Документальні потоки у системі управління

Зміст документопотоку характеризується складом докумен­тів, які до нього входять і складом інформації, яка закріплена у цих документах.

Структура документопотоку описується ознаками, відповід­но до яких документи можуть бути класифіковані, індексовані, сформована система довідкового апарату за документами органі­зації. Структура документопотоків відповідає функціонально- цільовому призначенню документів, які його складають.

Режим або циклічність документопотоку визначається змі­ною у часі його інформаційного навантаження. Зміни можуть бу­ти пов'язані із сезонним зменшенням ділової, політичної, управ­лінської активності, внутрішніми ритмами роботи організації.

Напрям документопотоку залежить від конкретної техно­логічної ланки опрацювання документів: (документи, що ре­єструються і документи, що не реєструються; документи з кон­тролем виконання і без контролю та ін.). На напрям документо- потоку впливає також спосіб оцінки і засвідчення документів, які складають цей потік: узгодження, затвердження, ознайом­лення та ін.

Об'єм документопотоку вимірюється кількістю документів або обсягом інформації, яка міститься в документах (аркуші, зна­ки, кількість доручень, виконавців та ін.).

Об'єм документопотоку — кількість документів, які надійшли в організацію і створені у ній за певний період. Зміни можуть бу­ти пов'язані із сезонним зменшенням ділової, політичної, управ­лінської активності, внутрішніми ритмами роботи організації.

Даний показник повинен використовуватись як критерій при виборі організаційної форми діловодства (традиційна, автомати­зована), а також впливати на структуру служби діловодства і її штатний склад.

Величина об'єму документообігу потрібна для:

—розрахунку необхідної чисельності персоналу служб діло­водства;

—розрахунку ефективності застосування засобів автоматиза­ції діловодства;

—визначення завантаженості персоналу, який виконує функ­ції діловодства.

Будь-який документ, незалежно від того потоку, у якому він знаходиться (проектному, технологічному, нормативному, адмі­ністративному, фінансовому), має прямий або опосередкований зв'язок з продукцією підприємства: виробами — для виробничих підприємств або проектними документами (їх комплектами) — для проектних організацій.

Організація документообігу різнорідних потоків у спільному середовищі дає змогу відображати зв'язки між технічними, адмі­ністративними, нормативними, фінансовими та іншими докумен­тами. Кожен з документів рухається у власному потоці, розроб­ляється і маршрутизується різними користувачами. Спільне середовище лише відображає зв'язки і дає змогу (за наявності прав) одержати інформацію не тільки про технічні дані виробу, а й про маркетингові, фінансові, адміністративні документи щодо нього.

Переведення документа у електронну форму

Стрімкий розвиток одержали технології переведення паперо­вих документів у електронну форму з метою реалізації електро­нного документообігу.

Етапи переведення документа у електронну форму:

1. Сканування документа і створення його електронної копії у вигляді зображення (образ документа). У процесі сканування ви­конується візуальний контроль якості.

2. Розпізнавання сканованих документів — переведення зо­браження у текстовий документ.

3 точки зору переведення документа у електронний вид їх умовно поділяють на кілька типів (рис. 7).

 

ДОКУМЕНТИ

 

 

 

 

 

 

 

Неформалізовані документи

 

Спеціалізовані документи

 

Формалізовані документи

 

документи довільної форми (угоди, листи та ін.)

 

карти, відбитки пальців та ін.

 

із заздалегідь визначеною формою:

розташування обов 'язкових полів, у які заносяться дані (бланки, накладні, картотеки, анкети та ін.).

 

Рис. 7. Класифікація документів з точки зору переведення у електронну форму

Переведення кожного із видів документів у електронну форму має такі особливості:

— для фотографій достатньо їх електронного зображення;

— при переведенні текстів — їх необхідно розпізнати, можли­во, відновити форматування

— при введенні анкет, бюлетенів для голосування та ін., як правило, не потрібно зображення власне документа, а достатньо інформації про те, за кого віддано голос.

Зберігання документа, переведеного у електронну форму, має свої переваги та недоліки.

