ТЕСТИ : Основи організації електронного документообігу : B-ko.com : Книги для студентів

ТЕСТИ

Модуль 1. Документаційне забезпечення управлінської діяльності

Тест 1. Документи класифікують за такими ознаками (об­рати неправильне твердження):

1. За терміновістю.

2. За доступністю.

3. За формою.

4. За посадою відправника.

5. За термінами зберігання.

6. За характером інформаційних зв'язків.

7. За типом носіїв.

Тест 2. Знайти адекватне визначення терміну «докумен­таційне забезпечення управління»:

1. Рух службових документів з часу їх створення або одержання суб'єктом документаційного забезпечення управління до часу завер­шення виконання, надсилання або знищення.

2. Діяльність спеціальних працівників або підрозділів щодо ство­рення документаційної інформаційної бази на різних носіях для вико­ристання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

3. Це потік документів, які циркулюють між пунктами опрацювання і створення інформації (керівниками організації і структурних підрозді­лів, спеціалістами) і пунктами технічного опрацювання документів (експедицією, секретаріатом, канцелярією та ін.).

Тест 3. Обрати пункти, які разом утворюють правильну відповідь:

Документообіг в організації складається з таких етапів:

1. Експедиційна обробка документів, які надходять в організацію.

2. Попередній розгляд документів службою документаційного за­безпечення управління.

3. Реєстрація документів.

4. Друк документів і подання їх керівництву організації.

5. Надсилання документів електронною поштою у інші організації.

6. Організація раціонального руху документів всередині організації, в т. ч. доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, проходження узгодження і підпису проектів документів.

7. Обробка виконаних документів і їх відправлення.

Тест, 4. Величина об'єму документообігу потрібна для (об­рати правильні відповіді):

1. Розрахунку необхідної чисельності персоналу служб діловодства.

2. Розрахунку ефективності застосування засобів автоматизації ді­ловодства.

3. Визначення норми керованості персоналу.

4. Визначення завантаженості персоналу, який виконує функції ді­ловодства.

Тест 5. В організації можуть існувати такі потоки докуме­нтів (обрати правильні відповіді):

1. Потік вхідної документації.

2. Потік внутрішньої документації.

3. Потік вихідної документації.

4. Потік архівної документації.

Тест 6. Знайти відповідність:

1. Зміст документопо­току

а) визначається зміною у часі його інформаційно­го навантаження.

2. Структура докумен­топотоку

б) залежить від конкретної технологічної ланки опрацювання документів: (документи, що реєст­руються і документи, що не реєструються; доку­менти з контролем виконання і без контролю та ін.)

3. Режим або цикліч­ність документопотоку

в) характеризується складом документів, які до нього входять і складом інформації, яка закріпле­на у цих документах

4. Напрям документо­потоку

г) описується ознаками, відповідно до яких доку­менти можуть бути класифіковані, індексовані, сформована система довідкового апарату за до­кументами організації.

Тест 7. Види організації документообігу (обрати правильні відповіді):

 Централізований.

 Децентралізований.

 Змішаний.

 Ієрархічний.

Тест 8. Служба ДЗУ виконує такі функції (обрати прави­льні відповіді):

1. Функції, пов'язані з підготовкою відповіді на одержані документи.

2. Функції, пов'язані з документуванням управлінської діяльності.

3. Функції, пов'язані з організацією роботи з документами.

4. Функції, пов'язані із вдосконаленням форм і методів роботи з до­кументами.

Тест 9. Знайти відповідність

Назва підрозділу ДЗУ

Виконувані функції

Експедиція

а) Прийом справ структурних підрозділів органі­зації та організацій-джерел комплектування архіву

Архів

b) Інформаційне та організаційно-технічне об­слуговування керівництва організації

Секретаріат

c) Прийом кореспонденції, яка надходить на ад­ресу організації; опрацювання документів, які відправляються з організації

Тест 10. До структури документообігу входять (обрати правильні відповіді):

1. Вхідний та вихідний документопотік організації.

