3.5. Переговори

Гостей, які прибули у фірму, зустрічають в аеропорту чи на вок-залі. Цим опікуються люди, призначені керівником фірми. Гостейвлаштовують у готелі чи іншому місці.

У призначений час гість (чи гості) виконують візит ввічливості.У вестибюлі закладу їх зустрічає секретар (референт), який супро-воджує їх до керівника закладу.

Якщо керівника фірми немає на місці або він надзвичайно за-йнятий, то прийняти гостей може його заступник або співробітник,що опікується відповідним напрямом роботи. Все ж таки дуже ба-жано, щоб першу зустріч провів керівник фірми.

Особливо поважних гостей керівник фірми може зустрітина вході до фірми.

Ініціатива у веденні бесіди покладається на господаря.

Гостя не слід саджати до свого робочого столу. Для таких ви-падків у кабінеті має бути окремий стіл (столик). На столі має бутимінеральна чи фруктова вода.

Хвилин за 5-10 від початку бесіди пропонують чай або каву.Алкогольні напої не подають. Ще у стародавньому Новгороді іс-нувало правило «Угоди, що укладені у стані сп'яніння, є недій-сними».

Наприкінці бесіди гостю можна запропонувати фірмові про-спекти.

Той, хто приймав гостя, може супроводити його до коридору,ліфта чи сходинок.

На візит ходять у повсякденному відпрасованому костюмі,скромній краватці, добре начищених черевиках. Перед заходжен-ням до прийомної перевіряють становище краватки, стан зачіски.

У приймальну приходять за 2-3 хвилини до призначеного часу.Про прибуття повідомляється секретар.

Можуть попрохати дещо почекати. Сприймати це потрібноспокійно. Якщо на столі у приймальній є попільниця, то можнапалити.

Під час бесіди слід уважно слухати співрозмовника і вести себеспокійно. Руки краще за все тримати на колінах. На запитання слідвідповідати чітко і стисло.

Після візиту ввічливості розпочинаються переговори. Вониможуть бути того ж дня чи наступного — залежно від домовленостісторін.

Навчитися грамотно вести переговори — досить важко. Потріб-но для цього докласти значних зусиль. Дещо простіше досягти того,щоб у діловому спілкуванні не робити грубих помилок. Основнимиправилами побудови розмови є наступні.

Під час ділової бесіди чи переговорів слід поводити себе стри-мано. Неконтрольовані емоції завжди і скрізь сприймаються нега-тивно. Переможцем дискусії стає той, хто був спокійнішим у ній.

Завжди слід зрозуміти позицію партнера, якщо ви хочете змі-нити її у потрібному для вас напрямі. Покійний батько автора цихрядків завжди радив чоловікам дуже уважно вислуховувати своїхдружин, щоб знати як діяти навпаки. Якщо з огляду на неувагуви не зрозуміли точку зору вашого ділового співбесідника, то вінобразиться (хоч про це може і змовчати) і у відповідь не захочезрозуміти вас.

Слід пам'ятати, що під час бесіди увага не завжди залишаєтьсяна одному і тому ж рівні. Будь — яка людина влаштована так, щоу процесі отримання інформації вона час від часу потребує перерви.Увага при цьому розсіюється, принаймні, на кілька хвилин. Якщопомічаєте, що увага співрозмовника згасла, то її потрібно активі-зувати. Наприклад, звернутися до нього по імені та по -батькові.Такий простий прийом відновить контакт, що порушився.

Важливість того, про що ви говорите, можна акцентувати за до-помогою таких простих прийомів:

• оскільки монотонна мова сприяє розсіюванню уваги, то тонголосу потрібно змінювати, раптове підвищення або зни-ження тону вирізняє слово або фразу з масиву інформації,яка наводиться;

виразність мові надає зміна її темпу;

слід робити паузу до і після важливої думки;

необхідно регулювати гучність мови — у важливому місцірозмови доцільно гучність знизити.

Свою увагу до співрозмовника слід підкреслювати. З цієюметою до нього слід частіше звертатися по-імені та по-батькові.Мову співрозмовника слід супроводжувати короткими репліка-ми на кшталт: «Так», «Це цікаво», «Розумію вас», «Це приємночути». До таких реплік слід вдаватися невимушено і доречно. Цесприяє становленню довіри до вас з боку людини будь — якого вікуй становища.

