Критерії оцінювання системи електронного документообігу

При виборі системи електронного документообігу організації необхідно в першу чергу визначити завдання, які будуть вирішу­ватись з використанням цієї системи. Після цього необхідно об­рати 4—5 рішень різних виробників, які мають необхідний досвід впровадження у аналогічній сфері діяльності. Ці системи надалі підлягають аналізу.

Виходячи із завдань діяльності організації необхідно визначи­ти критерії для оцінювання представлених на ринку систем. У кожної організації ці критерії індивідуальні.

Наприклад, для организаций, имеющих удаленнме филиалм и подразделения, важна поддержка территориальной розподіленості.

В якості критеріїв можуть бути такі напрями аналізу:

— функціональність;

— продуктивність і масштабуємість;

— інтегрованість;

— ліцензійна політика;

— цінова політика;

— вартість масштабування;

— інструментальні засоби;

— локалізація.

Необхідно визначити важливість критеріїв, після чого оціню­вати безпосередньо систему електронного документообігу (при­клад наведено у табл. 12).

Таблиця 12

Функціональні можливості

Системи електронного документообігу

важли­вість критерію

система 1

система 2

система 3

система 4

Види документів, які підтримуються системою

Вхідні

10

5

5

5

4

Вихідні

10

5

5

5

4

Внутрішні

7

5

5

3

4

Орг.-розпор. докуме­нтація

7

4

5

4

4

Протоколи нарад

4

2

3

5

2

Документи довільної форми

8

5

4

5

5

Скарги та листи гро­мадян

0

4

4

1

5

Проекти документів

8

3

4

5

2

Всього

 

235

246

249

200

Оцінки за кожним з критеріїв, помножені на важливість цього критерію, підсумовуються. Система, яка набрала найбільшу кіль­кість балів, є оптимальною для даної організації. У наведеному прикладі, найбільш прийнятною за критерієм «Види документів, які підтримуються системою» виявилась Система 3.

Якщо співробітникам організації складно оцінити той або ін­ший показник, для аналізу запрошуються незалежні консультан­ти або експерти.