МОДУЛЬ 4 організаційно-технологічні підходи до впровадження електронного документообігу

Солідарність у розумовій праці та дисциплі­на думки приводять до єдності документації.

Поль Отле. Організація розумової праці

Основні підходи і принципи впровадження електронного до­кументообігу схожі із впровадженням будь-якого комплексного іТ-рішення з управління підприємством.

Всі проблеми з реалізації проектів можна поділити на органі­заційні, економічні та технічні. Організаційні — пов'язані із люд­ським фактором — недостатньою мотивацією співробітників до роботи з новою системою, низьким рівнем їх комп'ютерної гра­мотності, неповним або помилковим визначенням завдань, які постають перед системою. Економічні проблеми — необхідність вкладання значних коштів, при тому, що економічний ефект від впровадження не одразу помітний. Поміж технічних проблем — необхідність створення якісної інфраструктури, складнощі інтег­рації із вже існуючими системами.

Для ефективного впровадження систем електронного докуме­нтообігу необхідно:

—виявлення зацікавленості керівництва у реалізації проекту;

—відмова від розробки системи силами власного ІТ-підроз- ділу і застосування готових рішень від виробників;

—розробка і впровадження концепції розвитку документа- ційного забезпечення підприємства, плану впровадження системи електронного документообігу, вибір керівника проекту, форму­вання робочої групи;

—тісна співпраця фахівців ІТ-служб замовника та виконавця;

—чіткий розподіл обов'язків та повноважень всіх, хто залу­чений до впровадження системи;

—впровадження пілотного проекту для відпрацювання біз- нес-процедур, які підлягають автоматизації;

—навчання співробітників на постійній основі та на всіх ета­пах впровадження.