Система обліку

магниевый скраб beletage

Ведення плану рахунків

Система обліку надає бюджетному управлінню інформацію щодо рівня фінан­сування та рівня надходжень. Система обліку виявляє, чи фінансування перевищує бюджетні обсяги з певних статей. Це дає змогу бюджетному управлінню вносити корективи в процес, включаючи внесення змін (як зазначено вище), щоб підтриму­вати збалансованість бюджету. Для прийняття таких рішень бюджетне управління повинно мати в своєму розпорядженні план рахунків, який відповідає бюджетним кодам. У деяких країнах такої відповідності важко дотримуватися.

План рахунків — це основа послідовності бюджету та класифікації операцій си­стемами обліку. Місцеві бухгалтерські відділи повинні об'єднувати операції за кате­горіями, щоб збалансовувати потреби контролю звітності і гнучкості менеджменту.

Місцеві органи влади в країнах західної Європи визначають такі категорії плану рахунків:

— фонд, департамент (управління),

— об'єкт фінансування,

— вид діяльності та програма.

Комп'ютеризовані програми обліку та складання бюджету досить гнучкі і доз­воляють визначати план рахунків у цих категоріях і переводити видатки з однієї категорії до іншої.

Визначення та ведення плану рахунків бухгалтерським відділом не пов'язане з контролем виконання бюджету за об'єктами фінансування. План рахунків має зба­лансовувати деталі, а керівництво здійснює контроль. Стара система передбачала широкий рахунок, який включав поточні, капітальні, зарплатні і незарплатні статті. Цей рахунок був занадто широким для фіскальної звітності. Незважаючи на деталі інших рахунків, часом такі дрібні, як потреби невеликих канцелярій, важливі питан­ня, як обслуговування та реабілітація, в плані рахунків не виділялися, що вело до неправильної класифікації і спотворювало загальну картину фіскального балансу. Це стосується країн колишнього Радянського Союзу та інших країн, що розвива­ються, і країн з перехідною економікою. Бюджетне управління може контролювати видатки на такому самому рівні деталізації, як і коди бухгалтерського обліку, що створює проблеми з гнучкістю менеджменту і сприяє застосуванню трансфертів. Навпаки, бюджетне управління може розділити бюджет на широкі статті, як це зроблено в Австралії та Новій Зеландії, щоб забезпечити гнучкість менеджменту. Бюджетні звіти так само готуються відповідно до плану рахунків, щоб забезпечити контроль з боку внутрішніх і зовнішніх аудиторів.

Дотримання структури фонду

Бюджетна система обліку відслідковує окремі рахунки розпису і кошторису порівняно з призначеннями. Основним компонентом є фонд — зобов'язання, дохо­ди і видатки обліковуються в межах фонду. Практика США щодо обліку фонду від­різняється від європейських зразків, таких як Велика Британія або Франція.

США ,багато країн Латинської Америки, Таїланд і Китай використовує чис­ленні урядові фонди з тих міркувань, що відслідковувати менші окремі фонди знач­но легше (зокрема на них важко приховати певні операції), ніж один нерозподілений зведений фонд або бюджет. У США кількість фондів штату налічує від 2 у Дела- варі до 4000 у штаті Гаваї. Кожний фонд розподіляє ресурси для конкретних цілей, наприклад, федеральні гранти або центральні трансферти, резерви, пенсійні тощо. Бухгалтерське управління здійснює моніторинг операцій і регулярно визначає ак­тиви, пасиви і залишки кожного фонду.

На місцевому рівні в США існує три великі групи і сім основних типів фондів згідно з вимогами Загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку (GAAP). Трьома групами є:

1) урядові фонди;

2) власні фонди;

3) довірчі фонди.

Сім типів фондів включають такі:

1) загальний фонд (основний фонд);

2) фонд спеціальних доходів (закріплені доходи, наприклад, з податку з влас­ників транспортних засобів);

3) фонд обслуговування боргу (на виплату основної суми і відсотків боргу);

4) капітальні проекти (великі проекти капітальної модернізації).

