Загальна структура документарного забезпечення управління : Основи організації електронного документообігу : B-ko.com : Книги для студентів

Загальна структура документарного забезпечення управління

У загальному обсязі управлінської роботи до 60—70 % за­ймають операції з документами. Інформація, яка в них міститься, може бути використана тільки після проведення ряду діловодних операцій (фіксації, обробки, систематизації тощо).

Визначення 1

Суб'єктами документаційного забезпечення управління є ор­гани державної влади, місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації незалежно від форми власності, об'єд­нання громадян, фізичні особи, які здійснюють документування та організацію роботи з документами.

Основною складовою частиною документаційного забезпе­чення є діловодство. Відповідно до Закону України «Про Націо­нальний архівний фонд та архівні установи»:

Діловодство — діяльність, яка охоплює процедури створення документів та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку їх для передачі в архів.

Визначення 3

Виділяють такі види документообігу:

— централізований документообіг (вся документація центра­лізовано реєструється);

— децентралізований документообіг (допускається реєстра­ція документів у кількох місцях за умови річного документообігу 100 тисяч і більше, а також за наявності територіально уособле­них структурних підрозділів та певних особливих умов роботи);

— змішаний документообіг (найбільш важлива внутрішня до­кументація та листування керівництва реєструється у канцелярії, решта документів — у структурних підрозділах).

Основні типи документів, які складають централізований до­кументообіг:

— вхідні — документи, що надходять в організацію;

— вихідні — документи, призначені для відправлення у інші організації;

— внутрішні — документи, створені в організації і не призна­чені для виходу за її межі.

Основні типи документів та процедури їх опрацювання наве­дені на рис. 2—4 [8].

Із вхідними документами виконують такі операції:

—експедиційне опрацювання;

—реєстрація;

—розгляд керівництвом і видача резолюцій;

—ознайомлення у структурному підрозділі і виконання;

— контроль за виконанням, який включає постановку докуме­нтів на контроль;

—відслідковування ходу виконання;

—укладання діловодних звітів для керівництва;

—      зняття виконаних документів з контролю. Основні процедури опрацювання вихідних документів:

—розробка проекту документа у структурному підрозділі;

— узгодження проекту документа у структурних підрозділах організації;

—   затвердження документа керівництвом;

—   реєстрація документа;

—   експедиційне опрацювання документа.

При створенні внутрішніх документів виконуються такі операції:

—   підготовка проекту внутрішнього документа:

—   забезпечення узгодження документа;

—   затвердження;

— реєстрація;

— розсипка у підрозділи;

— контроль виконання документа.

У процесі управління підприємством інформація приймається, опрацьовується, виробляється рішення, що доводиться до вико­навців, дії яких контролюються.

Документаційне забезпечення управління — галузь діяльності, яка забезпечує документування і організацію роботи з офіційни­ми документами (рис. 5).

Етапи документообігу в організації:

—експедиційна обробка документів, які надходять в органі­зацію;

—попередній розгляд документів службою документаційного забезпечення управління;

— реєстрація документів;

—організація раціонального руху документів всередині орга­нізації, в т. ч. доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, проходження узгодження і підпису проектів доку­ментів;

— обробка виконаних документів і їх відправлення.

Види робіт, виконувані при опрацюванні різних типів документів:

—вхідні документи (що надійшли з інших організацій) — відкриття конвертів; реєстрація; розгляд керівництвом та накла­дання резолюції; поставлення на контроль; ознайомлення в стру­ктурному підрозділі та виконанню; слідкування за виконанням документа; складання звітів для керівництва; зняття виконаних документів з контролю;

—вихідні документи (створювані структурними підрозділами для відправки в інші організації) — розробка проекту документа у структурному підрозділі; погодження проекту документа в структурних підрозділах організації; затвердження документа ке­рівництвом; реєстрація документа; відправка;

—внутрішні документи (створювані структурними підрозді­лами для розсилки по організації) — підготовка проекту внутрі­шнього документа; забезпечення погодження документу; затвер­дження; реєстрація; розсилка по підрозділам; контроль за виконанням документа.

Зовнішній контур починається з вхідних документів, які над­ходять на підприємство ззовні. Це можуть бути розпорядження вищих органів, накази, постанови, листи від партнерів та замов­ників та ін. Одержані документи реєструються і надходять на ви­конання.

Якщо документ створюється всередині організації, утворю­ється внутрішній контур проходження документа. Саме на внут­рішньому контурі проходження документа часто виникає його версійність (тобто, документ існує у різних версіях). Важливим завданням діловодства є відслідковування, накопичення і управ­ління версіями документів, а також контроль за зміною документа.

Організація документообігу ґрунтується на таких принципах:

—рух документів повинен мати мінімальну кількість повер­нень на попередні етапи;

—документи повинні спрямовуватись виконавцям у відповід­ності з їх обов'язками, щоб уникнути дублювання операцій.

Документаційне забезпечення управління охоплює три основ­ні завдання стосовно програмних засобів автоматизації:

—документування (створення документів, які підтримують і реєструють управлінську діяльність, тобто їх підготовку, оформ­лення, узгодження та виготовлення);

—організація документообігу (забезпечення руху, пошуку, зберігання і використання документів);

—систематизація архівного зберігання документів.

 

Прийом вхідного документа

Розгляд вхідного документа

 

Виконання документа

ку

о д

я н н а н о к

S

в

д

ч

о р

т н о

И

к

о д

у у р

д

ч

о тр

н о

Проведення активних заходів для виконання резолюції

Списання документу у справах

Реєстрація вхідного документа

Розгляд вхідного документа і винесення резолюції

Доведення вхідного документа і резолюції до виконання

Робота зі створення проекту документа

1

1

Узгодження проекту документа

1

1

Затверджен

ня документа

Реєстрація документа

і

 

Розсилання вихідного документа

 

Здавання документу у справах

Рис. 6. Цикл документообігу 14

 

Документообіг здійснюється у виді потоку документів між:

— тими, хто аналізує та продукує інформацію або приймає рішення (керівники підприємства та підрозділів, спеціалісти та кваліфіковані працівники);

— пунктами технічного опрацювання документів в організації (секретар керівника, канцелярія, експедиція архів).

Виділяють три основних документальних потоки:

— документопотік вхідних документів (листи, угоди, рекла­мні оголошення, відомчі розпорядження та інструкції тощо). Бі­льша частина документів, які обробляються, адресовані керівни­ку підприємства (85—90 %), тільки 10—15 % — заступникам керівника, керівникам структурних підрозділів і конкретним ви­конавцям;

— документопотік внутрішніх документів — з одного під­розділу в інший (накази, розпорядження, інструкції керівництва, службові записки, акти та ін.);

— документопотік вихідних документів, який спрямовується у зовнішнє середовище (листі та відповіді на листи, угоди, звіти, контракти, прес-релізи тощо).

Документопотік характеризується такими параметрами:

— змістом або функціональною належністю;

— структурою;

— режимом або циклічністю;

— спрямованістю

— обсягом.