3.4. Автоматизація контролю з використанням економічного аналізу : Контроль і ревізія : B-ko.com : Книги для студентів

3.4. Автоматизація контролю з використанням економічного аналізу

Метод економічного аналізу, який застосовує ревізор, потребує довгої й кропіткої роботи з відбору інформації. Та­кий аналіз може, наприклад, показати невідповідність обліко­вих даних у частині:

i фактичної наявності матеріалу на складі; i отримання матеріалу на складі; оплати цього матеріалу; виданого матеріалу зі складу; i інформації про поїздки за цим матеріалом; i нарахованої заробітної плати робітникам, які використо­вують цей матеріал;

i фактичною наявністю готової продукції на складі, при ви­робництві якої використовувався цей матеріал; i отриманими грошовими коштами за продукцію; відвантаженою готовою продукцією.

Під невідповідністю облікових даних розуміємо непогод­женість балансового рівняння в розрізі перерахованих вище пунктів і розбіжність цих рівнянь, між собою.

Для одержання необхідної інформації ревізор повинен зібрати документи, зрозуміло, або по групі подій на підприємстві (наприклад, по певному виду виробу), або у відрізку часу. Також потрібно розуміти, що як такі, перерахо­вані нижче форми документів, не мають принципового зна­чення. Ревізор звертає увагу на конкретну організацію обліку підприємства й економічний зміст внесеної в ці документи інформації, наприклад:

картки складського обліку; i документи про приймання матеріалів на склад; i платіжні доручення, видаткові касові ордери, інші доку­менти на оплату даного матеріалу;

i ЛЗК, вимоги та інші видаткові документи на даний вид матеріалу;

i маршрутні аркуші;

i таблиці розрахунку оплати праці робітників, відомості по видачі зарплати;

i дані ОТК про прийом готової продукції; i матеріали інвентаризації; i прибуткові касові ордери, виписки банків; i накладні на відвантаження продукції. Очевидно, що всі описані дані повинні вписуватися в принцип балансового рівняння (див. нижче). Але щоб зібра­ти всі вищенаведені документи, може знадобитися не один день. Більше того, при чіткій організації бухгалтерії ревізор, імовірно, одержить документи, що вимагаються, швидко. Але скільки потрібно уважної кропіткої праці, щоб з безлічі документів вибрати числові дані, необхідні для внесення в балансове рівняння. У принципі, в рамках "паперової" бух­галтерії така робота настільки трудомістка, що її проводять, як правило, тільки за наявності підозр, сигналів і виявлених порушень. Перераховані вище документи містять числову інформацію, яка, внесена в балансові рівняння, не повинна їх порушувати.

Формули цих рівнянь очевидні:

Залишок (поч. п){ + Надходження- Видаток = Залишок (кін., п), (*),

де i - окремий обліковий об'єкт.

Зрозуміло, можна будувати розрахунки й іншими спосо­бами, ми наводимо очевидні співвідношення. Неочевидні за­лежності повинні будуватися з урахуванням конкретних облікових технологій підприємства. Взагалі все моделювання майже завжди зводиться до одного - мінімізувати витрати шляхом усунення необґрунтованої перевитрати. Досягається це поданням різних впливових облікових об'єктів (особливо витрат) у координатах інших величин, і зворотним способом - вираженням випуску продукту через витрати як вихідні неза­лежні змінні.

Тепер же ми зробимо досить важливе припущення, яке можна буде використати при автоматизації ревізійного проце­су. Очевидно, що технологія підприємства включає: i оплату матеріалів; i завезення їх; i розміщення на складі; i передачу матеріалів у цех; i виробництво продукції; i нарахування зарплати за неї; i передачу продукції на склад; i одержання оплати за неї; i відвантаження продукції покупцеві.

