6.2. Документальне оформлення наявності та руху запасів

Документальне оформлення первинного обліку запасів визначе-но Інструкцією про складання типових форм обліку та списання запа-сів бюджетних установ, затвердженою наказом ДКУ від 18.12.2000 р.№ 130.

З первинних документів, які застосовуються бюджетними уста-новами для обліку запасів, розглянемо такі:

1. Акт про приймання матеріалів (ф. № З-1) — складається підчас приймання установою на облік матеріальних запасів, якщо існу-ють кількісні або якісні розбіжності з даними супроводжувальних до-кументів постачальників. Акт складає приймальна комісія у двохпримірниках у присутності завідувача складу та представника відпра-вника (постачальника), а в разі неявки останнього або якщо викликвідправника і постачальника не обов' язковий — представника незаці-кавленої організації.

Факт приймання та оприбуткування запасів підтверджується пі-дписом матеріально відповідальної особи, що прийняла їх на відпові-дальне збереження.

Після приймання матеріальних запасів акти з доданням докуме-нтів (рахунків-фактур, накладних тощо) передаються до бухгалтерії.Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матері-альних запасів, а другий — для направлення претензії постачальнику.

При складанні акта заповнюються всі реквізити, крім коду функ-ціональної класифікації видатків та балансового рахунка, що креди-тується.

Акт списання (ф. № З-2) — застосовується для списання запа-сів і складається комісією, призначеною наказом керівника, у двохпримірниках. Перший примірник здається до бухгалтерії, а другийзалишається у матеріально-відповідальної особи.

Накладна (вимога) (ф. № З-3) — застосовується для оформ-лення прийняття матеріальних цінностей на склад (у комору) або ви-дачі зі складу (комори). Також застосовується для внутрішнього пе-реміщення матеріальних цінностей. Накладна (вимога) виписуєтьсябухгалтерією в двох примірниках та затверджується керівником уста-нови. Один примірник призначений для отримання матеріальних цін-ностей зі складу, а інший — для обліку цих цінностей за місцем їх-нього використання. Оформлені розпискою отримувача накладні(вимоги) передаються до бухгалтерії з реєстром.

Меню-вимога на видачу продуктів харчування (ф. № З-4) —застосовується для оформлення відпуску продуктів харчування зіскладу (комори). Меню-вимога складається щоденно на підставі нормрозкладки продуктів харчування та даних про кількість осіб, що одер-жують харчування. Меню-вимога разом із розписками осіб про вида-чу та отримання продуктів харчування передається до бухгалтерії втерміни, встановлені графіком, але не менше ніж тричі на місяць. Да-ні меню-вимоги записуються в щомісячну накопичувальну відомістьвитрачання продуктів харчування (ф. № З-13).

Меню-вимога на видачу продуктів харчування (ф. № З-4а) —застосовується для оформлення видачі продуктів харчування зі складу(комори) при автоматизованому обліку. Меню-вимоги форми № З-4аскладаються таким самим порядком, як меню-вимоги форми № З-4, іщоденно (або в дні, встановлені графіком) здаються на оброблення.

Забірна картка (ф. № З-5) — призначена для оформлення від-пуску матеріальних цінностей, продукції молочної кухні та інших за-пасів, які відпускаються систематично протягом місяця. Забірна карт-ка виписується бухгалтерією на декілька найменувань матеріальнихцінностей, що належать до одного коду економічної класифікації.

Забірна картка виписується у двох примірниках: один — дляотримувача, другий — для складу. Термін використання картки: 15днів — при щоденному підпуску, 1 місяць — при періодичному від-пуску матеріальних цінностей. Відпуск матеріальних цінностей здій-снюється із суворим дотриманням ліміту, якщо такий установлений.

Понадлімітований відпуск матеріалів оформлюється випискоюокремої накладної (вимоги) ф. № З-3. Аналогічно оформлюється йзаміна одного матеріалу іншим, для чого в забірній картці робиться

позначка: „Див. вимогу №    " та відповідно зменшується залишок

ліміту.

Дані про зміни ліміту заносяться в попередньо видану забірнукартку. При цьому раніше встановлений ліміт перекреслюється й звер-ху надписується новий ліміт. Виправлення підтверджуються підпи-сом особи, яка встановила ліміт і внесла зміни. Кількість матері-альних цінностей, що відпущені, проставляється матеріальновідповідальною особою в обох примірниках. У забірній картці на від-пуск продуктів молочної кухні, крім того, проставляється кількістьтари, що повернута отримувачем. Матеріально відповідальна особаставить свій підпис у забірній картці отримувача, а на забірній картціскладу ставить свій підпис отримувач. Після закінчення місяця абопісля використання ліміту (при лімітованому підпуску) забірні карткиразом із іншими прибутковими та видатковими документами здають-ся до бухгалтерії для відображення в обліку.