2. Дії посадових осіб з ознайомлення, підписання, погодження до­кументів.

3. Контакти з організаціями та особами.

4. Особовий склад організації (керівництво, канцелярія, співробітники).

Тест 11. У системі електронного діловодства документи поділяють на (обрати правильні відповіді):

1. Документи з електронним цифровим підписом.

2. Документи взагалі не підписані.

3. З неелектронним підписом.

4. З підписом, здійсненим у мережі Інтернет

Модуль 2. Електронний офіс. Інформаційна модель організації

Тест 12. Життєвий цикл електронного документа склада­ється з таких етапів (обрати правильні відповіді):

1. Реєстрація документів і збереження відомостей про них у базі даних.

2. Обробка і збереження власне документів

3. Рух документів.

4. Друк документів.

5. Відправлення документів.

6. Контроль виконання.

Тест 13. Інформаційна модель організації — це:

1. Система всебічного використання в управлінській діяльності за­собів обчислювальної техніки і телекомунікацій.

2. Схема потоків інформації, використовуваної в процесі управлін­ня, відображає різні процедури виконання функцій управління органі­зацією і представляє за кожним завданням зв'язок вхідних і вихідних документів і показників.

3. Сукупність суб'єктів управління, які перебувають під організую­чим впливом процесів управлінської діяльності.

Тест 14. Основні критерії для визначення потреби органі­зації у впровадженні електронного документообігу (обрати правильні відповіді):

1. За типом документообігу, який переважає в організації.

2. Річний обсяг документообігу на підприємстві.

3. Стиль управління і корпоративна культура організації.

4. Кваліфікація співробітників.

Тест 15. Основні параметри, що описують електронний документообіг в організації (обрати правильні відповіді):

1. Кваліфікація співробітників.

2. Обсяг документообігу.

3. Швидкість руху документів.

4. Вартість виконання типових операцій над документами.

Тест 16. Чинники підвищення ефективності документоо­бігу (обрати правильні відповіді):

1. Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробіт­ників.

2. Прискорення інформаційних потоків.

3. Зміна корпоративної культури організації.

4. Скорочення витрат на паперові документи.

5. Впровадження жорсткого контролю над витрачанням робочого часу.

Тест 17. Обрати відповіді, які разом характеризують елек­тронний документ:

1. Програмно та технічно залежний продукт.

2. Фізично документ може зберігатись в кількох різних файлах.

3. Зберігається на фізичному носії інформації.

4. Може неадекватно сприйматись користувачем.

Тест 18. Функції електронного документа у системі управ­ління (обрати правильні відповіді)

 Забезпечення ефективного управління за рахунок автоматич­ного контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації на всіх рівнях.

 Ефективний доступ всіх співробітників до інформації і знань.

 Підтримка комунікацій всередині підприємства за рахунок засо­бів розвинутої маршрутизації електронного документа.

 Виконання функцій престижу в системі управління та іміджевих функцій організації.

Тест 19. З контрольно-реєстраційною карткою в системі електронного документообігу може бути пов'язаний:

1. Один файл.

2. Кілька файлів.

Тест 20. Назвати основні види інформаційних обмінів у організації (обрати правильні відповіді):

1. Обмін між організацією та зовнішнім середовищем.

2. Міжрівневий (вертикальний) обмін інформацією в організації.

3. Горизонтальний обмін інформацією.

4. Перехресний обмін.

5. Неформальний обмін інформацією.

Тест 21. Обрати основні критерії, за якими визначаються потреби організації у впровадженні електронного документо­обігу (обрати правильні відповіді):

1. За типом документообігу, який переважає в організації.

2. Масштаби організації.

3. Річний обсяг документообігу на підприємстві.

4. Стиль управління і корпоративна культура організації.

5. Професіоналізм співробітників.

