Система обліку

Ведення плану рахунків

Система обліку надає бюджетному управлінню інформацію щодо рівня фінан­сування та рівня надходжень. Система обліку виявляє, чи фінансування перевищує бюджетні обсяги з певних статей. Це дає змогу бюджетному управлінню вносити корективи в процес, включаючи внесення змін (як зазначено вище), щоб підтриму­вати збалансованість бюджету. Для прийняття таких рішень бюджетне управління повинно мати в своєму розпорядженні план рахунків, який відповідає бюджетним кодам. У деяких країнах такої відповідності важко дотримуватися.

План рахунків — це основа послідовності бюджету та класифікації операцій си­стемами обліку. Місцеві бухгалтерські відділи повинні об'єднувати операції за кате­горіями, щоб збалансовувати потреби контролю звітності і гнучкості менеджменту.

Місцеві органи влади в країнах західної Європи визначають такі категорії плану рахунків:

— фонд, департамент (управління),

— об'єкт фінансування,

— вид діяльності та програма.

Комп'ютеризовані програми обліку та складання бюджету досить гнучкі і доз­воляють визначати план рахунків у цих категоріях і переводити видатки з однієї категорії до іншої.

Визначення та ведення плану рахунків бухгалтерським відділом не пов'язане з контролем виконання бюджету за об'єктами фінансування. План рахунків має зба­лансовувати деталі, а керівництво здійснює контроль. Стара система передбачала широкий рахунок, який включав поточні, капітальні, зарплатні і незарплатні статті. Цей рахунок був занадто широким для фіскальної звітності. Незважаючи на деталі інших рахунків, часом такі дрібні, як потреби невеликих канцелярій, важливі питан­ня, як обслуговування та реабілітація, в плані рахунків не виділялися, що вело до неправильної класифікації і спотворювало загальну картину фіскального балансу. Це стосується країн колишнього Радянського Союзу та інших країн, що розвива­ються, і країн з перехідною економікою. Бюджетне управління може контролювати видатки на такому самому рівні деталізації, як і коди бухгалтерського обліку, що створює проблеми з гнучкістю менеджменту і сприяє застосуванню трансфертів. Навпаки, бюджетне управління може розділити бюджет на широкі статті, як це зроблено в Австралії та Новій Зеландії, щоб забезпечити гнучкість менеджменту. Бюджетні звіти так само готуються відповідно до плану рахунків, щоб забезпечити контроль з боку внутрішніх і зовнішніх аудиторів.

Дотримання структури фонду

Бюджетна система обліку відслідковує окремі рахунки розпису і кошторису порівняно з призначеннями. Основним компонентом є фонд — зобов'язання, дохо­ди і видатки обліковуються в межах фонду. Практика США щодо обліку фонду від­різняється від європейських зразків, таких як Велика Британія або Франція.

США ,багато країн Латинської Америки, Таїланд і Китай використовує чис­ленні урядові фонди з тих міркувань, що відслідковувати менші окремі фонди знач­но легше (зокрема на них важко приховати певні операції), ніж один нерозподілений зведений фонд або бюджет. У США кількість фондів штату налічує від 2 у Дела- варі до 4000 у штаті Гаваї. Кожний фонд розподіляє ресурси для конкретних цілей, наприклад, федеральні гранти або центральні трансферти, резерви, пенсійні тощо. Бухгалтерське управління здійснює моніторинг операцій і регулярно визначає ак­тиви, пасиви і залишки кожного фонду.

На місцевому рівні в США існує три великі групи і сім основних типів фондів згідно з вимогами Загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку (GAAP). Трьома групами є:

1) урядові фонди;

2) власні фонди;

3) довірчі фонди.