МОДУЛЬ 2 електронний офіс. інформаційна модель організації : Основи організації електронного документообігу : B-ko.com : Книги для студентів

МОДУЛЬ 2 електронний офіс. інформаційна модель організації

Один із перших принципів, яким слід керу­ватись при створенні автоматизованих організаційних систем управління, — це принцип нових завдань.

В. М. Глушков

Електронний офіс

Здійснення інформаційної діяльності у системі організаційно­го управління в умовах функціонування автоматизованих систем потребує врахування підходів до моделей «електронних офісів», сформульованих ще наприкінці 80-х років. Електронний офіс пе­редбачає організацію роботи груп користувачів над спільним ви­рішенням складних розподілених завдань у комп'ютерних мере­жах за допомогою засобів обчислювальної техніки.

Електронний офіс

Етапи розвитку конце­пції електронного офісу

Визначення 14

система всебічного використання в управ­лінській діяльності засобів обчислюва­льної техніки і телекомунікацій

Як правило, виділяють такі етапи розвитку концепції електро­нного офісу.

________________________ Таблиця 3

—   електронні засоби опрацювання текстів;

—   локальні комп'ютерні мережі і ав­томатизація робіт з документаційно- го забезпечення управління;

—                                              розвиток телекомунікаційних сис­тем і автоматизовані робочі місця персоналу офісу;

—                                               електронні архіви і сховища даних;

—                                              регіональні і глобальні комп'ютерні мережі.

На офіс покладають основні функції організації та управління з регулювання діяльності підприємства у цілому.

Таблиця 4

 

Основні функції елект­ронного офісу

—    реалізація можливості ефективно підтримувати і розвивати зв'язки з партнерами, успішно пристосову­ватись до швидкозмінюваної еко­номічної ситуації;

—    включення фірми до інформаційних структур ринкової економіки краї­ни та світу, доступ до комерційних баз даних, проведення електронно­го маркетингу, рекламних та інфо­рмаційних заходів;

—    координація діяльності всередині і зовні організації;

—    допомога у виробленні і прийнятті ефективних рішень;

—    виключення затримок і помилок при опрацюванні інформації, доку­ментів

 

Таблиця 5

ОСНОВНІ ВИДИ ІНФОРМАЦІЙНИХ ОБМІНІВ У ОРГАНІЗАЦІЇ

Вид інформаційного обміну

Застосування

Обмін між організацією та зо­внішнім середовищем

— взаємодія з громадянами, іншими орга­нами державного управління та сторонніми організаціями з метою реалізації функцій державного управління

Міжрівневий (вертикальний) обмін інформацією в органі­зації

    нисхідні потоки інформації, якими по­відомляють підлеглим про поточні завдан­ня, конкретні доручення, зміну пріоритетів та ін.;

—    висхідні потоки інформації — звіти про виконання завдань, пропозиції з удоскона­лення технології та ін., за допомогою яких керівництво інформують про поточні та можливі проблеми, про можливі варіанти рішень

 

Закінчення табл. 5

Вид інформаційного обміну

Застосування

Горизонтальний обмін інфор­мацією

    наради керівників суміжних підрозділів, задіяних у виконанні спільних завдань;

—    наради керівників підрозділів, які мають схожі виробничі завдання;

—    робота у межах робочих груп (управ­ління проектом)

Неформальний обмін інфор­мацією

    обговорення виробничих питань під час неформальних зустрічей (під час обідньої перерви, святкових заходів та ін.);

—    чутки, основною причиною яких є дефі­цит офіційної інформації

Інформаційне середовище (Information environment) — суку­пність технічних і програмних засобів зберігання, опрацювання, передачі інформації, а також політичні, економічні і культурні умови реалізації процесів інформатизації.

В діяльності будь-якої організації важливе місце займає робота з документами, які необхідно одержувати ззовні, готувати всередині організації, реєструвати, передавати працівникам, контролювати ви­конання, вести довідкову роботу, зберігати. Організація роботи з до­кументами є важливою складовою частиною процесів управління і прийняття управлінських рішень, яка істотно впливає на оператив­ність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу і якість управ­ління.

Можна визначити кілька типів функціональної взаємодії. най­простіша модель — від одного до одного (рис. 8).

 

Наступна функціональна модель — від одного до багатьох (рис. 9).

Можна ускладнювати моделі, збільшуючи кількість докумен­тів і виконавців. Однак, як найбільш важливу характеристику до­кумента, виділимо його функціональність, тобто можливість використати один і той же документ у декількох функціях. Ця властивість дозволяє не примножувати кількість видів докумен­тів на підприємстві. В той же час саме ця властивість використо­вується в основній функції системи управління — контролі (рис. 10).

Організація роботи з документами (документаційне забезпе­чення управління) — важлива складова частина процесу управ­ління і прийняття управлінських рішень, яка істотно впливає на оперативність та якість управління.

Із збільшенням масштабів підприємства і кількості його спів­робітників питання про ефективність ДЗУ стає все більш актуа­льним. Основні проблеми, які при цьому виникають:

— керівництво втрачає цілісну картину того, що відбувається на підприємстві;

— структурні підрозділи, не маючи інформації про діяльність один одного, не можуть ефективно працювати через незлагодже­ність, знижується якість обслуговування клієнтів і здатність ор­ганізації підтримувати зовнішні контакти;

— як наслідок, спостерігається падіння продуктивності праці і виникає нестача ресурсів: людських, технічних, комунікаційних та ін.

Основним інструментом при обґрунтуванні методів і напрям­ків інформатизації конкретного органу управління повинна стати його інформаційна модель.