Тест 22. Чинники підвищення ефективності від впрова­дження електронного документообігу (обрати правильні від­повіді):

1. Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробіт­ників.

2. Прискорення інформаційних потоків.

3. Зміна корпоративної культури організації.

4. Покращення психологічного клімату та стосунків між співробіт­никами.

Тест 23. Швидкість руху документів характеризується та­кими показниками (обрати правильні відповіді)

1. Час реєстрації одного документа.

2. Час передавання одного документа на виконання.

3. Час пересилання документа між структурними підрозділами.

4. Час пошуку документа за відомими атрибутами.

5. Час пошуку документа з невідомими атрибутами.

6. Час підготовки і узгодження типових документів.

7. Час надходження документа із зовнішнього середовища.

Тест 24. Вартість виконання типових операцій над доку­ментами характеризується такими показниками (обрати пра­вильні відповіді):

1. Вартість робочого часу співробітників.

2. Вартість ресурсів.

3. Вартість пересилання документа поштою.

4. Вартість пересилання документа телекомунікаційними мережами.

Тест 25. Обсяг документообігу характеризується такими показниками (обрати правильні відповіді):

1. Потік вхідних документів.

2. Потік вихідних документів.

3. Обсяг внутрішнього документообігу.

4. Рівномірність документопотоку протягом року.

5. Кількість документів, опрацьованих одним співробітником.

Тест 26. Основними технологіями, які забезпечують різні операції опрацювання документів, є:

1. Засоби мультимедіа (звук, анімація тощо).

2. Технології розпізнавання текстів, які трансформують паперові вхідні документи у електронну форму.

3. Електронний цифровий підпис.

4. Засоби передавання даних.

5. Засоби зберігання документів у електронній формі.

Тест 27. Обрати пункти, які разом утворюють правильну відповідь.

Назвати етапи переведення документа у електронну форму:

1. Сканування документа і створення його електронної копії.

2. Друк сканованого документа.

3. Розпізнавання сканованого документа.

Тест 28. Юридична сила електронного документа забезпе­чується

 Використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП), який іден­тифікує автора надісланого електронного документа і забезпечує немо­жливість зміни документа у процесі доставки.

 Використанням ксерокопії власного підпису особи, яка надіслала документ.

 Використанням факсиміле особи, яка надіслала документ.

 Адресою електронної пошти особи, яка надіслала документ.

Тест 29. Електронний цифровий підпис — це:

1. Дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації під- писувача цих даних.

2. Вид електронного підпису, отриманого за результатом крипто­графічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити йо­го цілісність та ідентифікувати підписувача.

3. Параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписувачу.

Модуль 3. Принципи побудови та функціонування систем електронного документообігу

Тест 30. Автоматизація документообігу складається з та­ких стадій (обрати правильні відповіді):

1. Паперовий документообіг.

2. Паперовий документообіг з використанням автономних ПК.

3. Змішаний.

4. Безпаперовий документообіг.

5. Документообіг з використанням Інтернет.

Тест 31. Функціональні можливості систем електронного документообігу (обрати пункти, які разом утворюють прави­льну відповідь):

1. Реєстрація документів

2. Контроль виконання

3. Маршрутизація об'єктів документообігу (workflow-підсистема)

4. Вихід в Інтернет

5. Колективна робота

6. Нормативно-довідкова інформація

7. Пошук

8. Звітність

9. Адміністрування

Тест 32. Оберіть адекватні визначення:

Система електронного документообігу — це:

1. Организаційно-технологічний комплекс методичних, технічних, програмних та інформаційних засобів, який забезпечує комплекс функ­цій для роботи з електронними документами: перетворення паперових документів у електронні, організація захисту і розмежування доступу до електронних документів, їх маршрутизація, механізми обговорення і узгодження документів та ін.

2. Апаратно-програмна інфраструктура підтримки електронних до­кументів та цифрового підпису у телекомунікаційних мережах.

