Передмова : Основи організації електронного документообігу : B-ko.com : Книги для студентів

Передмова

Питання розвитку електронного простору України набуває сьогодні особливої актуальності. Важливим кроком у цьому напрямі було запо- чаткування 18 квітня 2002 року довгострокової програми під умовною назвою «Електронна Україна», в межах якої передбачено заходи ство­рення ефективного механізму інформаційної взаємодії органів влади всіх рівнів, впровадження електронного документообігу та забезпечення інформаційної безпеки.

В органах державного управління циркулюють значні інформаційні потоки. Частина цих потоків стосується безпосередньо здійснення управлінських впливів у внутрішньому контурі управління, інша — ви­ражає взаємозв'язки державного апарату із суспільством, з інтересами і потребами громадян. Обидві частини утворюють єдиний масив соціа­льно-управлінської' інформації, яка є найвищим, найбільш складним і різноманітним типом інформації, яку працівники держапарату одержу­ють і використовують для соціального впливу на суспільство, для управління суспільством. Система інформаційного забезпечення здійс­нює інформаційну підтримку органів у всіх напрямах службової діяль­ності, надаючи багатоцільову, статистичну, аналітичну та довідкову ін­формацію. Інформаційне забезпечення управління — комплекс організаційних, правових, технічних, технологічних заходів, засобів та методів, що забезпечують у процесі управління і функціонування сис­теми інформаційні зв'язки її елементів шляхом оптимальної організації інформаційних масивів баз даних і знань.

Основною умовою для створення ефективних механізмів взаємодії органів державного управління і суспільства є інформатизація всіх про­цесів, які мають місце в повсякденній діяльності органів державної влади. Одним із напрямів реалізації цього завдання є впровадження у органах державного управління систем електронного документообігу. Управлінська діяльність та документообіг в органах державної влади є елементом складної організаційної структури, яка взаємодіє з іншими процесами управління і спрямована на досягнення глобальних цілей за­безпечення інформаційно-аналітичної діяльності органів державної влади.

Ефективне функціонування систем електронного документообігу можливе тільки на основі визначення раціональної структури управлін­ня, видів діяльності та завдань, які необхідно виконати для досягнення цілей діяльності підприємства, визначення взаємопідпорядкованості та взаємозалежності зайнятих на підприємстві працівників, розстановка виконавців на окремих ділянках роботи відповідно до їх кваліфікації, спеціалізації.

У навчальному посібнику вводяться і роз'яснюються у логічній по­слідовності базові поняття навчального курсу «Основи організації електронного документообігу», викладено загальні принципи органі­зації документообігу в організаціях, основні підходи до впровадження систем електронного документообігу, подано принципи побудови сис­тем електронного документообігу, сформульовано вимоги до їх функ­ціональних можливостей, розглянуто проблеми, які при цьому виника­ють. З огляду на насиченість ринку програмних продуктів та надлишковість (або недостатність) їх функціональних можливостей для підприємств різних форм і напрямів діяльності, авторами свідомо не розглядались конкретні системи для організації електронного доку­ментообігу. Концепція навчального курсу побудована на тому, що ос­новою ефективного впровадження та функціонування системи елект­ронного документообігу є побудова інформаційної моделі організації, яка відображає її документальні потоки та інформаційні зв 'язки (зов­нішні та внутрішні).

Вивчення курсу спрямоване на набуття знань щодо розуміння сис­темної організації інформаційно-технологічного простору організації, побудови її інформаційної моделі, що є основою ефективного функціо­нування системи електронного документообігу як системоутворюючого чинника сучасної інфраструктури управління складними організацій­ними об'єктами.

Практичні навички з використання конкретних систем документоо­бігу студенти одержують на практичних заняттях з курсу.

Пропонований навчальний посібник є опорним конспектом, який доцільно використовувати для первинного ознайомлення з курсом «Ос­нови організації електронного документообігу». Надалі необхідно про­довжити вивчення окремих тем за навчальними посібниками, основною та додатковою літературою, рекомендованою для вивчення курсу. Опо­рний конспект корисний для закріплення вивченого матеріалу, для від­новлення у пам'яті необхідних понять при вивченні наступних розділів курсу та інших дисциплін, які спираються на зміст курсу «Основи ор­ганізації електронного документообігу».

Зважаючи на те, що розглянутий напрям інформатизації знаходить­ся у процесі становлення і динамічного розвитку, характеризується від­сутністю усталеної термінології, поняттєвого апарату та системних до­сліджень, джерельною базою при написанні навчального посібника були публікації (в тому числі, і представлені у мережі Інтернет) з про­блем впровадження інформаційних технологій, документознавства, ін­форматизації державного управління та інших галузей знань.