13.1. Сутність, принципи і функції управлінськогоконтролю

магниевый скраб beletage

Управлінський контроль є одною із основних функцій мене-джменту, ціль якої кількісна і якісна оцінка праці та облік результатівроботи організації. Головними інструментами реалізації цієї функції єспостереження, перевірка всіх сторін діяльності, облік та аналіз. В за-гальній системі управління контроль виступає як елемент зворотньо-го зв'язку. За результатами контролю проводиться корегування рані-ше прийнятих рішень, планів, норм і нормативів. Ефективно постав-лений контроль має стратегічне спрямування, орієнтується на кінцевірезультати, здійснюється своєчасно і достатньо є простим. Останнявимога особливо важлива в сучасних умовах, коли організація прагнебудувати роботу на принципі довіри до людей, що веде до суттєвогоскорочення контрольних функцій, які виконуються безпосередньоменеджерами. За таких умов контроль стає менш жорстким і більшекономічним.

Контроль виступає одним з головних інструментів розвиткуорганізації. В менеджменті без контролю неможливий управлінськийпроцес. Контроль - це обов'язкова функція менеджменту, є заключ-ною стадією управлінського процесу і відіграє роль зв'язуючої ланкиміж керуючою і керованою системами.

Існують декілька причин які обумовлюють необхідність управ-лінського контролю:

по-перше - необхідність спостерігати за тим, чим працюючізайняті, що і як вони роблять. Сукупний ефект навіть дрібних поми-лок може суттєво вплинути на зниження потенціалу діяльності орга-нізації;

по-друге - постійні зміни в оточуючому середовищі з якимиорганізація та їх менеджери стикаються, вимагає відповідного реагу-вання. Зміни вимагають керування не тільки намічених планів, а на-віть цілей організації. Добре організований контроль допомагає ме-неджерам своєчасно пристосовуватися до змін;

по-третє - це постійно зростаюча складність роботи організа-цій, які займаються бізнесом, внаслідок росту їх розмірів і масштабіввиробництва. Зі зростанням виробництва менеджери, які відповідаль-ні за виконання всіх задач організації, не можуть персонально спо-стерігати за кожним видом діяльності, а також змінами умов на ринкуі особисто вирішувати виникаючи проблеми. Тому їм необхідна фор-мальна система контролю.

Діяльність організації вимагає щоб контроль і планування булищільно зв'язані між собою та були безперервними. Сутність контро-лю полягає в трьох основних елементах [1, с.115-117; 10, с.353]:встановлення контрольованих стандартів діяльності;аналіз результатів діяльності за допомогою контролю;корегування технологічних, господарських та інших процесів увідповідності до обґрунтованих висновків і прийнятих рішень.

Менеджери починають здійснювати функцію контролю з тогомоменту, коли вони визначили ціль і створили організацію. Без конт-ролю починається хаос і об'єднати діяльність працюючих стає немо-жливо. Зміна законів, технологій, умов конкуренції та інших зовніш-ніх факторів можуть перетворити реальні плани в недосяжні. Длясвоєчасного реагування на подібні зміни в організаціях повинен бутиналагоджений ефективний контроль.

Контроль - це процес забезпечення організацією своїх цілей.Цілі контролю будуть досягнуті тільки у тому випадку, якщо вониздійснюватимуться у відповідності з визначеними принципами.

Принципи контролю - це основні елементи науково - обґрун-тованої системи контролю [11, с.193-194]. Контроль повинен відпові-дати таким вимогам:

всеохоплюючим, тобто утримувати в полі зору основні сферидіяльності організації - зовнішню ситуацію і внутрішні процеси. Алеце не означає, що контроль повинен бути тотальним, фіксувати всіподії в організації. Необхідно домагатися науково - обґрунтованогопідходу, який би дозволяв мати достатньо повну і об'єктивну інфор-мацію. До його здійснення необхідно залучати весь персонал органі-зації та максимально розширювати повноваження працюючих;

