1.6. Методи фактичного контролю

Прийоми фактичного контролю спрямовані на перевірку наявності засобів підприємства і їхнього реального стану. Існує безліч думок про склад прийомів фактичного контролю. Ми зупинилися на таких прийомах:

1) інвентаризація;

2) контрольний запуск сировини й матеріалів у вироб­ництво;

3) лабораторні аналізи;

4) різного роду експертизи.

Інвентаризація — це перевірка відповідності фактичної наявності матеріальних цінностей і засобів у місцях їхнього зберігання даним бухгалтерського обліку. За допомогою цього прийому фактичного контролю перевіряючі можуть перекона­тися у вірогідності даних бухгалтерського обліку, проконтро­лювати дотримання умов по забезпеченню схоронності ма­теріальних цінностей і засобів, а також визначити розмір над­лишків або недостач, виявлених у цілому по підприємству або в розрізі матеріально відповідальних осіб.

Виконання робіт із порівняння даних бухгалтерського обліку про залишки цінностей, що перевіряються, з їхньою фактичною наявністю доручається спеціально створеній комісії. При здійсненні внутрішньогосподарського контро­лю склад інвентаризаційної комісії визначає керівник підприємства. Коли інвентаризація проводиться з ініціати­ви різних контролюючих органів, у робочу комісію повинен входити представник організації, яку перевіряють. І в пер­шому, і в другому випадках обов'язкова присутність ма­теріально відповідальної особи.

Одним з факторів, що визначають ефективне проведення інвентаризації, є її раптовість. Попереднє попередження ма­теріально відповідальних осіб про інвентаризацію дає їм можливість усунути наявні розбіжності. У випадку проведен­ня раптової інвентаризації всі товарно-матеріальні цінності підготовляються до інвентаризації в присутності інвентари­заційної комісії. Вони повинні бути згруповані, розсортовані й розкладені за найменуваннями, сортами, розмірами, в поряд­ку, зручному для підрахунку.

Залежно від ступеня охоплення засобів підприємства да­ним прийомом фактичного контролю можна виділити повну й часткову інвентаризацію.

При проведенні повної інвентаризації перевірці піддають­ся всі без винятку матеріальні цінності, що перебувають на підприємстві. Такого роду роботи дуже трудомісткі. Тому ух­валення рішення про проведення повної інвентаризації повин­но бути ретельно обґрунтовано.

Часткові інвентаризації спрямовані на перевірку окремих найменувань цінностей. У цьому випадку контролю піддається сировина, що становить основу вироблених про­дуктів, дорогі матеріали, будівельні матеріали, а також ма­теріальні цінності, по яких були виявлені розбіжності в ході інвентаризацій, проведених раніше.

Проведення інвентаризації обов'язкове: і при передачі в оренду або приватизації майна державного підприємства;

і перед складанням річної бухгалтерської звітності, але не раніше 1 жовтня звітного року; при зміні матеріально відповідальних осіб; при встановленні фактів крадіжки або зловживань, псу­вання цінностей;

за приписом судово-слідчих органів; і у випадку аварій, стихійних лих або пожеж; і у випадку ліквідації підприємства.

Перед початком інвентаризації перевірці піддаються вимірювальні прилади. Матеріально відповідальні особи да­ють письмове підтвердження про те, що вся документація про надходження і витрати інвентаризовані цінності здана в бух­галтерію (або пред'явлена комісії).

У період проведення інвентаризації відбувається тимча­сове припинення операцій по прийому й витратах матеріаль­них цінностей.

Особлива увага в перевіряючих повинна бути в разі на­явності пересортування (одночасне виявлення надлишків і недостач по однорідних матеріалах). Взаємний залік над­лишків і недостач однойменних цінностей може проводитися тільки в тому випадку, коли пересортування відбулося в однієї матеріально відповідальної особи в одному періоді й по однойменних цінностях.

Результати, отримані в ході інвентаризації, висвітлюються в інвентаризаційних описах, порівнювальних відомостях, ак­тах інвентаризації.

Інвентаризацію можна вважати завершеною, коли пе­ревірці піддалася вся планована сукупність, усі виявлені роз­біжності зафіксовані документально й по них отримані пись­мові пояснення від матеріально відповідальних осіб.