Наведені облікові об'єкти відрізняють зміни з певною ритмічністю, що залежить від технології виробництва (і не тільки від неї). От ці дані [залишок(пп) — прихід — витрата — залишок(кп)] ми й візьмемо як елементи матриць, сформова­них з рядків (*). Тобто кожна матриця буде характеризувати певний період життя фірми, - наприклад, декаду або місяць. Кілька таких матриць характеризують простір станів підприємства в частині певної групи зв'язаних активів. Най­важливішою характеристикою групи таких матриць буде те, що елементи рядків кожної з них не можуть змінюватися за­надто швидко стосовно інших елементів рядків через інерцію технологічних зв'язків між ними (див. нижче приклад з ма­теріалом). Звичайно, ревізор і сам спроможний виявити тако­го роду "перегони"31, але в цьому випадку йому лише потрібно встановити граничні значення відхилень у залежностях між елементами різних рядків. Усю рутинну арифметичну роботу (до речі, більшу за обсягом) ПЕОМ візьме на себе.32

Тепер, коли ми виклали теоретичні основи автоматизації ревізійного процесу, буде не зайвим обговорити основи ор­ганізаційні. Очевидно, що описані методи можуть бути засто­совані тільки на підприємствах, оснащених потужними паке­тами програм, наприклад, 1С Підприємство, Axapta, SAP R3 або подібними до них за класом. Незважаючи на різницю в класі цих трьох програм, усі вони дають можливість швидко одержати структуровані дані практично з будь-якого розрізу діяльності підприємства - аж до видачі певних документів (договорів, касових ордерів, доручень) за певний період. Зви­чайно, ця можливість для ревізора надзвичайно зручна як спосіб практично миттєвого відбору його інформації, що його цікавить. Однак якщо з програмою 1С у підготовленого ревізора особливих проблем і не виникає, то з програмами класу Axapta або SAP R3 через екзотичність й потужність са­мого програмного продукту (як, втім, і будь-якої потужної програми автоматизації діяльності всього підприємства, а не тільки його бухгалтерського обліку) перед перевіряючими може виникнути питання: як саме одержувати необхідні дані з інформаційної бази підприємства. Вирішення цієї проблеми ми бачимо або у включенні в ревізійну бригаду фахівця з комп'ютерних систем, або обов'язкове ознайомлення пе­ревіряючих з подробицями роботи в подібних пакетах, з'ясу­вання їхніх особливостей до, а не під час перевірки підприємства. Наприклад, програма Axapta сконструйована творцями таким чином, що динамічно прораховує первинну інформацію, що вводиться в неї, і запізнювання звітних уза­гальнених даних у ній практично нульове. У програмі SAP R3 не можна одержати в цей момент узагальнені показники, тому що на це може знадобитися велика кількість годин роботи серверної частини програми, що, у свою чергу, утруднить ро­боту бухгалтерської служби підприємства. Так, при запиті на сервер з вимогою видати всі документи (наприклад, договори з певної тематики, скажімо, продажу) таке завдання буде вирішуватися приблизно одну або дві години. На небагато ус­кладнений запит може піти 3 або 4 год., а якщо запросити пов'язані між собою документи та ще й зробити з ними ариф­метичні обчислення, то такий запит може мати сильне наван­таження на головний блок програми й призвести до неможли­вості роботи з нею інших користувачів на підприємстві. Тому якщо ревізорові потрібні які-небудь узагальнюючі показники, то доцільно вимагати їх наприкінці робочого дня з урахуванням того, що головний комп'ютер мережі підприємства за ніч упорається із прорахунком і на ранок наступного дня необхідна інформація буде готова.

Досить важливий момент опитування персоналу підприємства - щоб з'ясувати правила роботи з потужним програмним пакетом. Звичайно, службовець має навички ро­боти з ним тільки в межах своєї ділянки відповідальності, то­му доцільно опитувати кілька людей і намагатися об'єднати отриману інформацію, маючи на меті повноцінно працювати з пакетом. За можливості опитування варто проводити серед більш молодих співробітників, тому що серед них вищий рівень комп'ютерної грамотності і від них можна швидше одержати зрозуміле пояснення.

Проводячи ревізію підприємств, оснащених програмами описуваного класу, перевіряючий, не знайомий із сучасними інформаційними технологіями, змушений буде повністю по­кластися на бухгалтера, що надає йому інформацію. Можли­во, працівник підприємства на вимогу надасть достовірні й повні узагальнені дані, можливо, дані будуть недостовірні або неповні - перевірити це ревізор буде не в змозі через ве­личезний обсяг роботи, який потрібно виконати для такого звірення. Тому ми вважаємо недоцільним направляти на пе­ревірки середніх і великих підприємств працівників кон­трольно-ревізійної служби, які мають слабке уявлення про сучасні технології автоматизації облікових процесів. Такий працівник може бути використаний тільки для перевірки фактичного стану матеріальних об'єктів (інвентаризація) - основних й оборотних коштів, для оцінки методології облікового процесу з метою перевірки адекватності його чинним законам.

