5.3.3. Облік розрахунків за претензіями

Відносини підприємств торгівлі з постачальниками регулю- ються шляхом укладання різних угод, договорів, контрактів і т. ін., виконання яких є обов'язковим для всіх сторін, що задіяні в цих угодах. Але нерідко бувають випадки, коли одна із сторін повністю або частково не виконує умов договору, внаслідок чого інша сторо- на може нести матеріальні втрати, збитки. У таких випадках сторо- на, що зазнала втрат, змушена звертатися до винуватця (партнера за угодою) з претензією про відшкодування втрат. Спірні питання між партнерами за угодою можуть розв'язуватися шляхом досудо- вого регулювання або ж шляхом розгляду позову в суді.

Для того, щоб мати право на відшкодування збитків поста- чальником товару або транспортною організацією—перевізником купленого товару, треба правильно організувати приймання то- вару і своєчасно оформити приймальні документи. Це буде га- рантувати, що навіть у випадку ускладнення відносин з поста- чальником при псуванні, нестачі вантажу і т. ін., підприємство зможе відстояти, захистити свої інтереси, добитися компенсації понесених витрат.

Товар, що надійшов безпосередньо від постачальника або від транспортної організації, приймається за кількістю і якістю. Це означає, що підприємство-одержувач товару повинно пере- вірити спочатку якість тари, в якій товар надійшов, проконтро- лювати умови його доставки (температурний режим, герме- тичність упаковки, схоронність, неушкодженість при перевезенні тощо). Якщо товар надійшов у неушкодженій тарі, то його прий- мання за якістю і комплектністю проводиться, як правило, на складі одержувача. При цьому приймання товару і оформлення документів повинно бути здійснено у десятиденний термін, якщо постачальник і покупець розташовані в одному місті, або у двад- цятиденний термін, якщо вони знаходяться у різних населених пунктах. При одержанні товару, що швидко псується, його прий- мання необхідно завершити протягом однієї доби після надход- ження на склад. У той же час право на складання акта про не- відповідність товару за якістю залишається за одержувачем про- тягом чотирьох місяців після його приймання (у випадках ви- никнення такої ситуації у процесі підготовки товару до продажу або безпосередньо при його реалізації).

Якщо при прийманні товару виявлено, що він не відповідає вимогам якості, або тара, в якій надійшов товар, пошкоджена, одержувач зобов'язаний призупинити приймання товару, склас- ти акт на оглянутий і прийнятий товар, вказавши в ньому, які саме дефекти виявлено, і запросити для закінчення приймання товару представника постачальника. При цьому необхідно за- безпечити зберігання вантажу, що надійшов, у нормальних для нього умовах і не допустити його змішування з аналогічним (од- норідним) товаром, якщо такий є на складі.

Якщо на запрошення одержувача представник постачаль- ника не з'явився, перевірка якості товару проводиться експер- том бюро товарних експертиз або представником відповідної інспекції з якості. Акт про фактичну якість товару складають у день закінчення його приймання і підписують посадові особи, що брали участь у перевірці якості та комплектності товару. Особа, яка не згодна зі змістом акта, зобов'язана його підписати із зас- тереженнями про незгоду і викласти свою думку, пояснити при- чину відмови від беззастережного підписання акта.

Якщо при прийманні товару у присутності представника постачальника виявлена нестача товару порівняно з даними транс- портних або супровідних документів постачальника (рахунка- фактури, специфікації тощо), результати приймання товару за кількістю (масою, обсягом) оформляють «Актом про приймання матеріалів» т. ф. № М-7 (так званим «комерційним» актом). Акт складають у двох примірниках в той же день, коли виявлено нестачу товару. Для оформлення претензії постачальнику до акта додають:

копії супровідних документів або зіставної (порівняльної) відомості;

квитанції залізничної станції (порту) призначення про перевірку маси вантажу, якщо така перевірка проводилася;

пломби від тарних місць, в яких виявлено нестачу;

оригінал транспортного документа (накладної, коносамен- ту тощо);

інші документи, які можуть засвідчити причину виник- нення нестачі.

