лише для непродо-вольчих товарів; у зв'язку з меншою складністю асортименту про-довольчих товарів у графіках зазначаються лише дні їх завезення.Найбільшого поширення такі графіки набули в системі споживчоїкооперації (табл. 10.6).

Ha основі замовлень і графіків складаються маршрути доставкитоварів у роздрібну торговельну мережу. Маршрут — це шлях ру-ху транспортного засобу, який відображає послідовність завезеннятоварів від місця їх відправки до магазинів на основі єдиноготранспортного документа. У маршрут вміщується одне або кількаторговельних підприємств залежно від розміру партій товарів, щодоставляються, територіального розташування магазинів, відстаніміж ними, виду транспорту, його вантажопідйомності тощо (див.розділ 8).

Таблиця 10.6

ЗРАЗОК ГРАФІКІВ ВІДБИРАННЯ І ЗАВЕЗЕННЯ ТОВАРІВ

ГРАФІК ВІДБИРАННЯ I ЗАВЕЗЕННЯ ТОВАРІВЗ           бази у магазини        

1 Непродовольчі товари

Пор.номер

Дні відби-рання

Дні заве-зення

Назва покупців-одержувачів

 

 

 

 

2 Продовольчі товари

Пор.номер

Дні відби-рання

Дні заве-зення

Назва покупців-одержувачів

 

 

 

 

Маршрути розробляють з урахуванням вантажопідйомності ав-томобілів відокремлено для завезення продовольчих і непродово-льчих товарів. Доцільність вибору того чи іншого виду маршрутувизначається необхідністю максимального зниження витрат на до-ставку товарів і підтверджується проведенням достатньо складнихекономічних розрахунків.

У разі необхідності завезення товарів великою кількістю авто-мобілів для раціональної організації перевезень в пунктах відпускутоварів (на складах виробничих підприємств, на оптових базах) до-цільно створювати диспетчерську службу (службу логістики). Дис-петчери таких служб на основі графіків та маршрутів завезення то-варів ї прийнятих поточних заявок магазинів розподіляютьзавдання на підготовку товарів до відвантаження, регулюють по-дання транспорту під завантажування, оформляють комплект від-вантажувальних документів.

Під час розроблення графіків і маршрутів централізованого заве-зення товарів потрібно передбачити рівномірне навантаження в ро-боті складів та транспорту протягом тижня з тим, щоб на кожен ро-бочий день припадали приблизно однакові обсяги перевезень імінімальні відхилення потреби в транспортних засобах. Разом з тимважливо забезпечити і чітке дотримання затверджених графіків.

Укладення угод на постачання товарів (договорів поставки,купівлі-продажу товарів) та контроль за їх виконанням.

Для організації товаропостачання між підприємством-постачальником товарів і роздрібним торговельним підприємствомукладається договір поставки товарів, а також при централізовано-му методі товаропостачання додатково укладається договір переве-зення між постачальником та власником транспортних засобів зметою вчасної доставки товарів у магазини. Принципові підходи доукладання договорів викладені у п. 5.

Організація доставки товарів у магазини (див. розділ 6, 8).

Організація доставки товарів пов'язана з визначенням необхід-ної виду і кількості:

транспортних засобів;

інвентарної багатооборотної тари.

Для організації централізованого завезення товарів потрібно та-кож чітко визначити порядок оформлення супровідних документів іприймання товарів, які повинні забезпечити повне збереження то-варно-матеріальних цінностей. Необхідно зауважити, що різні по-стачальники в даний час можуть по-різному організовувати і поря-док оформлення цих операцій, і перелік супровідних документів,але здебільшого основними документами при організації товаропо-стачання є рахунок-фактура, товарно-транспортна накладна і пода-ткова накладна.

Рахунок-фактура, яка супроводжує товар під час його завезенняв роздрібну торговельну мережу, виписується (роздруковується задопомогою комп'ютерної техніки) підприємством-постачальникомна підставі відбірних листів, оформлених товарознавцями. Раху-нок-фактуру використовують для остаточної перевірки правильно-сті комплектування партії товарів для конкретного замовника, післячого рахунок-фактуру разом з товаром укладають в інвентарну та-ру, закривають і опломбовують. Передачу інвентарної тари з това-рних складів на експедиційний склад реєструють шляхом відміткиномерів окремих тарних місць у спеціальному журналі.

Ha експедиційному складі на кожну партію товарів (яка можеохоплювати декілька тарних місць) оформляють товарно-транспортну накладну. Під час передачі вантажу для завезення вроздрібну торговельну мережу саме в товарно-транспортній накла-дній підписується матеріально відповідальна особа експедиційногоскладу (комірник складу) та експедитор (ним може бути і водій ав-томобіля). Як правило, з урахуванням затвердженого постановоюКабінету Міністрів України порядку оформляють не менше 4 при-мірників товарно-транспортної накладної, з яких один залишаєтьсяна складі, а решта супроводжує товари до магазину. Відповідно дочинного в Україні законодавства перехід права власності на товариі виникнення відповідних податкових зобов'язань суб'єктів госпо-дарської діяльності (в тому числі торговельних підприємств) засві-дчується виписуванням податкової накладної.

При централізованому завезенні товарів матеріальну відповіда-льність за товари і тару під час їх завезення несуть водії або експе-дитори, які супроводжують вантаж. Підготовлені до відпуску на-лежним чином упаковані товари передаються експедиторові (воді-єві) за кількістю тарних місць, після чого він підписується в спеціа-льному журналі і одержує сформований комплект документів.

Товари, призначені для завезення в роздрібну торговельну ме-режу, завантажують в транспортний засіб з урахуванням порядкуоб'їзду магазинів (першими завантажують товари для магазину,який розміщений в кінцевому пункті маршруту). При організаціїцентралізованого завезення товарів завантажування і розвантажу-вання товарів покладається на постачальників, які своїми силами ітехнічними засобами виконують ці операції завдяки наявності впостачальників підйомно-транспортного обладнання та засобів ме-ханізації (це дозволяє зменшити обсяги ручних робіт і використо-вувати переважно механізований спосіб їх виконання).

8 Приймання товарів і його документальне оформлення.

У магазині матеріально відповідальні особи приймають товаривід експедитора за кількістю тарних місць (звертаючи увагу на ці-лісність пломб на них), для чого порівнюється їх фактична кіль-кість із записами в товарно-транспортній накладній. Факт передачіпартії товарів засвідчується підписами експедитора і матеріальновідповідальної особи магазину (повноваження такої особи підтвер-джуються разовою або постійною довіреністю на право отриманнятоварно-матеріальних цінностей, а її підпис в товарно-транспортнійнакладній завіряється спеціальним штампом магазину). Один при-мірник підписаної товарно-транспортної накладної залишається вмагазині, а два інші — повертаються на склад постачальника та вавтотранспортне підприємство. У разі, якщо пломби на окремихтарних місцях порушені, в момент надходження товарів прово-диться їх приймання за рахунком-фактурою; у разі виявлення роз-біжностей щодо кількості чи якості товарів складається відповід-ний акт (Апопій, 2005).