Як це не дивно, але навіть на великих західних ком­паніях немає стрункої прозорої системи обліку й контролю їхньої діяльності. Фінансовий результат же завжди оцінюється з певною точністю, досить далекою від ідеальної.

На великих і середніх українських підприємствах при штаті управлінського апарату від десятків до сотень людей тільки обрані інформовані про реальне положення справ і можуть у прийнятний термін зібрати необхідну інформацію. Напри­клад, сучасне промислове підприємство має мільйонні обо­роти на місяць і виробничі запаси, оцінювані в такі ж суми. Уже при погрішності ведення обліку в 10% сума неточності в даних про діяльність легко складе сотні тисяч гривень, при цьому 10% неточність не є межею. Щоб знайти погрішність при оцінці активів, наприклад, запасів готової продукції по одному або двох відсотках, за найскромнішими підрахун­ками, необхідна одночасна строго погоджена робота 30-40 чоловік з тимчасовим блокуванням роботи окремих ділянок підприємства. У той же час багато промислових підприємств мають безперервний цикл виробництва, що унеможливлює їхню зупинку. Ці обставини надзвичайно утруднюють ревізійний процес і ставлять під сумнів будь-які результати перевірки, оскільки вони ґрунтуються на інформації, отри­маній з документів підприємства, що в більшості випадків не може бути точною. У свою чергу, це свідчить про об'єктивну необхідність розробки й застосування нових ме­тодів ревізії - на основі досягнень інформаційних техно­логій. Саме тому ми пропонуємо розглядати лінійно-пара­метричний аналіз як один з деяких способів одержання да­них про підприємство й оцінки їхньої вірогідності - з на­ступним виявленням сумнівних точок неузгодженості даних між собою. Безперечно, що при вдалому збігу обставин кваліфікований і досвідчений ревізор цілком здатний вия­вити порушення й зловживання, однак при великому обсягу документів і великій фізичній кількості запасів на підприємстві шанс відразу виявити порушення невеликий. У таких випадках необхідно використати логіко-матема- тичні прийоми для найшвидшого виявлення фактів і доку­ментів, що містять підозрілу інформацію, зокрема - опису­ваний нами ЛП-аналіз.

В АБС ревізор не витрачає часу й зусилля на пошук даних, він одержує їх на вимогу відразу. Надзвичайне значення для ревізора має те, що він може, опираючись на економічну логіку, написати практично незліченну кількість таких рівнянь (залежностей), дані яких повинні бути строго пов'язані між собою. Цей постулат розбиває всі можливості прихованого переміщення активів на підприємстві - адже партія фарби, металевого листа або іншого вихідного ма­теріалу обов'язково буде відбита у внутрішньому документо­обігу. У принципі, при правильно спланованому групово- му33 зловживанні реальна облікова інформація в поточному періоді не ховається. Але по закінченню звітного періоду всі документи на невідображену продукцію знищують, а сама продукція надходить на чорний ринок за готівку.

Для обізнаних з алгеброю очевидний факт формування двох купок матриць: у першій купці буде вихідна інфор­мація підприємства (суми з документів), у другій - зміни одних даних (самі по собі) і порівняно з іншими пов'язани­ми даними. Прямо напрошується введення похідної як швидкості зміни облікових даних. Мова йде про граничні швидкості зміни одних даних підприємства щодо інших. Як говорять математики, розподіл приросту матеріалів на гроші, витрачені на їхню доставку.

У розглянутому нами випадку з виробничими запасами очевидно, що:

1) за них сплачена певна кількість коштів;

2) для їх доставки транспорт здійснює певний пробіг;

3) з них виготовлена певна кількість продукції;

4) за виготовлення цієї продукції робітникам сплаче- на34 певна сума;

5) кількість товару на складі збільшується на певне число одиниць готової продукції.

Виходить, що якщо закупівлі матеріалу збільшилися, кількість продукції теж збільшилася, а нарахована зарплата зберігає колишній рівень, то цей факт повинен привернути до себе увагу ревізора. Якщо закупівлі великі, а транспортні вит­рати малі, знову може виникнути підозра; виплачені великі су­ми зарплати, а кількість продукції підозріло мала, і так далі - кількість ниток у такій павутині обмежена тільки часом і здатністю ревізора до математичного моделювання35. Можна рекомендувати КРС робити подібні ланцюжки для будь-якої тематичної перевірки, застосовуючи які при ревізії підприємств із АБС36, ревізори можуть знизити час перевірок у кілька разів. За рахунок економії корисного робочого часу перевіряючих можна збільшити охоплення підприємств Ук­раїни комплексними перевірками, які мають найбільшу ефек­тивність. Неважко припустити, що в наслідок таких нововве­день ефективність контрольно-ревізійної діяльності може різко зрости в межах усієї держави.

