10.2.2. Брак часу

магниевый скраб beletage

Брак часу є, очевидно, звичайною проблемою у роботі бага-тьох працівників-посадовців. Мабуть, проблема браку часу полягаєу невмінні планувати час, а не у великому обсязі роботи, що викону-ється. Багатьом працівникам не вистачає часу на те, щоб виконативсю роботу впродовж робочого дня. Їм доводиться працювати позамежами робочого дня і у вихідні дні. Проблема підвищення продук-тивності праці і ефективного витрачання часу була і є актуальною.

Встановлено, що на виконання 80 відсотків всього обсягу ро-боти затрачається не більш, ніж 20 відсотків робочого часу. Рештучасу з'їдає так звана рутина. Фахівці рекомендують, передусім,чітко визначитися зі стратегічними цілями і пріоритетами і самеїм віддати ось ці продуктивні 20 відсотків.

Всі справи фахівці радять розділити на чотири групи.

Важливі і термінові справи. Ними слід опікатися в першучергу і бажано робити самому. Коли новачок-перукар порізав клі-єнта, той сказав: «Дайте і мені лезо. Я буду оборонятися».

Важливі і нетермінові справи. Їх доцільно помістити у графіквиконання довгострокових завдань.

Неважливі, але термінові справи. Опікуватися такими спра-вами слід доручити комусь і з співробітників, а за начальникомзалишити контроль за їх виконанням.

Неважливі і нетермінові справи. Справи цієї категорії слідпередовірити підлеглим. З метою економії часу керівник муситьвизначити питання, які вони вирішують самостійно.

Якщо у працівника багато справ і він не знає за яку справуслід спочатку вхопитися, то він часто хапається за ту, яка потра-пила першою йому під руку. Часто виявляється, що це — меншважлива і менш термінова робота. Вона могла б і зачекати. Слідщоранку на роботі виділяти 10-15 хвилин на те, щоб сплануватисвій робочий день. Щоденно планувати потрібно лише те, що маєбути виконане того дня.

Працівник, що посідає відповідальну посаду, мусить мати що-денник. Він — незамінний помічник у плануванні робочого часу.У спеціальних графах щоденника можна визначитися з черговістювиконання справ відповідно до пріоритетів.

Виконання найвідповідальніших справ бажано планувати на тідні тижня, коли у працівника спостерігається найвища працездат-ність. У більшості випадків такими днями вважаються вівторок ісереда. Здавна відомо, що понеділок — день важкий. Продуктив-ність цього дня — невисока.

Виконання рутинної і складної роботи бажано чередувати. На-приклад, чверть години говорити по телефону, а потім півгодиниписати листи. Справи, що потребують великих затрат часу, до-цільно розбити на етапи. Після завершення чергового етапу, можназайнятися якоюсь іншою менш важливою справою. Через кожніпівтори години роботи доцільно влаштувати 15-хвилинний пере-починок. Зустрічається й рекомендація про те, що тайм-аути слідвлаштовувати через кожні дві години тривалістю 5-10 хвилин.

Тайм-аути допомагають зберегти сили на виконання конкретноїроботи і зберегти здоров'я у цілому.

Американські вчені довели, що ICQ підвищує продуктивністьпраці і економить час. Вчені з університету штату Огайо опитали912 чоловік, які працюють в офісі за комп'ютером щонайменше30 годин за тиждень. За допомогою «аськи» багато працівниківпровіряють чи знаходиться на робочому місці той чи інший співро-бітник, а також чи завантажений він у той чи інший момент. Частоінтернет-пейджери виручають, коли потрібно отримати швидкувідповідь на коротке запитання. Це дозволяє уникати тривалих бе-сід. ICQ практично всім замінює не лише телефон, але й електроннупошту. Інтернет-пейджери значно скорочують час для звичайнихрозмов з колегами. Звідси висновок — неправі ті роботодавці, якізабороняють своїм співробітникам користуватися на робочому міс-ті ICQ. Смайлик є корисним для продуктивної праці.

Ніколи не слід забувати про облаштування власного робочогомісця. Свій стіл доцільно тримати у порядку. Кожний документ,кожна річ мають бути на своєму робочому місті. Для висхідних івхідних документів — окремі теки. На всіх теках мають бути на-клейки, етикетки, вказівники та інші позначення, які дозволяютьшвидко і впевнено знайти ту теку, яку шукають.

Гори паперів на столі заважають працювати. Лише окремі по-садовці можуть почуватися у цих горах як риба у воді. Автор цієїкнижки згадує вченого секретаря Інституту економіки АН УРСРВасиля Федоровича Кифорака. Той у будь-яку секунду міг з цих гірбезпомилково висмикнути потрібний папірець. Здавна помічено,що чистий робочий стіл підвищує працездатність.

У світі є чимало людей, які не цінують ні свого часу, ні часуінших. Це, — як правило, люди, яким часу не бракує і вони дума-ють, що і в інших його більше, ніж достатньо. Відволікати можутьпідлеглі. Часто без причини або за дрібними причинами. Нерідко —щоб просто почесати язик. Слід ввічливо пояснити співробітникам,що у вас нині дуже ущільнений графік і ви з радістю поспілкуєтесяз ними в обідню перерву, наприкінці робочого дня або після йогозакінчення. Частенько не спішать закінчити переговори і продо-вжують говорити і тоді, коли все вирішено і зрозуміло. Є й любителітелефонних розмов марафонської тривалості. Телефонні дзвінки ілистування електронною поштою часто заважають продуктивнійпраці і забирають багато часу. Цю прірву слід завжди мати на увазіі докладати зусиль щоб тримати її у розумних межах.

На спілкування з клієнтами та партнерами доцільно резерву-вати не більш ніж 50-60 відсотків робочого часу. Максимальнатривалість переговорів не повинна перевищувати години. Якщо пе-реговори топчуться на місці і не вбачається їх успішне закінчення,то переговори треба припиняти хвилин через 40 після їх початку.Слід навчитися користуватися словом «ні». Це слово може будиголовним важелем у економії часу.

Фахівці рекомендують не відкладати на потім справи. Затя-гування розв'язання того чи іншого питання з'їдає час подвійно.Разом з відтягуванням ухвалення рішення відтягується і початоксамої роботи з того чи іншого питання.

Багатьом людям не хочеться опікуватися неулюбленими спра-вами. А є й такі справи. Їх теж треба вирішувати. Слід змусити себе,спираючись на самодисципліну і контроль, вчасно розв'язувати ітакі справи. Працівник, який зуміє стати організованішим, позба-виться шкідливих звичок і набуде тих, які допомагають працюватикраще і швидше, — навчиться цінувати час і буде отримувати відроботи задоволення.

Фахівці пропонують такий перелік способів економії часу:

точне визначення цілей;

зосередженість на головному;

створення стимулів;

встановлення термінів;

рішучість;

вміння говорити «ні»;

контроль часу використання телефону і інтернету;

ведення нотаток;

фільтрація завад;

повне використання часу;

зміна занять;

контроль за вільним часом.