Книга кількісно-сумового обліку (ф. № З-6) — застосовуєтьсядля аналітичного обліку матеріальних цінностей як у кількісному, так ісумовому вимірах. У книзі для кожного найменування запасів відкри-ваються окремі аналітичні рахунки. Книга відкривається на рік на підс-таві залишків на початок року. Для цього в першому рядку в графі 3 завідповідними найменуваннями запасів записується „Залишок на 1 січня200_ р.", а в графах 9 і 10 проставляються кількість та сума перехідногозалишку минулого року. Записи в книзі здійснюються на підставі пер-винних документів. У кінці місяця в графах 5-8 підбиваються підсумкиза даний місяць і з урахуванням вхідного залишку записується залишок(у графах 9 і 10) на початок наступного за звітним місяцем.

Книга кількісно-сумового обліку (ф. № З-6а) — застосовуєть-ся для аналітичного обліку матеріальних цінностей в централізованихбухгалтеріях. Книга відкривається в розрізі аналітичних рахунків закожним найменуванням запасів, як загалом за всіма обслуговуванимиустановами, так і з виділенням кожної установи.

Книга відкривається записами сум залишків матеріалів на поча-ток року тоді в першому рядку у графі 3 записується: „ Залишок на 1січня 200_ р." у графах 9 та 10 проставляється залишок загалом зацентралізованою бухгалтерією, а в графах 11 і 12 — в тому числі ко-жною установою, що обслуговується.

Картка кількісно-сумового обліку (ф. № З-7), призначення тапорядок ведення якої аналогічний Книзі кількісно-сумового обліку ф.№ З-6 та форми № З-6а. Застосовується в установах, де аналітичнийоблік у бухгалтерії здійснюється не в книгах, а на картках.

Книга обліку тварин (форма № З-8) застосовується для ана-літичного обліку молодняку тварин та тварин відгодівлі. У книзі від-криваються окремі аналітичні рахунки за видами та віковими група-ми молодняку тварин, а також за видами тварин на відгодівлі.

У централізованих бухгалтеріях книги обліку тварин ф. № З-8відкриваються за кожною обслуговуваною установою.

Книга складського обліку запасів (ф. № З-9) — застосовуєтьсядля обліку матеріалів, продуктів харчування, готових виробів та іншихзапасів на складі (в коморі). Ведеться матеріально відповідальноюособою за найменуванням, ґатунком та кількістю запасів. Записи здій-снюються на підставі прибутково-видаткових документів. До кожногозапису виводиться залишок запасів. У кінці книги не рідше одного ра-зу на квартал робляться записи про її перевірку бухгалтерією.

Журнал реєстрації битого посуду (ф. № З-10) — ведеться длясписання розбитого посуду в установах, що мають у своєму складі їдаль-ні та харчоблок. Записи в журналі здійснюються відповідними посадо-вими особами. Постійно діюча комісія слідкує за правильним веденнямжурналу та щоквартально (або щомісячно) складає акт про списаннярозбитого посуду, який затверджується керівником установи.

Оборотна відомість (ф. № З-11) — застосовується для звіркиданих складського та бухгалтерського обліку. Оборотна відомість відк-ривається на рік і складається щомісячно на підставі даних бухгалтер-ського обліку за кожною групою аналітичних рахунків, які об'єднанівідповідним синтетичним рахунком, у кількісному та вартісному відо-браженні. За кожним субрахунком виводяться загальні сумові підсум-ки, які повинні відповідати показникам синтетичного обліку.

Накопичувальна відомість з надходження продуктів харчу-вання (ф. № З-12) — призначена для обліку надходження продуктівхарчування. Відомість складається за кожною матеріально відповіда-льною особою окремо. Записи здійснюються на підставі первиннихдокументів у кількісно-сумовому вираженні.

Накопичувальна відомість з витрачання продуктів харчуван-ня (ф. № З-13) — застосовується для обліку витрачання продуктів ха-рчування протягом місяця. Записи в ній проводяться бухгалтерією напідставі меню-вимог та інших документів. Накопичувальна відомістьвитрачання продуктів харчування складається за кожною матеріальновідповідально