3.3. Облік розрахунків з підзвітними особами

Підзвітними особами є працівники даної установи, які отрима-ли грошові суми на звіт для майбутніх господарських витрат, на від-рядження та наукові експедиції. Через підзвітних осіб може випла-чуватися і заробітна плата, якщо в установі не передбачена заштатним розписом посада касира або якщо через віддаленість обслу-говуваної установи розрахунково-платіжна відомість не може бутиповернута довіреною особою в касу централізованої бухгалтеріїпротягом трьох робочих днів, відведених на виплати заробітної пла-ти готівкою.

Перелік підзвітних осіб затверджується розпорядженням керів-ника установи. Для одержання грошей під звіт підзвітна особа зверта-ється з заявою на ім'я керівника установи і якщо за нею не рахуєтьсязаборгованості за попереднім авансом, то керівник установи дає до-звіл на видачу грошей під звіт. Працівники, які одержали готівку назвіт, зобов' язані подати до бухгалтерії авансовий звіт про витраченісуми, до якого повинні бути додані всі виправдовуючі документи (актзакупівлі, чеки, квитанції, рахунки магазинів, готелів, залізничні, аві-аційні та інші проїзні квитки). Обов'язковим реквізитом авансовогозвіту є резолюція керівника чи уповноваженої ним особи про затвер-дження вказаної суми витрат і його підпис.

Відповідно до п. 2.11 Положення про ведення касових операційв національній валюті України № 637 видача готівкових коштів підзвіт на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вто-ринної сировини, крім металобрухту, дозволяється на строк не більшеніж 10 робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт, а на всіінші виробничі (господарські) потреби на строк не більше двох робо-чих днів, включаючи день отримання готівкових коштів під звіт.

Якщо підзвітній особі одночасно видана готівка як на від-рядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (гос-подарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарськоїпродукції в населення та заготівлі вторинної сировини), то строк, наякий видана готівка під звіт на ці завдання, може бути продовжено дозавершення терміну відрядження.

Видача відповідній особі готівкових коштів під звіт проводитьсяза умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отриманіпід звіт суми.

Основна маса авансів видається під звіт на службові відряджен-ня в межах сум, необхідних відрядженим особам на оплату вартостіпроїзду до місця відрядження і назад, добових і витрат на найманняжитлового приміщення.

Службове відрядження — це поїздка працівника за розпоря-дженням керівника підприємства, об' єднання, установи, організаціїна певний строк в інший населений пункт для виконання службовогодоручення поза місцем його постійної роботи.

Порядок оплати службових відряджень регулюється Інструк-цією про службові відрядження в межах України та за кордоном, за-твердженою Наказом МФУ від 13.08.98 № 59 (зі змінами і доповнен-нями) та Постановою КМУ від 23.04.99 р. № 663 ,Дро нормивідшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон"(з подальшими змінами).

Головним обмеженням у відрядженнях працівників бюджетноїсфери, на відміну від підприємств інших форм власності, є залишоккоштів за КЕКВ 1140 „Видатки на відрядження". Якщо відповіднихкоштів недостатньо, то про відрядження можна забути.

Термін відрядження працівника в межах України не може пере-вищувати 30 календарних днів, за кордоном — не більше ніж 60. Фак-тичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками впосвідченні про відрядження про дату вибуття та прибуття до місцяпостійної роботи.

За час відрядження працівнику, відправленому у відрядження,виплачуються добові за кожен день (включаючи день вибуття і деньприбуття).

Добові витрати — це окремий вид витрат, що не потребуютьспеціального документального підтвердження, призначених на опла-ту харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної осо-би, понесених у зв'язку з її відрядженням.

Встановлено такі граничні норми добових витрат:

а)         у разі якщо до рахунків на оплату вартості проживання в готеляхне включаються витрати на харчування, для відряджень у межахУкраїни — 30 грн, для відряджень за кордон — 280 грн;

б)         у разі якщо до рахунків вартості проживання в готелях включа-ються витрати на:

одноразове харчування, для відряджень у межах України —24 грн, для відряджень за кордон — 224 грн;

дворазове харчування, для відряджень у межах України —18 грн, для відряджень за кордон — 154 грн;

триразове харчування, для відряджень у межах України —12 грн, для відряджень за кордон — 98 грн.

