8.4. Планування особистої праці менеджера

Багато керівників приступають до роботи, яка здається їм упевний момент невідкладною. Чим більше паперів накопичуєтьсяна столі керівника, тим із більшим азартом він приступає добудь-якої роботи, не вміючи зосередитись і зайнятися найбільшсуттєвим. У результаті цього апарат управління працюєхаотично, із сфери уваги випадають ключові проблемиуправління, а зусилля концентруються на другорядних.

Менеджеру дуже важливо визначити свої найголовнішізавдання, спланувати свій час так, щоб зайнятися перспективоюрозвитку, а не тільки вирішенням поточних питань.

Вихідним моментом у плануванні особистої праці є аналізвикористання свого робочого часу і складу своїх посадовихобов'язків.

Управління також ефективне за умови правильно визначенихобов'язків кожного працівника апарату управління, в тому числі ікерівника.

Організацію особистої праці керівника і підпорядкованихйому фахівців необхідно починати з опису їхніх робочих місць ізакріплення цього опису в посадових інструкціях. Аналізвикористання робочого часу керівника і упорядкуванняпосадових обов'язків в апараті управління є основоюефективного планування особистої праці керівника.

У практиці планування роботи керівника розрізняють тривиди планів:

Довгострокові плани роботи, які, як правило, охоплюютьперіод діяльності за рік.

Робочі плани за квартал.

Тижневі плани роботи керівника.

У перспективному плані роботи повинні бути відображеніосновні напрями діяльності керівника протягом року.У тижневих і щоденних планах роботи керівникавстановлюється чіткий розпорядок кожного робочого дня.Тижневі чи щоденні графіки роботи складають на основідовгострокових планових завдань і оперативних завдань.Рекомендується жорстко розписувати не більше 60-70% свогоробочого часу, оскільки можуть виникнути непередбаченісправи. На кожний день слід виділяти найбільш складні завданняі робочий день починати з їх виконання. Особисту працю фахівціапарату управління планують в основному на квартал і натиждень. При цьому квартальний план доцільно складатизагалом та в розрізі структурних підрозділів апарату управління,вказуючи в ньому перелік необхідних робіт. Основою такогоплану мають бути плани фінансово-господарської діяльностіорганізації чи підприємства, особистої праці керівника і власнізавдання фахівців відділів, групи чи управління. Квартальнийплан повинен бути доведений до кожного співробітника іслужити йому орієнтиром у щотижневому плануванні особистоїпраці.