Таблиця 1

ПЕРЕВАГИ ТА НЕДОЛІКИ СПОСОБІВ ЗБЕРІГАННЯ ІНФОРМАЦІЇ

Спосіб

Переваги

Недоліки

Тільки текст

Потребує незначної кількості дискового простору Доступний повнотекстовий по­шук документа

Можливе повторне використан­ня тексту при підготовці доку­ментів у відповідь

Рукописні документи не ска­нуються

Можливе не зовсім точне від­творення зовнішнього виду документа

Необхідний час на верифіка­цію документа

Тільки образ

Можна сканувати рукописи і документи поганої якості Економія часу на верифікації

Повнотекстовий пошук не­можливий

Обсяг збережуваної інформа­ції більший, ніж при зберіган­ні тексту

Текст + образ

Доступний повнотекстовий по­шук

Можливе повторне використан­ня тексту

Можна сканувати всі документи

Підвищені вимоги до апарат­ного забезпечення для збері­гання великих обсягів інфор­мації

Логіка організації документообігу

Робочий процес поділяється на завдання — окремі неподільні етапи виконання роботи. Співробітники виконують завдання згі­дно своїх посадових інструкцій, у певній послідовності.

Виконання завдання супроводжується потоком інформації: фіксуються параметри виконання завдання (як мінімум, факт йо­го виконання для сигналу до початку наступного завдання. Для кожного завдання вказується термін, опис та інші параметри. По­тім для кожного завдання вказують необхідні для його виконання вхідні дані та інформація, яка повинна бути внесена за результа­тами виконання даного завдання, тобто вихідна інформація.

Ці дані можуть зберігатись як у виді окремих параметрів, так і у виді самостійних документів. В результаті в організації форму­ється інформаційний потік, пов'язаний із виконавцями та їх фун­кціями. Шаблони та екземпляри документів зберігаються у елек­тронному архіві.

Спроектовані бізнес-процеси містять послідовність виконання завдань та інформацію, яка передається між учасниками, інструкції з порядку операцій з фінансовими та матеріальними ресурсами.

Поняття «бізнес-процес» — ключове поняття так званої про- цесної моделі управління. Наведемо кілька його взаємодопов­нюючих визначень.

Визначення 6

Бізнес-процес

 

порядок дій, який постійно повторюється, для виконання або вирішення окремого за­вдання; послідовність дій, за допомогою якої входи (ресурси) перетворюються на виходи (результат), корисні для споживача.

 

 

Визначення 7

Бізнес-процесі

 

це сукупність кількох пов'язаних між со­бою процедур або функцій, які спільно ре­алізують деяке завдання бізнесу або полі­тичну мету (зазвичай у контексті органі­заційної структури, яка описує функціона­льні ролі і відносини). Глосарій Workflow Management Coalition (www.wfmc.org)

Як приклад, можна навести такі бізнес-процеси у системі до­кументообігу:

—реєстрація і опрацювання вхідних і вихідних документів;

—підтримка внутрішнього документообігу;

—формування і виконання доручень;

—повний цикл узгодження документів, робота з угодами.

Бізнес-процес «Реєстрація і опрацювання вхідних документів» складається з послідовності дій: «зареєструвати документ» (секре­тар) — «направлення на резолюцію» (секретар) — «накладання ре­золюції» (керівник) — «спрямування до виконавця» (керівник) і т. д.

Опис бізнес-процесу складається з опису його операцій та з опису умов переходу між операціями

До опису бізнес-процесу включають інформацію:

—про виконавця операції;

—про опис завдання, яке повинен виконати виконавець;

—про типи об'єктів, над якими виконується операція.

Опис умов переходу між операціями містить дані про:

—початкову операцію;

—наступну операцію;

—умову переходу.

структурний підрозділ або працівник, який забезпечує організацію документу­вання та документообігу службових до­кументів, тимчасове, до передання архі­вному підрозділу, зберігання документа- ційного фонду або його частини, та ор­ганізує роботу зі службовими докумен­тами в інших структурних підрозділах суб'єкта документаційного забезпечення управління.

Служба документа­ційного забезпечення управління

Таким чином, одержують єдину систему, у якій здійснено ін­теграцію співробітників та інформації (документа): кожен вико­навець у заданій послідовності одержує і виконує завдання, на вході одержує необхідну для виконання інформацію і вносить ре­зультати виконання.