Робоча програма курсу «основи організації електронного документообігу»

Курс «Основи організації електронного документообігу»

призначений для студентів, які навчаються за спеціальністю «До- кументознавство та інформаційна діяльність», але може бути введений до навчальних планів спеціальностей, спрямованих на підготовку інформаційно-управлінських кадрів. Навчальний курс пов'язаний між предметними зв'язками із курсами документоз- навчого циклу («Документознавство», «Документаційне забезпе­чення управління» та ін.), навчальними курсами комп'ютерного циклу та циклу управлінських дисциплін.

Метою вивчення курсу є набуття теоретичних знань та прак­тичних навичок побудови інформаційної моделі організації на основі дослідження її організаційної структури, документопото- ків та побудови інформаційних зв'язків як основи впровадження системи електронного документообігу.

Завдання вивчення курсу:

— формування системного підходу до дослідження організації як об'єкта впровадження електронного документообігу;

— знайомство з основними вимогами до систем електронного документообігу;

— формування у студентів системних підходів до побудови інформаційної моделі організації як основи ефективної організа­ції електронного документообігу.

Вивчивши курс, студенти повинні

знати:

— види документопотоків, які циркулюють в організації;

— особливості формування організаційної структури, штатно­го складу діловодних служб, їх взаємозв'язок із необхідністю впровадження систем електронного документообігу;

— критерії визначення необхідності впровадження систем електронного документообігу в організації;

— функціональні можливості систем електронного докумен­тообігу;

вміти:

— формулювати цілі впровадження систем електронного до­кументообігу;

— визначати потреби організації у впровадженні систем елек­тронного документообігу;

— здійснювати аналіз документообігу підприємства.

Основні питання, необхідні для досягнення мети вивчення ку­рсу, зокрема, основні особливості та закономірності побудови інформаційної моделі підприємства, розкриваються у лекціях.

Набуття практичних навичок побудови інформаційної моделі підприємства відбувається на практичних заняттях, а навичок ро­боти з конкретними системами електронного документообігу для ознайомлення з їх функціональними можливостями — на лабора­торних заняттях.

Форми контролю — проміжний, який ґрунтується на регуляр­ній перевірці завдань, виконаних як на заняттях, так і поза ауди- торний час, підсумковий контроль — екзамен.

Засвоєння теоретичного курсу на набуття студентами практи­чних навичок в побудові інформаційної моделі підприємства як основи впровадження системи електронного документообігу від­бувається на передбаченій навчальним планом виробничій прак­тиці в органах державної влади та управління, підприємствах та організаціях різних галузей.

Для системного оволодіння матеріалом навчального курсу бажане виконання курсової роботи.

ВСТУП

Модуль 1. Документаційне забезпечення управлінської діяльності

Документообіг у системі управління. Класифікаційні ознаки документів. Загальна структура документаційного забезпечення управління

Суб'єкти документаційного забезпечення управління. Види документообігу. Операції, які виконують із вхідними докумен­тами. Основні процедури опрацювання вихідних документів. Операції при створенні внутрішніх документів. Етапи докумен­тообігу в організації. Зовнішній і внутрішній контур проходжен­ня документів. Принципи організації документообігу. Докумен­тальні потоки у системі управління. Основні види докумен­тальних потоків. Параметри документопотоку. Переведення до­кумента у електронну форму. Переваги та недоліки способів зберігання інформації.

Організаційна структура документаційного забезпечення управління. Служба документаційного забезпечення управління. Основні завдання служби документаційного забезпечення управ­ління. Функції служби документаційного забезпечення управлін­ня. Склад організаційної структури служби документаційного забезпечення управління залежно від обсягу документообігу. Фу­нкції основних підрозділів служби документаційного забезпечен­ня управління. Нормативи для розрахунку необхідної чисельності співробітників служби документаційного забезпечення управління.

Модуль 2. Електронний офіс. Інформаційна модель організації

Критерії для визначення потреби організації у впровадженні електронного документообігу. Етапи розвитку концепції елект­ронного офісу. Основні функції електронного офісу. Основні види інформаційних обмінів у організації.

Інформаційна модель організації

Критерії для визначення потреби організації у впровадженні електронного документообігу. Параметри, що описують доку­ментообіг в організації та її структурних підрозділах.

Електронний документ Функції електронного документа у системі управління. Вимоги до електронного документа. Жит­тєвий цикл електронного документа. Правовий статус електро­нного документа. Електронний підпис. Електронний цифровий підпис. Засіб електронного цифрового підпису. Відкритий ключ. Особистий ключ.

Модуль 3. Принципи побудови та функціонування систем електронного документообігу

Стадії автоматизації документообігу: паперовий докуме­нтообіг, паперовий документообіг з використанням автоном­них ПК, змішаний документообіг і безпаперовий документо­обіг.

Інтегрована система електронного документообігу.

Переваги електронного документообігу.

Технологія Worklfow. Складові технології Worklfow. Види сис­тем електронного документообігу. Основні функціональні влас­тивості систем електронного документообігу.

Електронний архів як складова системи електронного доку­ментообігу.

Модуль 4. Організаційно-технологічні підходи до впровадження електронного документообігу

Організаційні, економічні та технічні проблеми з реалізації проектів впровадження електронного документообігу. Заходи з ефективного впровадження систем електронного документоо­бігу.

Етапи проекту впровадження системи електронного докуме­нтообігу.

Аналіз документообігу підприємства як основа автомати­зації.

Етапи аналізу та оптимізації документообігу підприємства. Підготовчий етап. Аналіз структури документообігу на підпри­ємстві. Оптимізація взаємодії підрозділів згідно наявної моделі документообігу на підприємстві.

Критерії оцінювання системи електронного документообігу.

Етапи переходу до електронного документообігу в організа­ціях.

Консалтингові послуги при впровадження систем електро­нного документообігу.

Модуль 5. Інформатизація державного управління

Демократизація державного управління в інформаційному су­спільстві. завдання, які необхідно вирішити при впровадженні ІКТ в державному управлінні. Основні технологічні рішення для реформування системи державного управління у відповідності з потребами демократичних реформ та вимогами інформаційного суспільства. Інформатизація органів державної влади. Завдання інформатизації.

Інформаційно-технологічний простір державного управління. Внутрішній та зовнішній контур інформаційно-технологічного простору органів державної влади та управління. Моделі елект­ронного урядування. Параметри для оцінки готовності до впро­вадження електронного урядування. Особливості органів дер­жавного управління як об'єктів інформатизації.