Розділ 3. Ревізійний процес в умовах автоматизованого оброблення інформації 3.1. Особливості оброблення й обліку бухгалтерської інформації з використанням ПЕОМ : Контроль і ревізія : B-ko.com : Книги для студентів

Розділ 3. Ревізійний процес в умовах автоматизованого оброблення інформації 3.1. Особливості оброблення й обліку бухгалтерської інформації з використанням ПЕОМ

Сучасне виробництво характеризується високою кон­центрацією й складністю застосовуваних технологій. Для бухгалтера цей факт означає зростання числа облікових об'єктів і збільшення кількості зв'язків між ними. Саме тому за останнє десятиліття автоматизовані бухгалтерські систе­ми (АБС) із застосуванням ПЕОМ міцно ввійшли в бухгал­терську практику України. Якщо обліковий процес велико­го підприємства не автоматизований, з усією впевненістю можна говорити про відсталість застосовуваних облікових технологій, тому що ми вважаємо їхньою частиною техно­логії виробництва.

Облікове середовище, що є носієм інформації про вироб­ництво, зазнало змін фізичного характеру на основі досягнень математики й мікроелектроніки. Імовірно, контроль повинен теж змінити свої позиції з урахуванням досягнень прогресу. І ці зміни повинні бути враховані насамперед суб'єктами кон­тролю (власниками, керівниками, КРС).

Уведення первинних даних і подальше оброблення їх ви­конуються на ПЕОМ, тому комп'ютер як носій інформації стає об'єктом уваги зацікавлених сторін. Особливо зростає

значення збереженності інформації та її доступності для авто- і

ризованого1 використання.

Застосування програмних пакетів обробки даних скоро­чує розрахунковий час одержання внутрішньої (необхідної са­мому бухгалтерові) і звітної (для передачі користувачам) інформації. Збільшення "фондоозброєнності" бухгалтера при­водить до більшої його інформованості й можливості швидко реагувати на несприятливі для нього ситуації.

Внаслідок комп'ютеризації облікового процесу частина документообігу - як інформація - виявилася на іншому носії, ніж звичний паперовий. Облікова інформація стала менш до­ступна для неопосередкованого сприйняття.

При роботі з паперовим документом ревізор здатний вико­нати його формальну перевірку (найменування підприємства, дата, кількість, сума, підписи). Каліграфічна експертиза допо­може визначити дійсність підписів, тобто з'ясувати, хто підпи­сав документ2.

Очевидно, що ревізор може вилучити паперовий документ для перевірки його дійсності. Експертиза дозволяє встановити: і оригінальність бланка документа; і достовірність підпису та печатки;

і наявність безпідставних виправлень у документі, не­помітних при візуальному огляді.

При аналізі облікової інформації в АБС перерахованих можливостей для перевіряючих немає:

багатьох документів у паперовому вигляді просто не існує, а роздрукування можливе на будь-якому папері; зміна дати й інших реквізитів електронного документа легко здісненна, а встановити цей факт можливо далеко не завжди3;

і підробка електроного підпису4 технічно складна, але як­що це здійснено, то слідів не залишається. Насамперед варто розрізняти просту автоматизовану сис­тему документообігу, у якій припустиме всього лише переси­лання документів як файлів з одного комп'ютера на інший. Далі йде автоматизована система оперативного обліку, потім - автоматизована система бухгалтерського обліку. Об'єднавши ці системи, одержимо інтегровану автоматизовану систему уп­равління підприємством. Інтегрована система включає: елек­тронну фіксацію факту первинної події5, нагромадження й пе­редачу цих даних у комп'ютери бухгалтерії для занесення їх в облікові реєстри. У бухгалтерії ж на підставі всіх отриманих даних з місць виникнення господарських подій іде їхнє уза­гальнення й формування офіційної звітності, звітів для керівництва, і т.д.

Нині в Україні відсутні закони, що регламентують бухгал­терський облік в АБС, відсутня й нормативно-правова основа для ревізії, що враховує особливості обліку за допомогою АБС. Тобто, відповідно до норм, прийнятих на сьогодні, КРС не беруть до уваги факту комп'ютеризації облікового процесу. Тому з нашого боку можливе лише теоретизування6 в сфері контролю підприємств із АБС.

Для усвідомленого сприйняття матеріалу цього розділу й орієнтування в ньому пропонуємо розрізняти ревізії:

підприємств із комп'ютеризованою системою обліку - на ПЕОМ;

і з використанням стандартного ПЗ7, а також програм, створених спеціально для перевірки конкретного підприємства (перевіряючі при цьому можуть застосову­вати власні переносні ПЕОМ).

і ревізію умов утримання АБС:

і перевірку утримання ЕОМ у належних умовах (апаратна платформа);

і перевірку змісту програмної частини (програмна плат­форма).

Очевидно, що всі ці види перевірок не виключають один одного, а навпаки, можуть успішно доповнювати, надаючи першій з них більшу оперативність, ефективність і вірогідність.

Дослідження особливостей ревізії АБС продиктоване тим, що з'явилися нові технології оброблення, зберігання й пере­дачі облікової інформації. При руйнуванні інформації в АБС ніхто не несе відповідальності перед законом за неможливість надання необхідних ревізорам даних. Тобто перевіряючим тільки й залишається, що, опираючись на первинні документи, самим вивести необхідну проміжну й звітну інформацію, яку вони можуть порівняти із уже переданим користувачам звітністю підприємства. Зрозуміло, що на це перевіряючі можуть витратити величезну кількість часу й зусиль. Простіше буде відмовитися від проведення перевірки, при­наймні на якийсь час. Причому очевидним є той факт, що пе­ревіряючі, відновлюючи великий обсяг облікової інформації, самі можуть помилятися (логічно, арифметично й т.п.).

Із цього випливає необхідність вироблення певних вимог до складу бригади ревізорів. Більше того, при вирішенні облікових завдань на ЕОМ можуть відбуватися зловживання, не відомі традиційному обліку. Самі інформаційні технології дають найширший простір для облудних маневрів, і якщо раніше приказка "написано пером - не вирубаєш сокирою" бу­ла підмогою ревізорові, то сьогодні термін "писано вилами по воді" повністю відповідає змісту й правовому статусу елек­тронних даних. Облікові дії в АБС часто знеособлені, і при пе­рекручуванні облікової інформації немає можливості знайти прямого винуватця порушень.

При ревізії медичних установ, наприклад, з метою пе­ревірки схоронності наркотичних препаратів й умов їхнього зберігання ревізор повинен вдатися до допомоги експертів. Експертиза точно скаже, чи це взагалі лікарський препарат, чи це той препарат, чи відповідають його фармацевтичні характе­ристики даним, наданим медичним закладом. Наведена ситу­ація практично виключає можливість ефективного контролю без залучення експертів. Перевірка ж підприємства з АБС мо­же виявитися ще більш складною. Тобто залучення в бригаду ревізорів фахівців з інформаційних систем є нагальною потре­бою сьогоднішнього дня.

Поява АБС ставить перед теорією контролю завдання ро­зуміння нових правил обігу з обліковою інформацією й за­вдання вироблення нових підходів до її перевірки.

З усіх, наведених міркуваннь можна зробити висновок: якщо підприємство середньої технологічної складності, пе­ревірка якого цілком під силу бригаді з 3-х або 4-х ревізорів за період 10 днів, перейде від звичайної паперової бухгалтерії на автоматизовану форму обліку, то ефективність ревізії може знизитися8. Такі обставини повинні вносити корективи в пла­ни контрольно-ревізійної діяльності.