3.1. Облік касових операцій

магниевый скраб beletage

Бюджетні установи в процесі здійснення фінансово-господарськоїдіяльності залучаються в систему дебіторсько-кредиторських розрахун-ків двома методами: готівковим і безготівковим.

Касові операцій — це операції, під час яких грошові кошти пе-реміщуються у вигляді готівки. Облік касових операцій здійснюєтьсявідповідно до Положення про ведення касових операцій у національ-ній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від15.12.04 р. № 637).

Відповідно до цього Положення, кожна установа, підприємст-во та організація для здійснення розрахунків готівкою повинні матикасу.

Каса — це приміщення або місце, що призначене для прийман-ня, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей та касо-вих документів, де, як правило, ведеться касова книга. Відповідаль-ність за обладнання каси, доставку та зберігання коштів несутькерівники підприємств та установ.

Ліміт залишку готівки в касі — це граничний розмір готівки,що може залишатися в касі на кінець робочого дня, який установлю-ється установою банку. Ліміти залишків готівки в касі установам, якіперейшли на казначейську форму фінансування і не мають відкритихпоточних рахунків у національній валюті в установах банків, устано-влюються органами Державного казначейства. Ліміт каси протягомроку може бути змінений органами Державного казначейства Украї-ни. Якщо установа фінансується через єдиний казначейський рахунокі має поточний рахунок в інших установах банків, то ліміт залишкуготівки в касі в такій установі встановлюється тією установою банку,де відкрито її поточний рахунок, на підставі відповідної заявки-розрахунку з відображенням у ній показників, що мають враховуватисумарні касові обороти установи. Уся готівка понад ліміт повинназдаватись до установи банку. Понадлімітна готівка може зберігатисьу касі у випадку, якщо вона була отримана з метою виплати заробіт-ної плати, стипендій, пенсій, компенсацій, допомоги, коштів на від-рядження тільки протягом трьох робочих днів. Після закінчення цьо-го терміну невикористані за призначенням кошти підлягаютьповерненню до установи банку.

Касир — це матеріально відповідальна особа, на яку покладенофункції щодо видачі та приймання готівки. Призначення на посадукасира відбувається на підставі наказу керівника установи, який од-ночасно із зарахуванням на роботу касира укладає з ним договір проповну матеріальну відповідальність.

Організація матеріальної відповідальності також передбачає де-тальний інструктаж щодо матеріальної, адміністративної та кримі-нальної відповідальності, яку несе касир і настання якої спричинюєзастосування штрафних санкцій щодо установи відповідно до УказуПрезидента України ,Дро застосування штрафних санкцій за пору-шення норм з регулювання обігу готівки" від 12.06.1995 р. № 436/95(табл. 3.1).

Таблиця 3.1

Перелік штрафних санкцій за порушення касової дисципліни

Вид порушення

Форма штрафних санкцій

За перевищення встановлено ліміту зали-шку готівки в касі

У подвійному розмірі сум вияв-леної понадлімітної готівки закожен день

За неоприбуткування (неповне і/або несвоє-часне) готівки в касі

У п'ятикратному розмірі неопри-буткованої суми

За перевищення строків використання ви-даної під звіт готівки, а також за видачу го-тівки під звіт без повного звіту про ранішевидані кошти

У розмірі 25% виданих під звітсум

За проведення готівкових розрахунків безнадання одержувачем коштів платіжногодокумента (товарного або касового чека,квитанції до прибуткового касового орде-ра, іншого письмового документа), що підт-верджував би сплату покупцем грошей

У розмірі сплачених коштів

Касові ордери — це документи, що засвідчують надходженнягрошей до каси та їх витрачання за цільовим призначенням.

Оприбуткування готівки в касу здійснюється на підставі прибу-ткового касового ордера, який підписується головним бухгалтеромабо уповноваженими на це особами. При цьому особі, яка здала гро-ші, після отримання їх касиром, видається квитанція, підписана го-ловним бухгалтером і касиром.