Для читача повинно бути очевидне споріднення запро­понованого методу й методу, відомого в теорії контролю як перевірка реальної можливості здійснення операції.

Лінійно-параметричний (ЛП) аналіз

Мета описуваного методу - виявити інформацію, що містить суперечливі й диспропорційні цифрові дані. Імовірно, кожний бухгалтер має свій особистий, що грунтується на дос­кональному знанні своєї облікової системи, підхід до виявлен­ня протиріч. Є в нього й контрольні точки в реєстрах, у яких числа повинні підкорятися заздалегідь відомим арифметич­ним залежностям.

Пропонований ЛП-аналіз грунтується на двох техно­логіях підприємства: загальній, тобто повному циклі руху обо­ротних коштів (від постачальників ТМЦ до відвантаження продукції покупцеві) і бухгалтерської, тобто відбиття цих подій на папері. Особливу увагу потрібно звернути на техно­логію виробничу, що перебуває усередині загальної і яка є "серцем" підприємства.

Особливо звернемо увагу на можливість неадекват­ності облікових даних не через розкрадання чи зловживан­ня, а через погрішності самої облікової системи. Якби підприємство володіло ажурною37 бухгалтерією, то в будь- який момент облікова система надавала б реальні дані про підприємство. На практиці такі системи - рідкість. Веден­ня бухгалтерського обліку в рамках облікових реєстрів, є заздалегідь передбаченою послідовністю дій. За всіма озна­ками це схоже на технічну систему - у частині інфор­маційних потоків. Будь-яка ж технічна система має похиб­ку. Тому необхідно заздалегідь уявляти, якого роду пере­кручування може мати сама система обліку на підприємстві як органічно властиві їй "з народження", тоб­то внесені розроблювачами. Наприклад, при обліку ма­теріалів на великому підприємстві комірник, що видає ма­теріали по ЛЗК, може їх видати, але не внести дані про це в реєстри через велику кількість первинної документації, мо­же помилитися при підсумовуванні даних, нарешті, при пе­редачі первинних даних у бухгалтерію він може просто за­бути трохи ЛЗК на своєму робочому місці38. Інакше кажу­чи, існує деяке тимчасове запізнювання відбиття даних у реєстрах. Ревізор повинен розуміти, що про існування та­ких затримок кваліфікованому бухгалтерові відомо й зви­чайно бухгалтер витрачає чималу частину свого робочого часу на врегулювання похибок облікової системи через людський фактор.

Для аналізу необхідно відбирати тільки порівнянні дані (тобто однорідні і в одному періоді), що мають кореляційну за­лежність. Очевидно, що є дані, пов'язані арифметично (напри­клад, зарплата й нарахування на неї; матеріали й продукція; ре­алізація й податки тощо). Повторюємо, не обов'язково числа різних облікових об'єктів повинні бути жорстко пов'язані за­лежностями; мова йде про відбір таких груп даних, у яких зміна одних повинна ймовірно спричинити зміну інших.

Перелічимо інструменти, за допомогою яких будемо наби­рати й аналізувати таблиці даних по підприємству (табл. 3).

Таблиця 3

Прийоми ревізії

Інструменти відбору інформації

Економічна логіка

Прибуток = Виторг - Витрати; і інші подібні рівняння

Технологія виробництва

Конкретні цифри по витраті матеріалів на вироби, порядок оброблення ресурсів

Облікова технологія

Порядок реєстрації подій; облікові дані

Звичайні прийоми ревізії

Забезпечення якості відібраної інформації про підприємство

Без сумніву, всі запропоновані міркування відомі й раніше описані. Наприклад, Бандурка, Черв'яков, Посилкіна в книзі "Фінансово-економічний аналіз" (1999) наводять метод сполу­чених порівнянь. Вони радять застосовувати його працівникам міністерства внутрішніх справ для виявлення ознак злочинів, які проявляються у вигляді порушення економічного характеру між двома поєднаними показниками. На основі аналітичної практики спочатку вибирають певні показники й конструюють блоки поєднаних пар, потім проводять розрахунок динамічних рядів приросту показників поза періодами і виділяють про­тиріччя, що вказують на ознаки злочинів. Такі протиріччя мо­жуть бути виявлені, наприклад, у зміні таких пар показників: і споживання сировини/матеріалів і випуск продукції; і трудомісткість продукції та фактичний її випуск; і споживання електроенергії на технологічні потреби й об'єм виробництва.

