Електронний документ : Основи організації електронного документообігу : B-ko.com : Книги для студентів

Електронний документ

У Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» Ст. 5. таким чином визначено електронний до­кумент:

Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів елект­ронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є ві­дображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту лю­диною.

 

Таблиця 7

 

Функції електронно­го документа у сис­темі управління: забезпечення ефективного управлін­ня за рахунок автоматичного контро­лю виконання, прозорості діяльності всієї організації на всіх рівнях;

ефективний доступ всіх співробітни­ків до інформації і знань;

підтримка комунікацій всередині підприємства за рахунок засобів роз­винутої маршрутизації електронного документа;

горизонтальний і вертикальний об­мін між органами державного управ­ління, між органами державного управління і громадянами.

 

Вимоги до електронного документа

Електронні документи характеризується такими ознаками:

—електронні документи є програмно-технічно залежними продуктами;

—електронні документи мають широкий спектр інформацій­ного відображення (текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні);

—форма електронних документів може бути відокремлена від змісту, а зміст документів може бути фрагментованим (бази да­них), тобто фізично документ може зберігатись в кількох різних файлах;

— електронні документи можуть мати посилання, які не контролюються авторами, наприклад, використовування Ін- тернет-файлів або файлів корпоративних баз даних з коротким діапазоном життєвого циклу;

— електронні документи зберігають на фізичних носіях інфо­рмації (магнітні, оптичні пристрої), що не можуть гарантувати довготривале збереження інформації (процес розмагнічування, механічне ушкодження, фізичне та моральне старіння програмно- технічних засобів).

При реєстрації документів склад реквізитів реєстраційно-кон­трольної картки (РКК): кореспондент, короткий зміст, дата ство­рення, реєстраційний номер документа, підпис, резолюція, тема­тика, гриф доступу, оцінка про наявність додатків, номенклатура, склад документа й ін.

Деякі реквізити, наприклад, резолюції, звіти, адресати, корес­понденти можуть мати множинне значення.

РКК поєднуються в картотеки — підмножини документів, що знаходяться у веденні структурних підрозділів організації. Відо­мості про один й той самий документ можуть знаходитися одно­часно в різних картотеках.

При руху документів основним інструментом керування пе­реміщенням документа є резолюція. При введенні резолюції ви­значаються робочі місця виконавців, відповідального виконавця, контролера і передає їм відповідні повідомлення про необхід­ність виконання резолюції (доручення). При цьому виконавці і контролер одночасно одержують доступ до тексту резолюції, РКК документа і самому документу. Введення виконавцем звіту про виконання приводить до появи відповідного повідомлення на робочому місці контролера і відповідального виконавця.

При опрацюванні і збереженні власне документів з карткою може бути пов'язане будь-яке число файлів. Ці файли можуть надходити лініями зв'язку або вводитися безпосередньо в органі­зації з використанням клавіатур, сканерів, мікрофонів та інших пристроїв, що підключаються до комп'ютера. Файли документів можуть зберігатися або у файловій системі, або безпосередньо в базі даних, або в гіпертекстовій формі (HTML-документи) в Ін- тернет/Інтранет-мережі.

Документи, які опрацьовуються, наприклад, в органах держа­вної влади, традиційно мають дві форми — паперову і електро­нну, що є наслідком того, що сучасні засоби підготовки докумен­тів передбачають електронну форму їх зберігання, а нормативна база і усталені правила звернення — паперову.

Правовий статус електронного документа

Юридична сила електронного документа забезпечується вико­ристанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП), який ідентифі­кує автора надісланого електронного документа і забезпечує не­можливість зміни документа у процесі доставки.

ЕЦП використовується як аналог власноручного підпису або печатки (у випадку юридичної особи). ЕЦП додається до блоку даних і надає змогу одержувачу блоку перевірити джерело і цілі­сність даних.

Згідно з пунктом 3 ст. 8 Закону України «Про електронні доку­менти та електронний документообіг» електронний документ не може використовуватися як оригінал, коли йдеться про: свідоцтво про право на спадщину; документ, який відповідно до законодав­ства може бути створений лише в одному оригінальному примір­нику, крім існування центрального сховища оригіналів електро­нних документів; інші випадки передбачені законом. У такому разі оригінал документа має бути поданий у паперовій формі.

Юридична чинність і доказовість електронному документу на­дається за допомогою електронного підпису. Згідно з ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документоо­біг», електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, що використовується для ідентифікації автора чи осо­би, яка підписала документ. Пункт 2 ст. 6 «Електронний підпис» містить таке положення: «...накладанням електронного підпису за­вершується створення електронного документа». Отже, законода­вець визначив момент, з якого електронний документ набуває юридичної сили — з моменту накладання електронного підпису.

В Законі України «Про електронний цифровий підпис» наголо­шується на регулюванні відносин, пов'язаних з використанням од­ного різновиду електронного підпису — електронного цифрового підпису. Закон України «Про електронний цифровий підпис» (Ві­домості Верховної Ради (ВВР), 2003, № 36, ст. 276) визначає право­вий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису.

Визначення 19

Особливість електронного цифрового підпису (ЕЦП) полягає у тому, що він ґрунтується на алгоритмах криптографічного за­хисту інформації. ЕЦП накладається за допомогою особистого ключа — спеціального коду, відомого тільки особі, яка підписала документ. Якщо цей код повідомити програмі, то відповідно до криптографічного алгоритму вона сформує унікальне контрольне значення і додасть його до документа, тобто підпише електро­нний документ унікальним ЕЦП власника даного особистого ключа. Дійсність ЕЦП перевіряється за допомогою відкритого ключа — коду перевірки, доступного решті суб'єктів електронно­го документообігу. Цей код унеможливлює підробку ЕЦП автора електронного документа, але надає можливість перевірити його справжність. Отримавши цей код, програма, використовуючи вже згаданий алгоритм, звірить його з отриманим разом з доку­ментом ЕЦП автора. Якщо ці контрольні значення зійдуться, під­пис вважатиметься справжнім, а отриманий документ — ціліс­ним. Відкритий ключ має бути сертифікований центром сертифі­кації ключів.