Під час ділової бесіди слід уникати надання вами неправдивоїінформації, навіть тоді, коли таку інформацію надає вам співроз-мовник. У певних випадках за допомогою неправдивої інформа-ції можна досягти тактичного успіху. Оскільки, як відомо, шилау мішку не сховаєш, то тактичний виграш рано чи пізно перетво-риться у стратегічний програш.

Під час бесіди чи переговорів не слід ототожнювати те, щоговорить співрозмовник, з його особою чи з вашим ставленнямдо нього. Слід вашу увагу зосередити на тому, що саме вам кажуть,а не на тому хто і як це робить. Не забувайте, що одним з головнихпринципів успішної бесіди є вирізнення фактів від оцінок, а оці-нок — від емоцій.

Ділові переговори з іноземцями вимагають врахування націо-нальних особливостей.

Зокрема, американцям не до вподоби зайва вичурність. Пе-реговорам з американцями не слід надавати занадто офіційногохарактеру. Розмовляти з ними слід голосно. А ось в очі заглядатине рекомендується. Американці один до іншого звертаються лишепо-імені. Будьте готові до того, що вони і до вас захочуть звертатисяпо-імені з перших же хвилин знайомства.

Французи — віддають перевагу офіційному тону. Не люблятьмовчунів. На діловий обід чи на ділову вечерю можуть запізнюва-тися.

Англійці за своїм характером — люди стримані. Вони є при-хильниками офіційного тону. Їм подобається спокійна, неголосна,плавна мова.

З іспанцями краще за все переговорити після обіду. Зустріч зними може затягнутися до вечора.

В арабських країнах на ділову зустріч доцільно прибувати іззапізненням на 15-20 хвилин. Якщо на зустріч з'явитися точнов обумовлений час, то партнер — араб може собі розтлумачити цеяк вашу гостру зацікавленість в укладанні угоди і буде пропонуватиневигідні умови.

Успіх на переговорах залежить від багатьох чинників, почи-наючи від особистої зацікавленості учасників переговорів і закін-чуючи матеріальною зацікавленістю всіх сторін.

Учасники переговорів мусять добре знати, що можна і чогоне можна робити на переговорах, що можна говорити на них,а що — не можна.

До переговорів слід готуватися. Дехто ж думає, що під час пере-говорів спрацює фантазія і врешті — решт все закінчиться добре.Було чимало прикладів коли найбільших дурниць допускалисясаме ті, хто часто брав участь у переговорах. З огляду на свою над-мірну самовпевненість, вони не готувалися до зустрічі, намагалисяпоставити партнера у завідомо незручне становище, свою лініювели до кінця. Переговори в результаті зазначеного закінчувалисяневдачею.

Про своїх співбесідників потрібно мати найсвіжішу інформа-цію. Бесіду не слід розпочинати з неприємних вісток чи легковаж-них тем.

Якщо одна сторона на переговорах відчуває, що інша — неком-петентна, то вона втрачає інтерес до подальшого ведення перегово-рів у конструктивному руслі.

Дехто вважає, що ініціативу у веденні переговорів доречно бра-ти у свої руки. Інші ж дотримуються думки, що той, хто розпочнеговорити першим, матиме на переговорах сильнішу позицію.

Існує думка, що у переговорах більше зацікавлена та сторона,яка готова приїхати.

Спроби спантеличити співрозмовника, заплутати його табли-цями, графіками тощо можуть зашкодити переговорам.

Застосування гіпнозу може принести лише короткотерміновийвиграш.

На переговорах слід надавати партнерам можливість вислови-тися, інакше вони занудьгують.

Важливим є вибір місця для переговорів. Є випадки успішнихпереговорів у сауні чи, навіть, у постелі. Слід не забувати, що межаміж формалізмом і фамільярністю є дуже тонкою і йти тією межеюпотрібно дуже обережно.

Ще раз підкреслимо, що до переговорів слід готуватися.

Фахівці рекомендують 8 основних правил підготовки до пере-говорів та їх ведення.