Готівку в касу з поточних (реєстраційних) рахунків касир отри-мує за грошовими іменними чеками. Установи, які не перейшли на ка-значейське обслуговування використання бюджетних і позабюджет-них коштів, мають свою чекову книжку, яку отримують у банку і збе-рігають у касі разом з іншими цінностями. Решті установ грошові чекивиписуються органами державного казначейства на підставі заявки навидачу готівки. Заявки подаються органам Державного казначействаУкраїни у двох примірниках, один з яких після видачі готівки поверта-ється розпоряднику бюджетних коштів із відповідним відбитком штам-па казначея, зберігається як обов'язковий документ і є додатком добухгалтерських реєстрів, що підтверджують обсяг та цільове направ-лення бюджетних коштів. Витрачати кошти, які отримані за грошовимчеком, необхідно лише на цілі, які визначені у грошовому чеку та несуперечать чинному законодавству України.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видатковідокументи необхідно заповнювати бухгалтеру лише чорнильною абокульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ю-терних засобів чи іншими способами, що забезпечило б належне збе-реження цих записів протягом установленого для зберігання докуме-нтів терміну. Виправлення в касових документах забороняються.Касові ордери передаються до виконання касирові безпосередньо бух-галтером, а не через особу, що отримує або вносить гроші.

Прибуткові касові ордери та видаткові документи до передачі вкасу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових івидаткових касових документів. Журнал реєстрації побудовано такимчином, що за його даними здійснюється контроль за цільовим приз-наченням готівки, отриманої і витраченої установою або організа-цією. Видаткові касові ордери, що оформлені на підставі платіжних(розрахунково-платіжних) відомостей на виплати, пов'язані з опла-тою праці, реєструються після їх видачі.

Під час отримання прибуткових касових ордерів або видатковихдокументів касир зобов' язаний перевірити:

наявність і справжність на документах підпису головного бух-галтера, а на видатковому документі — дозволяючого надпи-су керівника або осіб, які ним уповноважені;

правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;

наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касирповинен повернути документи до бухгалтерії для відповідного оформ-лення.

Усі касові ордери після їхнього використання касир підписує, адодані до них документи для запобігання повторного використанняпогашає штампом або підписом від руки „Одержано" або „Оплачено"із зазначенням дати.

Усі факти надходження і вибуття готівки відображаються в ка-совій книзі.

Касова книга — це обліковий реєстр, призначений для облікукасових операцій касиром. Вона повинна бути пронумерована, про-шнурована та скріплена печаткою установи або організації. Кількістьаркушів у касовій книзі підтверджується підписами керівника і голов-ного бухгалтера. Записи в касовій книзі здійснюються у двох примір-никах (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору, куль-ковою або чорнильною ручкою. Перші примірники залишаються вкасовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними і є звітамикасира. Перші та другі примірники мають однакові номери. Виправ-лення в касовій книзі не допускаються, але якщо вони зроблені, топотрібно їх засвідчити підписами касира, а також головного бухгал-тера або особи, що його заміщує. На кожну іноземну валюту відкри-вається окрема касова книга. Записи в касовій книзі здійснюються ка-сиром відразу після отримання або видачі грошей за кожним касовимордером. У кінці кожного робочого дня касир підсумовує операції задень, виводить залишок готівки в касі на наступне число і передає добухгалтерії як звіт касира другий відривний аркуш касової книги (ко-пію записів у касовій книзі за день) з прибутковими касовими орде-рами й видатковими документами під підпис у касовій книзі.

Звіт касира — це документ, який передається касиром до бухгал-терії і являє собою відривний листок касової книги з доданими до ньо-го прибутковими і видатковими касовими документами. Бухгалтер пе-ревіряє правильність оформлення касових ордерів, їх обґрунтування,виконання записів у касовій книзі і виведеного залишку на кінець дня іпроти кожної суми проставляє шифр кореспондуючих рахунків.

Касові документи після складання касиром звіту та його оброб-лення в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, ну-меруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом36-ти місяців після закінчення календарного року матеріально відпо-відальною особою, на яку покладено обов' язок зберігати документи вокремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається підохорону.

