10.3. Макробар'єри на шляху : Конфліктологія : B-ko.com : Книги для студентів

10.3. Макробар'єри на шляху

ЕФЕКТИВНИХ КОМУНІКАЦІЙ У СИСТЕМІ

управління підприємством

Однією з найважливіших професійних характеристик менеджерів стає їх здатність ефективно працювати з інформа­ційними ресурсами, правильно налагоджувати комунікаційні зв'язки, а також бути самим готовим до ділової та міжособистої комунікації.

Знання менеджерами макробар 'єрів, їх врахування при здійсненні основних функцій управління забезпечуватиме конкурентоспроможність підприємств на ринку.

1. Усе більше зростаюча потреба в інформації. Через постійні економіч­ні зміни, які відбуваються в Україні, керівники потребують інформації. В результаті збільшення її об'єму перевантажуються інформаційні мережі й, відповідно, перекручується зміст повідомлень. Для того щоб мінімізувати наслідки цього бар'єра, менеджери повинні виключити перевантаження членів організаційної системи надмірною інформацією і обмежити їх лише тими об'ємами інформації, які вкрай необхідні для виконання доручених їм функцій

2. Зростаюча потреба в складній інформації. Зі швидким прогресом у тех­нології переважна більшість управлінців, менеджерів у повсякденній роботі зустрічаються зі складностями спілкування. Вплив цього макробар'єра мож­на довести до мінімуму, якщо керівники зроблять кроки до спрощення ко­мунікацій

3. Необхідність і можливість використання іноземних мов. Із розширен­ням масштабів бізнесу за національні кордони і ділових контактів (зв'язків) збільшується необхідність у знанні інших мов, оскільки їх незнання є додат­ковим бар'єром у комунікації

Перехід до нової інформаційної технології всередині під­приємства — це процес складний не тільки з фінансової точки зору, а й через працівників організації, які можуть чинити опір проти нових упроваджень; він передбачає вирішення двох проблем:

По-перше, впровадження нових інформаційних технологій в управлінську діяльність передбачає не тільки автоматизацію рутинних методів оброб­лення інформації, а й організацію комунікаційних процесів на якісно но­вому рівні

По-друге, комунікаційна технологія спроможна служити в якості основно­го інструменту за допомогою якого підприємство може добиватись та збе­рігати конкурентне положення на ринку. Якщо керівники організацій не зацікавлені в необхідності зміни інформаційної технології, то це може при­звести до великих втрат підприємства в позиціях на ринку або припинити свою діяльність у сфері бізнесу, яка раніше була прибутковою. Адже про­цес прийняття рішень використовує важливий вид ресурсу — інформацію, її спосіб переробки

ПРИНЦИПОВІ НЕДОЛІКИ ВПРОВАДЖЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНОЇ ТЕХНОЛОГІЇ

1. Закуповуються комп'ютери, а потім вирішується, що з ними робити. І тут же виявляється, що самі по собі комп'ютери не працюють — до них потрібні програми

2. Низький рівень кваліфікації працівників, та й просто небажання працюва­ти значно гальмує процеси впровадження

Рутинна робота поглинає керівника в поточних справах і впровадження нової інформаційної технології віддаляється на невизначений час.

Однією з умов підвищення ефективності системи управління та вирішення фінансово-економічних проблем є використання комунікаційної технології, яка дозволяє організувати децентралі­зоване оброблення отриманої інформації, підвищити відповіда­льність працівників.

СУЧАСНУ ТЕХНОЛОГІЮ КОМУНІКАЦІЙ МОЖНА ВПРОВАДЖУВАТИ ДВОМА ШЛЯХАМИ:

1) Адаптувати її до діючої організаційної структури

2) Раціоналізувати організаційну структуру

Перший напрям передбачає пристосування засобів до існую­чої організаційної структури за рахунок радикальної модернізації стилю та методів роботи, причому комунікації розвинуті недо­статньо, раціоналізуються лише робочі місця. Проходить пере­розподіл функцій між технічними працівниками і спеціалістами: злиття функцій збирання та оброблення інформації (фізичний по­тік документів) з функціями прийняття рішень (інформаційний потік).

