МОДУЛЬ 3 принципи побудови та функціонування систем електронного документообігу

При автоматизації організаційного управ­ління на основі використання ЕОМ слід пам'ятати, що основною засадою її успіху є докорінна зміна традиційної технології ор­ганізаційного управління.

В. М. Глушков

Стадії автоматизації документообігу

Основною проблемою традиційної технології управління до­кументообігом є практична неможливість централізовано відслі­дковувати рух документів організації в реальному масштабі часу. Найбільш ефективними напрямами використання електронних технологій у традиційному діловодстві є:

— підготовка документів з використанням електронних тех­нологій — здійснюється за правилами і з використанням форм і бланків уніфікованих документів. на виході тексти переводяться на папір і набувають у відповідності з діючими правилами форми документів;

— електронна передача інформації використовується для при­скорення її доставки споживачам з подальшими виведенням до­кументів на папір; актуальним завданням є визначення місця фа­ксимільної передачі документа у системі традиційного діло­водства;

— електронна реєстрація надходження документів у систе­му — передбачає включення у єдину інформаційну систему всіх документів, які створюються в організації або надхо­дять до неї у будь-якій формі на основі єдиних правил реєст­рації. Не реєстраційному масиві ґрунтується облік, пошук, ко­нтроль виконання документів без створення інших реєстра­ційних форм.

Системи управління документами мають функції зберігання, пошуку, контролю життєвого циклу документів.

У процесі автоматизації документообігу можні умовно виді­лити такі стадії: паперовий документообіг, паперовий докумен­тообіг з використанням автономних ПК, змішаний документообіг і безпаперовий документообіг.

При застосуванні паперового документообігу документ про­ходить всі етапи у паперовій формі: для реєстрації використову­ються журнали, картки.

Паперовий документообіг з використанням автономних ПК означає, що ПК використовується для підготовки і реєстрації документів. На даному етапі виникає поняття електронного до­кумента, тобто такого документа, який зберігається машинних носіях. За відсутності локальної мережі переваги паперового до­кумента не реалізуються. Передавання, узгодження та затвер­дження документів здійснюється у паперовому виді.

Визначення 24

комплекс заходів, спрямованих на реалі­зацію процесів створення та функціону­вання службових документів

Управління докуме­нтацією

Змішаний документообіг означає, що комп'ютери, об'єднані у локальну мережу, використовуються для підготовки, переда­вання і зберігання документів, однак, юридичну силу документ має у паперовому виді. Узгодження і затвердження фінансових і юридичних документів здійснюється у паперовому виді.

 

Реєстрація

і друк документів

Підготовка документів у електронному документі 3 Узгодження документа у паперовому

відділі

 

4 Розсила

Розсилання виконавцям у електронному виді

 

Рис. 13. Змішаний документообіг

 

Підготовка проекту документа здійснюється у електронному виді (пункт 1), потім документ надходить секретарю, який його ре­єструє, роздруковує і надає керівництву на затвердження (пункт 2). Керівник вносить правки і віддає документ виконавцю на до­опрацювання (пункт 3). Після того, як документ затверджений, він розсилається локальною мережею всім виконавцям (пункт 4).

Безпаперовий документообіг означає, що всі операції з до­кументами виконуються у електронному виді, юридична сила до­кумента засвідчується електронним цифровим підписом.

Інтегрована система електронного документообігу (ІСЕД) — інтегрована система управління організаційного типу, що забез­печує приймання, обробку, передачу та зберігання електронних документів в рамках корпоративної мережі та використовує сер­віси телекомунікаційної мережі.

Визначення 25

Інтегрована система електронного доку­ментообігу

 

це територіально розподілена комп'ю­терна система. Розподілений характер визначає відповідні характеристики та вимоги до неї — орієнтацію на «клі- єнт/серверні» технології обробки і до­ступу до інформації, використання ко­мунікаційних каналів і відповідних протоколів обміну

 

Переваги електро­нного документообігу

Таблиця 9

—         можливість вміщення в документ, крім тексту, мультимедійних даних;

—                                             можливість використання заздалегідь заготовлених форм;

—                                             висока швидкість передачі інформації за великою кількістю адрес;

—                                             економія паперу;

—                                             висока компактність архіві;

—                                             висока швидкість пошуку і одержання інформації;

—                                             можливість захисту документів від не­санкціонованого доступу та розмежу­вання прав доступу співробітників до інформації.

Введення електронного документообігу дає змогу знизити кі­лькість служб, зайнятих роботою з документами.

Нижче (рис. 14) показано, наскільки зменшується час вико­нання окремих етапів роботи з документами при зміні «паперо­вого» процесу на електронний.

Основними цілями впровадження електронного документообі­гу в організації є:

—підвищення ефективності управлінської діяльності;

—прискорення руху документів у організації;

—зменшення трудомісткості опрацювання документів.

Кардинальні, революційні підходи до автоматизації докумен­тообігу небезпечні, оскільки можуть призвести до серйозних проблем в управлінні і навіть дезорганізації діяльності.

Основні технології, які забезпечують різні операції опрацю­вання документів:

— технології розпізнавання текстів, які трансформують папе­рові вхідні документи у електронну форму;

— електронний цифровий підпис;

— засоби передавання даних;

— засоби зберігання документів у електронній формі.

Електронний документообіг дає змогу створити в організації

єдиний інформаційний простір, інтегруючи у інформаційний ву­зол всі документальні системи.