Інформаційна модель організації

У контексті питань документаційного забезпечення управлін­ня під терміном «організація» будемо розуміти широкий спектр видів організацій — від підприємств, що виробляють матеріаль­ний продукт, до організацій, основним результатом діяльності яких є нематеріальний продукт або послуга. Будь-яке підприємс­тво складається з підрозділів, тобто має певну організаційну структуру (рис. 11).

Виробничими умовно назвемо підрозділи, які виконують осно­вну функцію підприємства (як у випадку виробництва матеріаль­них продуктів, так і при наданні профільних послуг).

Підприємство має внутрішні інформаційні зв'язки (взаємодія керівництва з підлеглими та виконавцями) і зовнішні інформа­ційні зв'язки (взаємодія з контролюючими органами, суміжними підприємствами, споживачами та ін.).

Система інформаційного забезпечення здійснює інформаційну підтримку діяльності організації у всіх напрямах службової дія­льності, надаючи багатоцільову статистичну, аналітичну та дові­дкову інформацію.

комплекс організаційних, правових, тех­нічних, технологічних заходів, засобів та методів, що забезпечують у процесі управління і функціонування системи інформаційні зв'язки її елементів шля­хом оптимальної організації інформацій­них масивів баз даних і знань.

Інформаційне забез­печення управління

Сучасні концепції управління інформаційною діяльністю на підприємствах широко застосовують ідеї інформаційної логісти­ки для побудови моделей інформаційної діяльності підприємства, які відображають взаємозв'язки між інформаційними потоками, а впровадження комп'ютерних технологій дозволяє застосовувати менеджмент ділових процесів (Workflow Management), який

Визначення 16

представляє собою управління інформаційною логістикою на базі комп'ютерної технології і основною метою якого є забезпечення діяльності з виконання господарських завдань необхідною інфо­рмацією відповідного виду, об'єму, якості, у відповідні терміни і у відповідному місці.

Визначення 17

Теорія і методика інформаційного забезпечення і документу­вання управлінських процесів, управління документацією (в тому числі електронною) потребує вивчення самої схеми управління, змісту управлінських зв'язків, впливу управлінської дії об'єкта, що керує, на керований об'єкт, а також проблем, пов'язаних із наступним користуванням документами у їхньому динамічному стані.

Для ефективного впровадження систем електронного докуме­нтообігу на підприємстві необхідно створити бізнес-модель під­приємства.

Бізнес-модель підприємства — це сукупність графічних і тек­стових описів, які дають змогу із заданою точністю розуміти та імітувати процес управління підприємством.

Структуру бізнес-моделі можна представити у виді таких складових:

— організаційна модель — організаційна структура підприєм­ства і ролі, які виконуються співробітниками підприємства у структурі управління;

— функціональна модель — бізнес-процеси і події, які ініці­юють ці бізнес-процеси, вихідні результати;

— інформаційна модель — схема інформаційних потоків у контурі управління, побудована на базі функціональної моделі.

Інформаційна модель організації є схемою потоків інформації, використовуваної в процесі управління, відображає різні проце­дури виконання функцій управління організацією і представляє за кожним завданням зв'язок вхідних і вихідних документів і по­казників.

Інформаційна модель організації орієнтована на інформацію як ресурс, який виробляється і використовується у процесі функ­ціонування системи управління, спрямована на розв'язування ін­формаційних проблем, раціоналізацію та інтеграцію інформацій­них процесів, покращання організаційної структури, підвищення ефективності роботи у цілому.