Ці чотири типи фондів називаються "урядовими фондами". Власними фондами є:

5) фонди підприємств (послуги підприємницьких установ, наприклад, водопо­стачання);

6) фонди внутрішніх послуг (наприклад, на послуги, що надаються одним уп­равлінням іншому, скажімо, обробка даних);

До групи довірчих фондів входять:

7) трастові і довірчі фонди (цільові фонди для осіб або установ, наприклад, на соціальне забезпечення).

Структура фонду розробляється таким чином, щоб забезпечити бюджетний контроль. Значною проблемою є те, що трансферти між фондами складно відсте- жити, особливо якщо вони надаються більше ніж одному фонду. Принципи GAAP є спробою регулювання надлишкових трансфертів між фондами, щоб забезпечити контроль тих фондів, які важко відстежити. Щоб уникнути появи багатьох розд­роблених і громіздких рахунків, які ускладнюють бюджет і облік, органи влади по­требують періодичного поєднання окремих звітів по фондах в один зведений і ви­черпний звіт, наприклад, такий, як Об'єднаний звіт про доходи, видатки і залишки у США, що включає всі призначення і рахунки доходів. Вичерпний процес подання звітів про кошти місцевих бюджетів, який охоплює всі три класи фондів, слугує ці­лям як звітності, так і контролю.

У Великій Британії, на відміну від США, існують лише три фонди:

1) зведений загальний фонд,

2) фонд для непередбачених випадків

3) державний рахунок для довірчих фондів.

Французьке казначейство має один універсальний фонд для надходжень і ви­датків бюджету (крім довірчого фонду соціального захисту, охорони здоров'я та пенсій, який існує в усіх урядах).

Фінансова звітність

Кульмінацією виконання бюджету є підготовка проміжних (як правило, місяч­них) і річних фінансових звітів.

Підготовка проміжних фінансових звітів

Офіс головного бухгалтера (або бухгалтерський відділ, залежно від організації фінансового управління) готує проміжний бюджетний або фінансовий звіт. Порівняння сум бюджету з фактичними сумами видатків і доходів щодо кожного рахунку є головним моментом для забезпечення відповідності між надходженнями з кожного джерела доходів та розрахунками, видатками й зобов'язаннями щодо кож­ного рахунку, щоб уникнути перевищення затвердженого бюджету.

Один із підходів наведено в табл. 20. Місячний бюджетний звіт містить про­порцію витрачених загальних сум видатків і показує, чи потрібно бюджетним уп­равлінням вносити корективи. Аналіз відхилень може показувати, чи пропорції ви­являють нормальні сезонні коливання, чи спостерігається нестача надходжень, яка вимагатиме відміни певних видатків або внесення змін до бюджету. Ця таблиця мо­же також застосовуватися як модель моніторингу бюджетного процесу.

Інший підхід передбачає розробку більш детальних "Звітів про фактичні ви­датки та видатки, затверджені в бюджеті". Ці звіти складаються у багатьох країнах щомісяця і включають сумарні дані за 9 місяців (3 квартали) для порівняльного аналізу.

Забезпечення внутрішнього контролю

Забезпечення внутрішнього контролю виконання бюджету є система поперед­нього аудиту. У більшості західних країн попередній аудит до здійснення платежів, як правило, проводиться двома засобами контролю:

1) внутрішніми аудиторськими підрозділами в установах;

2) центральними контрольними органами, наприклад, контрольно-ревізійни­ми, аудиторськими або бухгалтерськими установами.

Персонал, який здійснює попередній аудит (преаудит), як правило, відокрем­лений від бухгалтерського і бюджетного персоналу, який здійснює внутрішній кон­троль. Преаудитори перевіряють законність, точність і достатність фінансування таких операції, як оплата праці, замовлення на купівлю, контракти і платіжні доку­менти. Вони перевіряють:

1) чи бухгалтери та бюджетники дотримувалися правил у кожній операції;

2) чи ефективні системи, чи немає конфлікту інтересів, наприклад, чи не затвер­джуються платежі тими самими людьми, які готують платіжні документи.