Облік касових операцій ведеться відповідно до Інструкції з об-ліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, зат-вердженої наказом ДкУ від 26.12.2003 р. № 242 (Додаток Д).

Для обліку наявності, руху та залишків готівки в касі викорис-товується активний рахунок 30 „Каса" в розрізі субрахунків:

301 "Каса в національній валюті";

302 "Каса в іноземній валюті".

Бухгалтерські записи ведуть на підставі перевірених відривнихлистів (другий примірник касової книги) і доданих до них докумен-тів. Сальдо і надходження грошових коштів відображають за дебетомрахунка 30 „Каса", а видану готівку — за кредитом. Кожний день убухгалтерії на підставі звітів касира складається меморіальний ордер№ 1 [накопичувальна відомість за касовими операціями (ф. № 380(бюджет)] для того, щоб систематизувати обороти по касі за поточ-ний місяць.

Основні бухгалтерські проведення з обліку руху готівки в націо-нальній валюті України наведено в табл. 3.2.

Таблиця 3.2

Кореспонденція рахунків з обліку касових операцій          у національній валюті                      

Зміст господарської операції

Кореспондуючірахунки

Сума,грн

Дебет

Кредит

1. Одержано в касу готівку за чеками з поточних,реєстраційних рахунків

301

311,321

3500

2. Повернено в касу невикористану суму підз-вітних коштів

301

362

100

3. Надійшла в касу плата за утримання дітей в ін-тернаті при школі, за спортивну форму, за харчу-вання працівників за місцем роботи

301

674

750

4. Повернення попередньої оплати батькам заутримання дітей у дитячих дошкільних закладах

674

301

80

5. Одержано в касу спонсорські, благодійні внескита іншу гуманітарну допомогу

301

713

5700

6. Внесено з каси готівкою на поточні рахунки

311

301

8400

7. Зараховано на винну особу виявлені недо-стачі готівки в касі

363

301

1600

Облік операцій з іноземною валютою регламентується „Поряд-ком відображення в обліку операцій в іноземній валюті", затвердже-ним наказом ДКУ від 24 07 2001 р. № 126 (Додаток Е).

Для розрахунків іноземною валютою бюджетним установамможуть бути відкриті в уповноважених банках валюші рахунки закожним видом іноземної валюти зокрема. Для їх відкриття в банкподаються такі самі документи, як і для відкриття поточних рахунківу національній валюті та ліцензія НБУ на право займатися зовніш-ньоекономічною діяльністю.

Якщо бюджетна установа використовує у своїх операціях де-кілька видів валютних коштів, має декілька валютних рахунків убанку, то кількість меморіальних ордерів з обліку іноземної валютиповинна відповідати кількості видів валюти і рахунків у банку. Прицьому ордери нумеруються відповідно № 1-1, 2-2, 3-1, 3-2 тощо.

У реєстрах бухгалтерського обліку операції з іноземною валю-тою повинні відображатися паралельно як в іноземній, так і в націо-нальній валюті України. З цією метою в меморіальних ордерах длякожного запису валютних операцій передбачають один рядок длясуми в іноземній, а другий — у національній валюті за одним поряд-ковим номером.

Основні бухгалтерські проведення з обліку руху готівки в інозем-ній валюті наведено в табл. 3.3.

Таблиця 3.3

Кореспонденція рахунків з обліку касових операцій

в іноземній валюті

Зміст господарської операції

Кореспондуючірахунки

Сума,грн

Дебет

Кредит

1. Одержано готівкою іноземну валюту в касу

302

318

3500

2. Видано з каси іноземну валюту під звіт

362

302

1080

3. Отримано в касу кошти в іноземній валютікошти, що надійшли як благодійні внески

302

713

3000

4. Внесено на банківський рахунок з каси уста-нови іноземну готівку

318

302

2500

5. Нараховано курсову різницю на залишок ва-лютних коштів на рахунку в банку:

при підвищенні курсу іноземної валюти

при зниженні курсу іноземної валюти

318442

442318

750570

6. Повернуто в касу невикористану суму авансупідзвітною особою в національній валюті

301

362

80