Після повернення з відрядження працівник зобов' язаний протя-гом трьох робочих днів подати Звіт про використання коштів, вида-них на відрядження або під звіт. Залишок невитраченої суми повер-тають до каси в грошових одиницях, у яких був виданий аванс, але непізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження. Разом іззвітом подають виправдовувальні документи.

Підзвітна особа повинна пред' являти до бухгалтерії лише оригі-нали виправдовувальні документів. Так, компенсують кошти, витра-чені лише на (п. 1.7 р. І та п. 1.4. р. ІІ Інструкції про відрядження, п. 6Постанови № 663):

проїзд (включаючи перевезення багажу) до місця відрядження іназад, а також за місцем відрядження (у міському транспорті —метро, тролейбуси, трамваї, рейсові автобуси тощо (крім таксі)за умови, що не було надано безкоштовного засобу пересуван-ня. Проїзд, наприклад, залізницею у м' якому вагоні можливийтільки з письмового дозволу керівника в довільній формі;

користування постільними речами в поїздах;

техогляд, стоянку, паркування, а також збори за проїзд ґрун-товими, шосейними дорогами та водними переправами в разівідрядження за кордон на службовому авто;

бронювання місць у готелях, але в розмірах не більш як 50%вартості місця за добу;

проживання;

побутові послуги, які включено до рахунків на оплату вартос-ті проживання в готелях (прання, прасування, чистка та лаго-дження одягу, взуття чи білизни), але не більше ніж 10% до-бових до країни відрядження (за всі дні відрядження);

комісійні в разі обміну валюти;

отримання віз, обов'язкове страхування (за наявності полісів,а також ксерокопії сторінок закордонного паспорта, завіренівідділом кадрів та головним бухгалтером);

службові телефонні переговори, проведені в розмірах, погод-жених з керівником;

чайові, сума яких включена до рахунка згідно із законами кра-їни перебування;

добові.

Розрахунки з підзвітними особами обліковують на субрахунку362 „Розрахунки з підзвітними особами" до синтетичного рахунка 36„Розрахунки з різними дебіторами". На цьому ж субрахунку обліко-вують видані в підзвіт талони на бензин, талони на проїзд у міськомутранспорті та інші грошові документи, а також кошти на виплату за-робітної плати (в окремих випадках).

Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформля-ються певними бухгалтерськими проведеннями (табл. 3.4).

Таблиця 3.4

Кореспонденція рахунків з обліку розрахунків з підзвітними особами

Зміст господарської операції

Кореспондуючірахунки

Сума,грн

Дебет

Кредит

1. Видано аванс підзвітній особі в національній ва-люті

362

301

250

2. Подано звіт про витрачені підзвітні суми на при-дбання матеріалів, продуктів харчування тощо

231-239

362

1500

3. Списано витрачені кошти на витрати на відряд-ження

801,802, 811

362

570

4. Повернено в касу невикористаний підзвітноюособою аванс у національній валюті

301

362

50

Усі ці господарські операції відображають у меморіальному ор-дері № 8 — „Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітнимиособами" [т. ф. № 86 (бюджет)], записи в якому здійснюють лінійно-позиційним методом, поєднуючи синтетичний та аналітичний обліки.При цьому методі в одному рядку записують як суму виданого авансуокремій підзвітній особі, так і суму витрат згідно із затвердженим ава-нсовим звітом, виводять залишок на кінець звітного періоду за підзвіт-ною особою або за установою. При видачі одній особі декілька разівавансів протягом місяця її прізвище буде повторюватися в накопичу-вальній відомості відповідно до кількості отриманих авансів. Загальніпідсумки накопичувальної відомості (за вирахуванням операцій з рухукоштів у касі) переносять до книги Журнал-Головна.