3. Інтегрований у інформаційну систему підприємства комплекс апаратно-програмних засобів і технологій, призначений для створення систематизованих каталогів корпоративних документів.

Тест 33. Електронний документообіг — це

1. Сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, пере­давання, одержання, зберігання, використання та знищення електро­нних документів, які виконуються із застосуванням перевірки ціліснос­ті та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

2. Рух інформації у інформаційно-телекомунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять інформа­цію, яка є власністю держави, або інформацію з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися захист цієї інформації відповідно до законо­давства.

3. Апаратно-програмна інфраструктура підтримки електронних до­кументів та цифрового підпису у телекомунікаційних мережах.

4. Сукупність процесів, що забезпечують документування управлін­ської інформації і організацію роботи зі службовими документами.

Модуль 4. Організаційно-технологічні підходи до впровадження електронного документообігу

Тест 34. З яких етапів складається аналіз документообігу підприємства (оберіть пункти, які разом утворюють прави­льну відповідь):

1. Підготовчий етап.

2. Аналіз структури документообігу.

3. Оптимізація взаємодії підрозділів згідно наявної моделі докумен­тообігу на підприємстві.

4. Придбання комп'ютерної техніки та програмного забезпечення.

Тест 35. При впровадженні систем електронного докумен­тообігу виникають (обрати правильні відповіді):

1. Організаційні проблеми.

2. Освітньо-кваліфікаційні проблеми.

3. Фінансові проблеми.

4. Технічні проблеми.

Модуль 5. Інформатизація державного управління

Тест 36. Обрати адекватне визначення поняття « Інфор­матизація органів державної влади»:

1. Інтегрований у інформаційну систему підприємства комплекс апаратно-програмних засобів і технологій, призначений для створення систематизованих каталогів корпоративних документів.

2. Це організаційний соціально-економічний і науково-технічний процес створення оптимальних умов для функціонування і реалізації прав і повноважень органів державної влади і забезпечення інформа­ційних потреб суб'єктів, які з ними взаємодіють, на основі формування і використання державних інформаційних ресурсів.

3. Діяльність спеціальних працівників або підрозділів щодо створення документаційної інформаційної бази на різних носі­ях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Тести 37. Інформатизація органів державної влади здійс­нюється з метою:

1. Забезпечення ефективного виконання функцій засобами сучасних інформаційних технологій.

2. Насичення комп'ютерно-телекомунікаційними технологіями.

3. Доступу співробітників до мережі Інтернет.

Тест 38. Основні Завдання інформатизації органів держа­вної влади та управління (обрати пункти, які разом утворю­ють правильну відповідь):

 Покращення міжнародного іміджу.

 Створення системи ведення інформаційних ресурсів з метою за­безпечення органів державної влади повною, достовірною і актуальною інформацією.

 Створення системи забезпечення громадян актуальною інформа­цією про діяльність органів державної влади.

ВІДПОВІДІ НА ТЕСТОВІ ПИТАННЯ

№ тесту

№ відповіді

№ тесту

№ відповіді

№ тесту

№ відповіді

№ тесту

№ відповіді

1

4

11

1, 2, 3

21

1—4

31

1—3, 5—9

2

2

12

1, 2, 3, 5, 6

22

1—3

32

1

3

1, 2, 3, 6, 7

13

2

23

1—6

33

1

4

1, 2, 4

14

1, 2, 3

24

1—2

34

1—3

5

1, 2, 3

15

2, 3, 4

25

1—4

35

1, 3, 4

6

1— в,

2— г,

3— а,

4— б

16

1—4

26

2—5

36

2

7

1, 2, 3

17

1—3

27

1, 3

37

1

8

2, 3, 4

18

1—3

28

1

38

2, 3

9

1— с,

2— а,

19

2

29

2

 

 

10

 

20

1—3, 5

30

1—4