«Будь готовий! Завжди готовий!». Так колись звучав піо-нерський лозунг. Нині піонерів немає (в усякому разі у масшта-бах гідних згадки), але лозунг залишився. Він означає володінняінформацією про компанію з представниками якої відбуваютьсяпереговори. Про компанію партнера (чи потенційного партнера)слід знати якомога більше, інакше з її представниками важко будезнайти спільну мову. Слід зрозуміти, що є важливим для партнера,на які компроміси можна з ним піти, слід завжди бути готовимдо будь- яких неочікуваних пропозицій.

«Не думай зверхньо про секунди». На переговорах опонентудостатньо менше ніж однієї хвилини для того, щоб скласти проспіврозмовника перше враження. Оцінювати співрозмовника роз-починають з того моменту, коли він переступає поріг компанії. Цепотрібно пам'ятати і не розслаблятися.

«Не стукайте у двері».

Стук у двері та заглядування у них можуть бути розтлумаченіяк нерішучість людини. Фахівці радять саме цього й не робити.Для переговорів двері завжди відчинені. Колись одна дама гово-рила джентльмену: « Ви даремно стукаєте у моє серце. Воно вжей так для вас відчинене». Не варто також запитувати, де можнасісти. Достатньо вибрати стілець, що стоїть якнайближче до спів-розмовника. Замість м'якого дивану доцільно сісти на стілець чив офісне крісло.

Слід пам'ятати, що з глибоких диванних подушок надзвичайноважко красиво і впевнено піднятися після закінчення переговорів.До того ж дивани мають меншу висоту ніж стільці та крісла.

«Лицем до лиця — лиця не побачиш». Позиція «лицем одиндо іншого» — це запрошення до діалогу. Фахівці застерігають про-ти вторгнення в особисту зону співрозмовника. Сідати потрібнотак, щоб стілець знаходився під певним кутом. Так збільшуєтьсядистанція і можна регулювати ступень відкритості. Не слід боя-тися дивитися на співрозмовника. Не варто також тривалий часдивитися співрозмовнику прямо в очі. Контакт очей, що триваєдовше ніж 7-10 секунд, може викликати дискомфорт або стур-бованість. Якщо ж співрозмовник втуплює очі у підлогу або стіл,то його опонент може дійти висновку про те, то він не викликаєінтерес у співрозмовника або ж переговори йдуть настільки важко,що співрозмовник відчуває дискомфорт. Під час переговорів сліддивитися в уявний трикутник співрозмовника, віртуально поєд-навши його очі і рот.

«В        кут, на ніс, на предмет». Під час переговорів кивати голо-вою можна і потрібно. Кивки головою — це підтвердження того, щоспіврозмовники слідкують за ходом думок один іншого. Відсутністькивків свідчить про нехватку розуміння і необхідність подальшихпояснень. Обов'язково слід давати зрозуміти, що сутність висловуспіврозмовника є зрозумілою. Слід також пам'ятати, що люди звисокою самооцінкою, як правило, володіють багатою мімікою.Вираз обличчя впевненого у собі співрозмовника постійно зміню-ється, залежно від того, що він каже. Не слід боятися дивитисяспіврозмовнику в очі та посміхатися.

«Закриті» і «відкриті» пози. Це такі, коли один співрозмов-ник нахиляється на спинку стільця, а інший у цей час схрещує ногичи руки. Це свідчить про те, що обидва співрозмовники лукавлять,бо такі пози вважаються «закритими». «Відкрита» поза — це така,за якої спина — пряма, руки — спокійно лежать на столі. Вона свід-чить про сприйнятність того, що каже співрозмовник. «Закрита»поза (ознакою якої є схрещування рук або ніг) вказує на недостат-ній інтерес і невелику ступінь утягнутості в бесіду. Якщо ж хтосьіз співрозмовників збирає зі свого одягу уявні пух чи смітинки,торкається кінчика носа чи підборідка, крутить великими пальця-ми, — то це є ознаками того, що співрозмовнику відверто нудотно.

Поміркованість. Не слід впадати у крайнощі. Не потрібносидіти за столом переговорів як мумія у пелюшках, яка ледве вору-шиться та зрідка кліпає очима. Не слід також вимахувати руками.Слід також завчасно перевести мобільник у беззвуковий режим.

Підводне каміння.

Слід пам'ятати, що хід переговорів передбачити важко. На об-становку може впливати безліч зовнішніх факторів. Життя доволічасто вносить свої корективи.