Внутрішні аудитори звертають увагу на положення про те, наприклад, що пла­тежі мають затверджуватися посадовцями з різних підрозділів (казначейство і бюд­жетне управління). Тобто контрольний орган також здійснює нагляд за послідовніс­тю і ефективністю внутрішнього контролю.

Внутрішній контроль передбачає правила і процедури для закупівлі, оплати праці, укладання угод фінансовими управліннями і бухгалтеріями.

Для запобігання конфлікту інтересів (встановлення системи перевірок і рівно­ваг), попередній аудит операцій, самостійні висновки про функціонування системи

Таблиця 20

Місячний бюджетний звіт управління міліції

 

Витрати

Діяльність

Бюджет, грн

Витрачено

Витрачено

Невитрачені

% витраче­

Невиконані

у цьому м-ці, грн

у цьому році, грн

кошти бюдже­ту, грн

них коштів

бюджету

зобов'язання, грн

Зарплата

900 000

100000

500 000

400 000

55

0

Нараху­вання на

100 000

10 000

60 000

40 000

60

0

зарплату

 

 

 

 

 

 

Контрактні послуги

100 000

20 000

40 000

60 000

40

12,000

Поста­чання і

75 000

5 000

50 000

25 000

67

10,000

матеріали

 

 

 

 

 

 

Обладнан­ня

50 000

0

10 000

40 000

20

30,000

Усього

1 225 000

135000

660 000

565 000

54

52,000

внутрішнього контролю та контрольно-ревізійні установи відокремлені (або мають бути відокремлені) від діяльності фінансистів і бухгалтерів.

Органи внутрішнього аудиту в багатьох країнах Європи, такі як шведський Офіс національного аудиту, аналізують економічність і ефективність операцій, а також ре­зультати, досягнуті програмами і проектами. Крім того, багато установ внутрішньо­го попереднього аудиту перетворилися на підрозділи, що аналізують вартість і вико­ристання ресурсів, включаючи робочу силу, обладнання і капітальні об'єкти. Офіс національного аудиту у Великій Британії виконує подібні функції внутрішнього аудиту. Наприклад, підрозділи внутрішнього аудиту допомагають керівництву приймати рішення, порівнюючи витрати на безпосереднє будівництво та ремонт з такими ж роботами, але виконаними за контрактом. Щоб запобігти обтяженню сис­теми контролем "до" і "після", який сповільнює видатки і створює підґрунтя для ко­рупції, Офіс національного аудиту в 1921 р. відмовився від системи індивідуальної перевірки платіжних документів і перейшов на систему вибіркових перевірок. Цей підхід переформувався в підхід систем і процедур, зосереджений на групах операцій, що прискорило здійснення внутрішнього аудиту. В країнах Латинської Америки внутрішній контроль історично зосереджується на контролі видатків "до" і "після" з приділенням особливої уваги дотриманню нормативних актів. З останніми рефор­мами в Аргентині й колумбії внутрішній аудит став розглядатися більше як процес, що допомагає підтримувати рух коштів у ході управління програмами.

Підготовка річних і додаткових фінансових звітів

Крім місячних /проміжних звітів, контрольно-ревізійні органи також готують річні фінансові звіти. Вони часто мають назву "детальних річних фінансових звітів". Такий звіт готується скоріше для зовнішніх зацікавлених сторін, таких як зовнішні аудитори, ніж для цілей контролю внутрішнього фінансового менеджменту. Щодо кожного фонду і всіх фондів узагалі такий звіт подає початковий баланс, доходи, ви­датки, всі трансферти і зведений баланс на кінець року. Річний звіт корисний тим, що він вказує не лише фонди, а й загальні залишки, дає інформацію, чи залишок фон­ду використовувався для покриття нестачі доходів, чи застосовувалися трансферти для збалансування бюджету і яким є рівень трансфертів між фондами порівняно із загальними видатками. Річні звіти більше стосуються відповідності нормативним актам, тому вони використовують змінений бюджет для порівняння фактичних ре­зультатів. Оскільки це може спотворити висновок (наприклад, фактичні суми мо­жуть бути законними або дуже відрізнятися від початкового бюджету), корисно та­кож порівняти первісний бюджет з фактичними витратами.