Другий напрям потребує раціоналізації організаційної струк­тури: остання модернізується таким чином, щоб інформаційна технологія давала найбільший ефект. Основною стратегією є ма­ксимальний розвиток комунікацій і розробка нових організацій­них взаємозв'язків, які раніше вважалися економічно недоціль­ними. При цьому ефективність організаційної структури зростає, тому що розподіляються архіви даних, знижується обсяг цирку­люючої по системних каналах інформації і досягається таким чи­ном збалансованість кожного управлінського рівня щодо обсягу розв'язуваних завдань.

Для об'єктивного оцінювання даних функціональним підроз­ділам необхідно скерувати свою діяльність на задоволення по­треб саме внутрішнього управління підприємства.

ЗАВДАННЯ ВНУТРІШНЬОГО УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ

• отримання, оброблення та своєчасна передача системі управління потрібної інформації

• порівняльний аналіз інформації різних рівнів управління як для «горизон­тальних», так і для «вертикальних» її споживачів

• визначення прогнозу доходів та витрат підприємства, окремих його підроз­ділів

• формування показників ефективності як підприємства в цілому, так і його окремих ділянок

• безпосередня участь у розробці та удосконаленні форм внутрішньогоспо­дарської звітності у залежно від потреб відділів та служб управління

Для того щоб процес комунікацій в управлінні підприємством був ефективним, повинні бути обґрунтовані обсяг, зміст та пері­одичність надходження інформації, яка необхідна керівникам та функціональним працівникам на кожному рівні управління. Доб­ре налагоджені (завдяки використанню новітніх комп'ютерних систем і сучасних засобів телекомунікацій) інформаційні потоки створюють комфортний соціально-психологічний клімат підпри­ємств.

Так, система електронної пошти Місго8ой Exchage для Windows 2000 (та вище) надає працівникам підприємств можли­вість обмінюватись між собою короткими повідомленнями та службовими записками, текстами програм. Як правило, після за­вершення роботи над документом необхідно направити його в рі­зні підрозділи для внесення змін, зауважень та узгодження різ­ними особами.

Для великих підприємств, особливо які мають філії, мережу магазинів чи організація розташована в багатоповерхневому бу­динку, система електронної пошти значно підвищить ефектив­ність обміну інформацією. Оперативна розсилка документа ме­режею може здійснюватися за допомогою будь-якого сумісного пакету програм електронної пошти.

Перспективним напрямом отримання інформації з різних країн світу та її розповсюдження — це підключення до мережі «Інтернет». Для комерційних підприємств, особливо для опто­во-роздрібних це можливість мати свою web-сторінку, яка до­зволяє презентувати реалізацію нових товарів та послуг, брати участь у програмах, виставках, конференціях, конкурсах, тенде­рних торгах.

Забезпеченню високої якості торгового обслуговування поку­пців у магазині та підвищенню ефективності комунікацій «про­давець—покупець» сприяє впровадження систем розрахунку з використанням контрольно-касових апаратів зі скануючими при­строями та кодування товарів.

Використання штрих-кодування забезпечує можливість ство­рення систем автоматизованого управління на базі автоматизації ідентифікації товарів та підвищує сучасний рівень управління.

НАПРЯМИ ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНИХ ІДЕНТИФІКАЦІЙНИХ СИСТЕМ

• автоматизація обліку й контролю руху товарів та процесу їхньої інвентаризації

• скорочення часу оброблення інформації

• скорочення часу обслуговування покупців (касові апарати зі сканерами) та підвищення культури обслуговування в магазині

• вивільнення людських ресурсів

УМОВНИЙ ПОДІЛ КОМУНІКАЦІЙ У ПІДПРИЄМСТВІ НА ДВІ ГРУПИ ЗАЛЕЖНО ВІД ЕКОНОМІЧНОЇ ЕФЕКТИВНОСТІ

• До першої входять комунікації, які економлять час працівників, створюють для них додатковий комфорт, дозволяють значно підвищити рівень інформа­ційного забезпечення, задовольнити рівень надання необхідної документації, послуг стороннім клієнтам, але не сприяють отриманню прямого економіч­ного ефекту