Описаний нами варіант аналізу складніший у розумінні й у конкретній реалізації і трудомісткий (і тому непридатний в умовах "паперової" бухгалтерії).

Інструменти відбору інформації для перевірки

Запропоновані ознаки далеко не завжди свідчать про зло­чини, тобто в багатьох випадках господарського життя мова йде про просту зміну фінансового стану фірми. Отут і з'яв­ляється різниця в інтересах. Ревізорові, податковому інспекто­рові або працівникові МВС/СБУ самі дані про зміну показ­ників, що характеризують фінансовий стан підприємства, не потрібні. їх цікавлять докази злочину і передача матеріалів у слідчі органи. Ревізор шукатиме факти розкрадань, зловжи­вань і т.п. Податковий інспектор шукає факти й докази зани­ження оподатковуваної маси. Працівника внутрішніх справ цікавить збиток на суму понад 100 неоподатковуваних мінімумів, особливо цікавить збиток на суму понад 1000 неопо­датковуваних мінімумів (особливо великий розмір). Зовсім інша справа - аудитор і власник. Крім перерахованого, їх ціка­вить динаміка стану підприємства, а не тільки, чи фірма повністю вкладається в рамки чинного закону.

У табл. 4 і 5 дається умовний приклад ЛП-аналізу про­дукції заводу N. Інформація в таблицях показує витрати, ви­пуск і реалізовану продукцію. У табл. 4 виділені підозрілі місця - на 3-ому й 5-ому тижнях роботи. Коментарі до таб­лиць з'ясовують усі питання.

Таблиця 4.

Показники діяльності підприємства N за тижнями

Вид активу

Тижні

1

2

3

4

5

6

Матеріал, кг

10

14

18

18

16

12

Сировина, кг

4

5,6

5

7,2

6,4

5

Ел. енергія, кВт

50

70

60

90

80

60

Зарплата, грн.

25

35

30

45

66

30

Нарахування, грн

2,5

17,5

15

22,5

33

15

Готова продукція, шт.

5

7

6

9

8

6

Коментарі до табл. 4:

1) на 3-ій тиждень кількість витраченого матеріалу не відповідає кількості витраченої сировини, сумі нарахо­ваної зарплати й кількості виготовленої продукції;

2) на 5-ий тиждень сума нарахованої зарплати й відраху­вань на соціальне страхування не адекватна випущеній продукції.

Таблиця 5.

Зміна швидкості споживання ресурсів і випуску продукції, од. за тиждень

Вид активу

Тижні

1-2

2-3

3-4

4-5

5-6

Матеріал, кг

4

4

0

-2

-4

Сировина, кг

1,6

-0,6

2,2

-0,8

-1,4

Ел. енергія, кВт

20

-10

30

-10

-20

Зарплата, грн

10

-5

15

21

-36

Нарахування, грн

5

-2,5

7,5

10,5

-18

Готова продукція, шт.

2

-1

3

-1

-2

Коментарі до табл. 5:

1) у періоді 2-3 тижня майже всі показники знижуються, а споживання матеріалів збільшується. Це підозріло;

2) у періоді 4-5 тижня зарплата з нарахуваннями має приріст, а всі інші показники - негативні.

Аналіз потижневої зміни споживання ресурсів та інших облікових об'єктів дав можливість виявити підозрілі місця, позначені за принципом зміни ресурсу в іншому напрямі, ніж в усій групі. Таке "грубе порушення правил гри" спеціально наво­диться для розуміння демонстрації. Нехай на заводі немає та­ких різких відхилень, але є відставання одних величин від інших усередині групи. Тоді за допомогою візуального аналізу діаграми важко що-небудь помітити, а аналізувати вручну чис­лові таблиці надто складно. Цим ми хочемо показати, що для подібних обчислень, необхідно використовувати обчислюваль­ну техніку. Проста програма легко відстежить погодженість на­прямів зміни й пропорційність змін (темпів приросту).