Аналіз документообігу підприємства

Для автоматизації документообігу на підприємстві необхід­ний, перш за все, аналіз документообігу підприємства, який ґрун­тується на виявленні «проблемних» ділянок документообігу і оп- тимізації руху документів.

Такий аналіз можна здійснювати за наступними етапами.

Етап 1. Аналіз системи документообігу на підприємстві (підготовчий етап):

— дослідження організаційної структури підприємства;

— виділення з організаційної структури підрозділів, окремих виконавців, які відповідають за процес документообігу на під­приємстві;

— визначення підпорядкованості виявлених підрозділів і роз­межування їх функцій за видами виконуваних робіт;

— формування відповідної моделі документообігу на підпри­ємстві.

Етап 2. Аналіз структури документообігу на підприємстві:

— групування документів підприємства за ознакою докумен- таційного забезпечення управління (вхідні, вихідні, накази та ін.);

— групування документів підприємства за підрозділами згід­но організаційної структури підприємства та їх аналіз;

— групування документів підприємства для виявлення сезон­ності та їх аналіз.

Етап 3. Оптимізація взаємодії підрозділів згідно наявної моделі документообігу на підприємстві:

— дослідження організаційних структур підприємства щодо руху вхідних, вихідних та внутрішніх документів;

— укладання та опрацювання картки-анкети зв'язків всіх під­розділів, включених до кожного з видів спроектованої структури організаційних взаємодій;

— аналіз ефективності зв'язків за кожним з видів спроектова­ної організаційної структури;

— підсумкова оцінка розроблених заходів і аналіз можливості їх реалізації.

На першому етапі слід визначити основні підрозділи, окремих виконавців, які відповідають за процес документообігу на під­приємстві.

Після виявлення сектора, відповідального за документообіг на підприємстві, необхідно виявити підпорядкованість підрозділів сектора і розмежувати їх функції за видами виконуваних робіт і на цій основі сформувати наявну модель документообігу на під­приємстві.

Скориставшись організаційною структурою підприємства слід скласти блок-схему взаємодії всіх підрозділів з підрозділами, відповідальними з документообіг на підприємстві. Після цього необхідно показати схему руху документів між підрозділами.

На другому етапи виконується аналіз структури документоо­бігу підприємства.

Виконується групування документів за ознакою документа- ційного забезпечення:

— внутрішні документи (напр., фінансові та службові);

— для виявлення динаміки в руху документів — виявляють темпи зростання вхідних, вихідних та внутрішніх документів за певний період;

— за підрозділами — для виявлення, які з підрозділів найбі­льше завантажують документообіг;

— виконати аналіз документів за категоріями.

На третьому етапі виконується «внутрішнє» проектування си­стеми документообігу.

Для побудови моделі функціонування системи і одержання результатів, близьких до оптимальних, слід організувати раціо­нальну і ефективну взаємодію наявних процесів. З цією метою слід провести такі заходи:

1. Визначити ієрархічну підпорядкованість процесів і послідо­вність у часі їх взаємодії.

2. Розробити структуру взаємодії між підрозділами на певний термін.

3. Визначити критерії якості роботи системи. Визначити рей­тинг кожного з критеріїв якості.

Основними підходами до моделювання потоку робіт є:

— моделювання на основі потоку робіт, наявного в організації (модель «as is»),

— моделювання на основі перспективної структури процесу, яке задовольняє вимогам за цільовими значеннями показників ефективності (модель «to be»);

— моделювання зверху-вниз — формування моделі від укру­пнених процесів до детальних за допомогою декомпозиції — по­слідовної деталізації моделей для кожного об'єкта процесу;

— моделювання знизу-вверх — формування укрупнених про­цесів шляхом агрегування детальних процесів.

Дослідження адекватності моделі проводиться експертами, які перевіряють відповідність моделі реальному потоку робіт на під­приємстві.