• До другої — комунікації, які дають прямий економічний ефект та сприя­ють зростанню товарообігу, прибутку тощо

Для реального оцінювання ефективності внутрішніх комуні­кацій, вияву їх недоліків, потенційних можливостей і подальшого розвитку необхідно провести відповідний аналіз, предметом яко­го є відповідна документація (методики, положення, інструкції) по організації управлінських взаємозв'язків та економічних від­носин, у яких знаходяться різні підрозділи, в процесі виробничо- комерційної діяльності.

На підприємстві ці відносини можуть проявлятись у певній мірі самостійності підрозділів, взаємних фінансових розрахунках, нарікань та претензій до організації та умов праці. Це передбача­ється в роботі з підлеглими. Менеджери повинні акцентувати увагу та контролювати виконання ними поставлених завдань або робочих індивідуальних планів, щоб досягати максимального го­сподарського ефекту.

10.4. шляхи УДОСКОНАЛЕННЯ МІЖОСОБОВИХ

ТА ОРГАНІЗАЦІЙНИХ КОМУНІКАЦІЙ

Формування ринкових відносин, поява справжнього власника у підприємницькій діяльності докорінно змінює форми і зміст управління підприємствами, змінює комунікації, які забез­печують управління необхідною корисною інформацією. Актуа­льна інформація необхідна для врахування нових тенденцій і об'єктивних вимог науково-технічного прогресу, своєчасного ре­агування на несприятливі процеси, які спостерігаються в еконо­мічному, політичному та соціальному житті суспільства.

Основною стратегією є максимальний розвиток комунікацій і розробка нових організаційних взаємозв'язків, які раніше вважа­лися економічно недоцільними. При цьому ефективність органі­заційної структури зростає, оскільки розподіляються архіви да­них, знижується обсяг циркулюючої по системних каналах інформації і досягається збалансованість кожного управлінського рівня щодо обсягу розв'язуваних завдань.

Наразі існує ціла низка комп'ютерних програм для управління бізнесом.

П'ЯТЬ ОСНОВНИХ ЦІЛЕЙ ВИКОРИСТАННЯ КОМУНІКАЦІЙНОГО ПРОГРАМНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

1. Робота з текстом (редагування)

2. Маніпуляції з цифрами (табличні процесори)

3. Створення баз даних

4. Забезпечення прямого і зворотного зв'язку

5. Надання візуальної інформації (графіки)

Комунікаційне програмне забезпечення дозволяє комп'ютеру обмінюватися файлами з іншими комп'ютерами, отримувати ін­формацію з баз даних (найбільш поширені програмні пакети: Q&A, Rapidfile, PFS: Professional File, PC-File, dBase 111 Plus, Rbase.), відправляти і приймати електронну пошту (це пакети:

Crosstalk MKU, Smartcom 111, ProComm Micro, Phonell). Найпо­ширенішим інтегрованим програмним забезпеченням є Міа^ой Office.

СКЛАДОВІ ТЕЛЕКОМУНІКАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ

• електронна дошка об'яв

• модемний зв'язок

• електронна пошта

• стільниковий зв'язок

• факс

• телеміст

• відеотекст

• комп'ютерні мережі

БАР'ЄРИ НА ШЛЯХУ МІЖОСОБОВИХ КОМУНІКАЦІЙ

1. Неповне сприйняття працівниками інформації

2. Не сприйняття інформації

3. Семантичні бар'єри, тобто перепони, спричинені нерозумінням способів використання слів і знаків

4. Невербальні бар'єри, тобто перепони, які виникли при використанні неве- рбальних знаків: погляду, виразу обличчя, посмішки та ін.