постійним і оперативним, тобто повинен здійснюватися пос-тійно з певними інтервалами часу і обов'язково своєчасно або з де-яким випередженням, в цілях усунення виявлених недоліків;

об'єктивним і безперервним, означає щоб висновки контро-лерів були аргументованими, будувалися на достовірних фактах,встановлених за допомогою доказів і свідчень, а сам процес контролюздійснювався постійно;

масовим і гласним, що передбачає всеосяжність контролю,поширення його на всі види діяльності, структурні підрозділи і усіхпрацюючих в організації;

дієвим і плановим, означає, що за результатами контрольнихперевірок повинні вживатись заходи, спрямовані на ліквідацію вияв-лених недоліків. Плановість необхідна для уникнення як зайвого кон-тролю так і безконтрольності за деякими видами діяльності або пра-цівниками;

мати кінцеві результати, тобто контроль розглядається як за-сіб досягнення цілей;

гнучким, тобто контроль повинен бути тісно зв'язаний з пла-нуванням, системою управління, зі змінами в структурі організації,інакше він буде запізнюватися і стане недієздатним;

орієнтованим на людину, передбачає не тільки об'єктивністьконтролю, але його доброзичливість, виключення будь якого стежен-ня за людиною, що істотно може погіршити морально-психологічнийклімат в колективі;

економічним, означає, що користь від контролю повинна пе-ревищувати витрати на його проведення. З цієї причини необхідноскоротити до мінімуму всі пов'язані з контролем витрати на технічнізасоби, збір, переробку і зберігання інформації.

Головна ціль контролю - не виправлення помилок, а запобі-гання їх, що для організації буде значно дешевше. Без надійної сис-теми контролю ні одна організація не може успішно функціонувати.Основними задачами контролю є наступні:

визначити у зовнішньому і внутрішньому середовищах органі-зації фактори, які можуть здійснювати істотний вплив на її функціо-нування і розвиток, своєчасно на них відреагувати;

розкрити неминучі в діяльності організації порушення та по-милки і оперативно прийняти заходи по їх усуненню;

оцінка роботи організації та її персоналу за визначений період,ефективності і надійності системи управління нею.

У підсумку, контроль дозволяє запобігти негативних результа-тів діяльності і створює необхідні передумови для стимулювання пе-рсоналу.

Основними функціями контролю є:

діагностична - ведуча функція, яка передбачає обов'язковунеобхідність вивчення стану справ в організації, тобто поставити діа-гноз;

зворотнього зв'язку - інформація, яка надходить керівникупро хід вирішення задач, дає можливість впливати на процес;

орієнтуюча - проявляється в тому, що всі питання, які постій-но контролює начальник, набуває особливого значення в свідомостівиконавців, направляє їх зусилля в першу чергу на об'єкт підвищеноїуваги керівника;

стимулююча - близька до орієнтуючої, але вона направлена нена конкретні роботи, а на виконання і залучення до процесу праці не-використаних резервів, і в першу чергу людських;

корегуюча - зв'язана з уточненнями, які вносять в рішення наоснові матеріалів проведеного контролю;

педагогічна - контроль, при умілій його побудові, сприяє про-дуктивній і сумлінній праці.

Покладання в організації на ту чи іншу особу функцій контро-лю вимагає не тільки його формального контролю в службовій ієрар-хії, але й особистих якостей, схильності, відношення до нього колег іпідлеглих.

Основними об'єктами контролю в організації є важливі харак-теристики виробничого стану; проміжні й кінцеві результати вико-нання планових завдань; показники витрат ресурсів; економічноїефективності.

Найбільш об'єктивним та ефективним контроль буде тоді, коливпроваджена система нормативів (стандартів) виконуваних робіт і кі-нцевих результатів (цілей). Найчастіше нормативи і стандарти розро-бляють за такими групами: цінові, дохідні, програмні (техніко-економічні), фізичні (для виробів і технологічних процесів), поведін-кові тощо. Часто нормативами (стандартами) є відповідні стратегічніцілі та планові параметри стратегій. У цих випадках установлюютьсяпевні інтервальні значення для нормативів.