Документальні потоки у системі управління |
Зміст документопотоку характеризується складом документів, які до нього входять і складом інформації, яка закріплена у цих документах. Структура документопотоку описується ознаками, відповідно до яких документи можуть бути класифіковані, індексовані, сформована система довідкового апарату за документами організації. Структура документопотоків відповідає функціонально- цільовому призначенню документів, які його складають. Режим або циклічність документопотоку визначається зміною у часі його інформаційного навантаження. Зміни можуть бути пов'язані із сезонним зменшенням ділової, політичної, управлінської активності, внутрішніми ритмами роботи організації. Напрям документопотоку залежить від конкретної технологічної ланки опрацювання документів: (документи, що реєструються і документи, що не реєструються; документи з контролем виконання і без контролю та ін.). На напрям документо- потоку впливає також спосіб оцінки і засвідчення документів, які складають цей потік: узгодження, затвердження, ознайомлення та ін. Об'єм документопотоку вимірюється кількістю документів або обсягом інформації, яка міститься в документах (аркуші, знаки, кількість доручень, виконавців та ін.). Об'єм документопотоку — кількість документів, які надійшли в організацію і створені у ній за певний період. Зміни можуть бути пов'язані із сезонним зменшенням ділової, політичної, управлінської активності, внутрішніми ритмами роботи організації. Даний показник повинен використовуватись як критерій при виборі організаційної форми діловодства (традиційна, автоматизована), а також впливати на структуру служби діловодства і її штатний склад. Величина об'єму документообігу потрібна для: —розрахунку необхідної чисельності персоналу служб діловодства; —розрахунку ефективності застосування засобів автоматизації діловодства; —визначення завантаженості персоналу, який виконує функції діловодства. Будь-який документ, незалежно від того потоку, у якому він знаходиться (проектному, технологічному, нормативному, адміністративному, фінансовому), має прямий або опосередкований зв'язок з продукцією підприємства: виробами — для виробничих підприємств або проектними документами (їх комплектами) — для проектних організацій. Організація документообігу різнорідних потоків у спільному середовищі дає змогу відображати зв'язки між технічними, адміністративними, нормативними, фінансовими та іншими документами. Кожен з документів рухається у власному потоці, розробляється і маршрутизується різними користувачами. Спільне середовище лише відображає зв'язки і дає змогу (за наявності прав) одержати інформацію не тільки про технічні дані виробу, а й про маркетингові, фінансові, адміністративні документи щодо нього. Переведення документа у електронну форму Стрімкий розвиток одержали технології переведення паперових документів у електронну форму з метою реалізації електронного документообігу. Етапи переведення документа у електронну форму: 1. Сканування документа і створення його електронної копії у вигляді зображення (образ документа). У процесі сканування виконується візуальний контроль якості. 2. Розпізнавання сканованих документів — переведення зображення у текстовий документ. 3 точки зору переведення документа у електронний вид їх умовно поділяють на кілька типів (рис. 7).
Рис. 7.
Класифікація документів з точки зору переведення у електронну форму Переведення кожного із видів документів у електронну форму має такі особливості: — для фотографій достатньо їх електронного зображення; — при переведенні текстів — їх необхідно розпізнати, можливо, відновити форматування — при введенні анкет, бюлетенів для голосування та ін., як правило, не потрібно зображення власне документа, а достатньо інформації про те, за кого віддано голос. Зберігання документа, переведеного у електронну форму, має свої переваги та недоліки. Таблиця 1 ПЕРЕВАГИ ТА НЕДОЛІКИ СПОСОБІВ ЗБЕРІГАННЯ ІНФОРМАЦІЇ
Логіка організації документообігу Робочий процес поділяється на завдання — окремі неподільні етапи виконання роботи. Співробітники виконують завдання згідно своїх посадових інструкцій, у певній послідовності. Виконання завдання супроводжується потоком інформації: фіксуються параметри виконання завдання (як мінімум, факт його виконання для сигналу до початку наступного завдання. Для кожного завдання вказується термін, опис та інші параметри. Потім для кожного завдання вказують необхідні для його виконання вхідні дані та інформація, яка повинна бути внесена за результатами виконання даного завдання, тобто вихідна інформація. Ці дані можуть зберігатись як у виді окремих параметрів, так і у виді самостійних документів. В результаті в організації формується інформаційний потік, пов'язаний із виконавцями та їх функціями. Шаблони та екземпляри документів зберігаються у електронному архіві. Спроектовані бізнес-процеси містять послідовність виконання завдань та інформацію, яка передається між учасниками, інструкції з порядку операцій з фінансовими та матеріальними ресурсами. Поняття «бізнес-процес» — ключове поняття так званої про- цесної моделі управління. Наведемо кілька його взаємодоповнюючих визначень. Визначення 6
Як приклад, можна навести такі бізнес-процеси у системі
документообігу: —реєстрація і опрацювання вхідних і вихідних документів; —підтримка внутрішнього документообігу; —формування і виконання доручень; —повний цикл узгодження документів, робота з угодами. Бізнес-процес «Реєстрація і опрацювання вхідних документів» складається з послідовності дій: «зареєструвати документ» (секретар) — «направлення на резолюцію» (секретар) — «накладання резолюції» (керівник) — «спрямування до виконавця» (керівник) і т. д. Опис бізнес-процесу складається з опису його операцій та з опису умов переходу між операціями До опису бізнес-процесу включають інформацію: —про виконавця операції; —про опис завдання, яке повинен виконати виконавець; —про типи об'єктів, над якими виконується операція. Опис умов переходу між операціями містить дані про: —початкову операцію; —наступну операцію; —умову переходу. структурний підрозділ або працівник, який забезпечує організацію документування та документообігу службових документів, тимчасове, до передання архівному підрозділу, зберігання документа- ційного фонду або його частини, та організує роботу зі службовими документами в інших структурних підрозділах суб'єкта документаційного забезпечення управління. Служба документаційного забезпечення управління Таким чином, одержують єдину систему, у якій здійснено інтеграцію співробітників та інформації (документа): кожен виконавець у заданій послідовності одержує і виконує завдання, на вході одержує необхідну для виконання інформацію і вносить результати виконання.
|