Контрольний запуск сировини й матеріалів у вироб­ництво використовується ревізорами при перевірці підприємств-виробників. Адміністрація підприємства зо­бов'язана сприяти організації проведення контрольних за­пусків сировини й матеріалів у виробничих цехах. Зміст розг­лянутого прийому полягає в тому, що працівники цеху в при­сутності одного із членів ревізійної групи проводять запуск у виробництво певної кількості (партії) сировини або ма­теріалів. По завершенні виробничого процесу перевіряючий з'ясовує, скільки отримано готової продукції, а також частку відходів виробництва. Таким чином, використовуваний прий­ом фактичного контролю дає можливість визначити реальну витрату сировини й матеріалів на виробництво одиниці (або партії) готової продукції. Матеріали, отримані в наслідок здійснення цього прийому, ревізори використовують при пе­ревірці таких питань, як обґрунтованість нарахувань і виплат заробітної плати робітниками відрядникам, своєчасне й до­стовірне формування даних про випуск готових виробів, обґрунтованість витрати сировини й матеріалів у вироб­ництво, ефективність роботи підприємства й ін.

Перед ревізором, що бере участь у здійсненні контрольно­го запуску сировини й матеріалів у виробництво, стоїть ряд завдань, тому що його присутність не формальна, а має на меті проконтролювати дотримання всіх необхідних умов при виконанні цього прийому. По-перше, перевіряючий повинен бути добре ознайомлений з виробничим процесом (технічні й технологічні умови виробництва). По-друге, потрібно пе­ревірити відповідність сировини, що запускається у вироб­ництво (матеріалів), тим його видам, які, як правило, викори­стовуються за технологією. Тут же перевіряється кількісна відповідність цінностей, які запускають фактично у вироб­ництво, із заздалегідь визначеною величиною партії. По- третє, ревізор зобов'язаний стежити за дотриманням техно­логічних параметрів: часом оброблення, температурою, на­явністю всіх необхідних компонентів, використанням відповідного устаткування й т.д. По-четверте, брати участь у документальному оформленні результатів контрольного за­пуску, щоб уникнути приписок працівникамипідприємства, що перевіряється.

Якщо в складі ревізійної бригади немає працівника, який во­лодіє відповідним обсягом знань, то в таких випадках залуча­ють фахівців збоку. Роботи, виконані цим фахівцем, оплачуються за рахунок коштів контролюючого органу.

Лабораторні аналізи — це прийом фактичного контролю, за допомогою якого ревізори одержують інформацію про якісні характеристики цінностей, що перевіряються. Такого роду перевірці можуть піддаватися як матеріали, що витрача­ються у виробництві, так і готова продукція підприємства, що перевіряється. Для проведення лабораторних аналізів по­винні бути створені відповідні умови. Якщо провести лабора­торні аналізи на підприємстві неможливо, то досліджувані цінності вилучаються перевіряючими у встановленому по­рядку й аналізуються в спеціальних лабораторіях. Як прави­ло, перевіряючі цінності аналізуються на предмет відповідності стандартам і вимогам, які наводяться в сер­тифікатах якості. Контроль якості, проведений у розрізі лабо­раторних аналізів, вважається більш ефективним, коли він проводиться фахівцями з боку, а не працівниками підприємств, які перевіряються.

Експертиза являє собою досить різноплановий прийом фактичного контролю. Вона використовується при вивченні якісних параметрів документальних даних, матеріальних цінностей та інших питань. Різноплановість експертизи поля­гає в тому, що в процесі ревізії або перевірки виникає ряд пи­тань, які ревізійна група не може перевірити самостійно. Тоб­то виникає необхідність одержати письмовий висновок екс­перта на підставі проведеної ним експертизи. Це можуть бути висновки про якість продукції, реальності даних у проектно- кошторисній документації, дійсності документів і т.д. За ре­зультатами експертизи, доданими до матеріалів ревізії, ревізо­ри роблять висновки й ухвалюють рішення щодо розглянутих питань.

Експертиза щодо лабораторних аналізів є більш різнобічним прийомом фактичного контролю. Це пояс­нюється тим, що лабораторні аналізи досліджують якісні ха­рактеристики цінностей, що перевіряються, з позицій їхньо­го структурного складу (частка компонентів). У свою чергу, експертиза спрямована на вивчення якості з погляду власти­востей, якими повинні володіти цінності, що перевіряють (гнучкість, міцність, стабільність) або документальні дані (дійсність).

Список запропонованих до використання прийомів кон­тролю подано в табл. 1.

Таблиця 1.

Прийоми контролю

Документальний контроль

Фактичний контроль

 

1. Зустрічна перевірка

1. Інвентаризація

 

2. Взаємна перевірка

2. Контрольний запуск сировини і матеріалів у виробництво

 

3. Техніко-економічні розрахунки

 

3. Лабораторні аналізи

 

4. Аналітичне оцінування

4. Експертиза

 

5. Нормативна перевірка

 

 

6. Хронологічна перевірка

 

7. Арифметична перевірка

 

8. Перевірка кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку

 

9. Логічна перевірка