5. Поганий зворотний зв'язок

ШЛЯХИ УСУНЕННЯ БАР'ЄРІВ У СПІЛКУВАННІ

— бути сприйнятливим до потенційних семантичних проблем

— бути уважним до почуттів інших працівників

— враховувати соціально-психологічний клімат у колективі

— налагоджувати якісний зворотний зв'язок

— допускати можливість дублювання ідеї, повідомлення, пояснення

ОСНОВНІ ПРИЧИНИ ВИНИКНЕННЯ БАР'ЄРІВ В ОРГАНІЗАЦІЙНИХ КОМУНІКАЦІЯХ

— деформація повідомлень на різних етапах процесу комунікацій

— громіздка структура комунікаційного процесу

— незадовільна організаційна структура управління організації

— інформаційні перевантаження в системі комунікацій та ін.

ШЛЯХИ УДОСКОНАЛЕННЯ КОМУНІКАЦІЙ ТА ЛІКВІДАЦІЯ БАР'ЄРІВ В ОРГАНІЗАЦІЯХ

— застосування сучасних інформаційних технологій (персональних комп'ю­терів, електронної пошти, відеоконференцій, радіо, телебачення)

— введення системи збору пропозицій від працівників організації

— поліпшення зворотного зв'язку

— поліпшення виконання функцій менеджменту

— ефективне застосування графічних засобів

— удосконалення змісту та структури документальної інформації

— регулювання інформаційних процесів та маршрутів

— раціоналізація структури комунікаційного процесу тощо

Залежно від економічної ефективності всі види комунікацій на підприємстві умовно можна поділити на дві групи.

До першої групи входять комунікації, які економлять час працівників, створюють для них додатковий комфорт, дозволя­ють значно підвищити рівень інформаційного забезпечення, за­довольнити своєчасне надання необхідної документації, послуг стороннім клієнтам, але не сприяють отриманню прямого еконо­мічного ефекту;

До другої — комунікації, які дають прямий економічний та со­ціальний ефект та сприяють зростанню. Для реального оцінювання ефективності внутрішніх комунікацій, виявлення їх недоліків, по­тенційних можливостей і напрямів подальшого розвитку необхід­но провести відповідний аналіз, предметом якого є відповідна до­кументація (методики, положення, інструкції) з організації управлінських взаємозв'язків та економічних відносин для різних підрозділів у процесі виробничо-комерційної діяльності.

На підприємстві ці відносини можуть проявлятись у певній мірі самостійності підрозділів, взаємних фінансових розрахун­ках, нарікань та претензій до умов праці. Це передбачає, що в роботі з підлеглими менеджери повинні акцентувати увагу та контролювати виконання поставлених завдань або робочих ін­дивідуальних планів для досягнення максимального господар­ського ефекту.

Менеджер не повинен виконувати роботу підлеглих, але він може направляти її, забезпечувати всі передумови для її вико­нання. Головне в цій діяльності — індивідуальний підхід до кож­ного працівника.

Вплив системи комунікацій проявляється насамперед за відсу­тності збитків з вини структурних підрозділів підприємства (в ідеальному випадку внутрішні комунікації вважаються ефектив­ними при відсутності взаємних нарікань, невиконання договірних обов'язків, плану товарообороту, втрати товарів та ін.). Таким чином, оцінку впливу системи внутрішніх комунікацій економіч­них відносин на рівні підприємства визначаються за формулою

TV

77 _ Lu' і Ek - p ,

де E^— коефіцієнт впливу на рівні підприємства;

TVi — сумарні економічні збитки, які нанесені всіма підрозді­лами підприємству;

p — чистий прибуток на рівні підприємства. якщо коефіцієнт впливу дорівнює нулю, та це свідчить про відсутність економічних збитків та певного ступеня впливу сис­теми внутрішніх комунікацій на економічні відносини між пра­цівниками. Якщо коефіцієнт різниться від нуля, то це говорить про те, що існують певні внутрішні резерви для вдосконалення кінцевих результатів роботи підприємства, підвищення його при­бутку.

 

Шема