Види систем електронного документообігу

Проектування систем електронного документообігу здійсню­ється багатьма компаніями незалежно одна від одної, тому через неузгодженість роботи систем виникають проблеми при взаємо­дії систем документообігу різних виробників. Як правило, ці проблеми пов'язані із несумісністю форматів представлення да­них, відсутністю стандартизації систем, та підходів, використо­вуваних при проектуванні систем.

Визначення 27

Електронний документообіг обслуговується певним програм­ним забезпеченням (Enterprise Document Management Systems, EDMS).

З найважливіших характеристик систем електронного доку­ментообігу спеціалісти, як правило, виділяють такі:

—програмна платформа;

—типи документів, з якими працює система;

—можливості масштабування;

—максимальна кількість користувачів; загальна кількість та число рівнів структур, які відображають особливості внутрішньої організації підприємства;

—можливість роботи за «вільною» схемою, без жорсткої фік­сації маршрутів);

—засоби для визначення маршрутних схем проходження до­кументів;

—можливості контролю за проходженням документів; засоби повідомлення про порушення у регламенті проходження докуме­нтів, спосіб повідомлення посадових осіб;

—підтримка роботи з кількома версіями документа, можли­вість інтеграції з іншими додатками; особливості настроювання програмного продукту на потреби конкретного замовника;

—засоби регламентації доступу та криптографічного захисту.

Системи з розвиненими засобами workflow (WF).

Наведемо кілька найбільш відомих визначень Worklfow [13]:

—довільне завдання, виконуване послідовно або паралельно одним або більше учасниками робочої групи з метою досягнення спільної мети (IBM);

—повна або часткова автоматизація бізнес-процесу, при якій документи, інформація або завдання передаються від одного уча­сника до іншого для виконання узгоджених дій;

—координація людей, інформації, об'єктів та подій для вико­нання послідовності операцій і досягнення статусу, який призво­дить до досягнення встановлених цілей (Workflow Management Coalition).

Всі ці визначення включають бізнес-процеси, інформацію та персонал.

Технологія WorkFlow включає:

—технологію автоматизації управління потоками робіт;

—автоматизацію виконання ділових (бізнес) процесів;

—моделювання діяльності підприємства;

—організацію у управління взаємопов'язаною діяльністю всіх співробітників підприємства.

В основі технології Workflow лежать такі базові поняття:

—об'єкт — деякий об'єкт, використовуваний у бізнес-про- цесі (наприклад, документ, креслення, інструмент);

—подія — дія, виконана над об'єктом (напр., підписання до­кумента);

—операція — дія, виконувана у межах розглядуваного бізнес- процесу (напр., перевірка документа на правильність складання, внесення змін до документа);

—виконавець — посадова особа, відповідальна за виконання операції бізнес-процесу.

Кожна система класу Workflow забезпечує вирішення мінімум трьох завдань:

—опис бізнес-процесу;

—управління виконанням бізнес-процесу;

—моніторинг виконання бізнес-процесу.

Управління виконанням потоку робіт полягає:

—у перевірці умов переходу між операціями;

—у передаванні документів між виконавцями;

—повідомленні користувача про те, що він повинен зробити.

Функції системи електронного документообігу в інформа­ційному забезпеченні системи управління:

—підвищення якості підготовки документів;

—посилення виконавської дисципліни;

—прискорення обміну інформацією між організаціями;

—спрощення процедури прийняття рішень;

—скорочення кількості помилок і зловживань при роботі з громадянами і організаціями;

—підвищення авторитету державних інститутів у громадській думці;

—прискорення і спрощення інформаційних процесів;

—підвищення гнучкості й керованості процесів передавання інформації;

—забезпечення прозорості прийняття рішень і необхідного контролю суспільства за діяльністю державних органів;

—забезпечення внутрішньовідомчої взаємодії, а також взає­модії співробітників державних органів різних рівнів.

Проблеми впровадження систем електронного документообігу:

—консерватизм персоналу, недостатня освіченість в галузі інформаційних технологій, небажання навчатись і підвищувати кваліфікацію, побоювання прозорості власної діяльності для ке­рівництва, яка виникає внаслідок впровадження системи елект­ронного документообігу;

— відставання нормативно-методичного забезпечення роботи з електронними документами від інформаційно-технологічного;

— різноманітність програмних засобів, які використовуються для автоматизації документообігу в органах державного управління;

— часті структурні зміни в організації, слабка формалізація бізнес-процесів;

— паралельне існування традиційних «паперових» систем до­кументообігу і систем електронного документообігу.

Таблиця 10

ФУНКЦІОНАЛЬНІ МОЖЛИВОСТІ СИСТЕМ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

Функції

Зміст

Реєстрація доку­ментів

   реєстрація і облік документів;

—    ведення журналів реєстрації та обліку.

—    ведення номенклатури справ

Контроль вико­нання

    ведення контрольних завдань;

—    перенесення терміну виконання завдань;

—    ведення стану виконання;

—   зняття завдань з контролю згідно із звітами;

—    визначення результату виконання завдань;

—    підтримка завдань централізованого і децентралі­зованого рівня

Маршрутизація об'єктів докумен­тообігу (workflow- підсистема)