Етапи переходу до електронного документообігу в організаціях : Основи організації електронного документообігу : B-ko.com : Книги для студентів

Етапи переходу до електронного документообігу в організаціях

Проаналізуємо кілька характерних етапів, які може проходити організація на шляху від паперового до електронного документо­обігу:

І етап (початковий) — впровадження автоматизованої си­стеми документообігу (АСД).

В АСД функціонують первинні елементи аналітико- синтетичної обробки документа, що знаходять вираження у ство­ренні електронної реєстраційної картки документа, що є пошуко­вим образом документа.

Функціональні можливості АСД не розраховані на збережен­ня та переміщення документів в установі. їх основними завдан­нями є фіксація етапів проходження документів та їх поточного статусу в спеціальній базі даних, що находить відображення в заповненні спеціальної реєстраційної картки документа. База даних не містить оригіналів документів, а відображає лише їх поточне місцезнаходження та статус, включаючи атрибути кон­тролю виконання. Крім обліку та пошуку документів в базі да­них, система повинна генерувати звіти, що дозволяють отрима­ти відомості про стан виконання документа та іншу загальну інформацію.

Автоматизація документообігу дає змогу:

— підвищити виконавську дисципліну (здійснюється за раху­нок покращання контролю за виконанням документів, а саме ефективна система повідомлень та нагадувань дає можливість попереджувати всіх посадових осіб про наближення строку ви­конання доручення);

— легко скласти повну картину ефективності діяльності як окремих працівників, так і установи в цілому (за допомогою при­кінцевих звітів та журналів);

— формувати індивідуальні маршрути документів і визначити найбільш оптимальний шлях їх руху в установі;

— зменшити час на обробку і реєстрацію, а також уникнути помилок, пов'язаних із заповненням реквізитів документа (вико­ристовуючи автоматичну генерацію номера і поточної дати, ви­користання довідників);

— засобами системи здійснювати швидкий пошук докумен­тів та доручень (за їх змістом або будь-якою комбінацією рек­візитів).

2 етап (розширений) — створення «образу» електронного документообігу.

Розширений рівень автоматизації дозволяє додавати до елект­ронної реєстраційної картки електронне іконічне зображення до­кумента (сканована копія), інакше кажучи, «образ документа», єдиною відмінністю якого від електронного документа є відсут­ність електронно-цифрового підпису (що гарантує його ціліс­ність, достовірність і відповідно юридичну силу). Отже, рівень АСД, у якому функціонує електронний «образ документа», умов­но можна назвати «образом електронного документообігу».

Створення «образу електронного документообігу» відбуваєть­ся за допомогою сканування документів. Швидке отримання еле­ктронної версії документа за допомогою використання техноло­гій сканування, розпізнання та друку документа робить легшим перехід від паперової версії документа до електронної.

3 етап (розвинений) — електронний документообіг.

Електронний документообіг забезпечує циркуляцію електро­нних документів, які є основою нової форми взаємодії держави та суспільства. Однак кожен документ повинен мати встановлений законодавством набір реквізитів, до яких належить, зокрема, під­пис — елемент, що підтверджує авторство документа. Функцію підпису в електронному документі виконує електронно-цифро­вий підпис.

Наведені етапи впровадження електронного документообігу є об'єктивно зумовленими як розвитком інформаційних систем, так і готовністю установ до їх впровадження. Зважаючи на соціа­льно-освітні та психологічні чинники, така послідовність впрова­дження електронного документообігу попередить нераціональне використання матеріальних ресурсів установи, пришвидшить адаптацію працівників до роботи в нових умовах, як наслідок зросте ефективність опрацювання документів в установі.

При впровадженні систем електронного документообігу від­значають такі типові помилки:

—відсутність попереднього обстеження організації;

—розробка системи власними силами;

—відсутність попередньої (пілотної) експлуатації;

—низький рівень навчання співробітників.

Організаційні проблеми пов'язані, перш за все, з людським

фактором:

—недостатньою мотивацією співробітників до роботи з но­вою системою;

— низький рівень комп'ютерною грамотності;

— помилкове або неповне визначення завдань, які пови­нна вирішувати система, при прийнятті рішень про її впрова­дження.

Компанії, які впроваджують системи електронного докумен­тообігу, пропонують консалтингові послуги. Підприємства вда­ються до послуг консалтингових компаній з таких причин:

— нестача ресурсів (людей, часу, навичок, знань) — у період значних змін організація не має часу шукати людей з новими на­вичками або ж навчати своїх співробітників; консультанти ж і вирішують завдання, які постають, і передають свої знання і на­вички співробітникам організації;

— допомога на тимчасовій основі. Консультанти можуть за­лучатись для аналізу схем документообігу, інших видів аналізу і вироблення рекомендацій без відволікання від поточної діяльно­сті співробітників організації;

— незалежний погляд «зі сторони». Перевагою консультанта є «свіжий» погляд і безпристрасність у ситуаціях, коли співробіт­ники організації не можуть бути об'єктивними;

— навчання співробітників через консультування.

Ефективність впровадження систем електронного документо­обігу визначається такими чинниками:

1. Ціна. Вартість однієї ліцензії може коливатись від $200 до $1000. Покрокове впровадження системи управління документо­обігом дає змогу замовнику «розтягнути» у часі виплати, отже застосовується у багатьох випадках.

2. Побоювання помилитись у виборі програмного продукту. Хоча практично у кожній із систем є сховище і WorkFlow, реалі­зуються вони по-різному і різною мірою відповідають потребам того або іншого замовника. Систему електронного документообі­гу можна перевірити у режимі пілотного проекту.

3. Саботаж співробітників. Систему управління електронним документообігом можна вважати тільки тоді успішно впровадже­ною, якщо всі користувачі охоче використовують її в повсякден­ній роботі.

Одним із шляхів подолання проблеми «людського фактора» при впровадженні систем електронного документообігу керівни­цтво організації часто вважає примус співробітників до роботи із автоматизованою системою. Часто у таких «вимушених користу­вачів» створюються передумови до розкриття потенціалу до ро­боти із системою.