Порядок подання претензії, терміни її розгляду, повідом- лення позивачу про результати розгляду претензії, відповідальність за порушення терміну розгляду претензії та інші питання, пов'я- зані з виконанням умов договору постачання, регламентуються Господарським процесуальним кодексом України (ГПК). Згідно з цим кодексом підприємство, що порушило майнові права і законні інтереси партнера, зобов'язане відновити їх, не чекаючи претензії. Підприємство, права і законні інтереси якого пору- шені, для врегулювання спірних питань звертається до «поруш- ника» з письмовою претензією.

У претензії необхідно вказати:

повне найменування, поштові реквізити заявника пре- тензії та підприємства, якому вона подається, дату подання пре- тензії та її номер;

обставини, на підставі яких подано претензію; докази, що стверджують ці обставини; посилання на відповідні нормативні акти;

вимоги заявника;

суму претензії та її розрахунок (якщо претензія стосується грошового відшкодування), платіжні реквізити заявника претензії;

перелік документів, що додаються до претензії.

Претензію підписує керівник підприємства-заявника або

його заступник. Вона надсилається адресату замовленим (цінним) листом або вручається особисто під розписку посадовій особі відповідача.

Претензія підлягає розгляду у місячний термін з дати її одер- жання. Результати розгляду претензії повідомляються заявнику письмово. Якщо заявник не згоден з результатом розгляду пре- тензії постачальником (відповідачем), він може звернутися до суду для вирішення спірного питання відповідно до законо- давства.

У разі порушення встановленого законодавством терміну розгляду претензії або залишення її без відповіді суд при розв'я- занні спірного питання має право стягнути з порушника штраф у доход державного бюджету в розмірі 2% від суми претензії, але не менше п'яти і не більше ста розмірів неоподатковуваного мінімуму доходів громадян.

Бухгалтерський облік розрахунків за претензіями ведеться на субрахунку 374 «Розрахунки за претензіями». Аналітичний облік цих розрахунків необхідно організувати окремо за кожною претензією з відображенням дати виникнення та погашення (спи- сання) заборгованості. З цією метою використовують «Відомість 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами» (при журнально-ордерній формі обліку) або відповідну машинограму (при комп'ютерних формах обліку).

Найпоширеніші господарські операції з обліку розрахунків за претензіями наведено у табл. 5.5.

Таблиця 5.5

Бухгалтерські проводки з обліку розрахунків за претензіями

Зміст господарської операції

Кореспондуючі

Сума,

з/п

 

рахунки

грн

 

 

Дебет

Кредит

 

1

Проведена попередня оплата за товари

371

311

12000

2

Відображено податковий кредит з ПДВ у сумі
передоплати

641

644

2000

3

Оприбутковано фактично отримані товари на
склад:

 

 

 

 

купівельна вартість без ПДВ

281

631

9800

 

сума податкового кредиту з ПДВ

644

631

1960

4

Зарахована частка попередньої оплати у
погашення заборгованості постачальнику (у

 

 

 

 

розмірі вартості фактично отриманого товару)

631

371

11760

5

Заявлена претензія постачальнику за недостачу
товарів

374

371

240

6

Одержано від постачальника товари у
погашення заборгованості за претензією:
купівельна вартість без ПДВ

281

374

150

 

сума податкового кредиту з ПДВ

644

374

30

7

Невідшкодовану заборгованість за претензією

 

 

 

 

постачальник погасив грошима на поточнии

311

374

60

 

рахунок

 

 

 

8

Відображено суму податкового кредиту з ПДВ

 

 

 

 

при поверненні передоплати (методом «червоне
сторно»)

641

644

(10)

9

Відображено суму претензії у частині

 

 

 

 

штрафних санкцій за порушення умов договору
постачання

374

715

20

10

Одержано від постачальника товар з наступною
оплатою (вартість фактично оприбуткованого
товару):

купівельна вартість без ПДВ

281

631

7000

 

сума податкового кредиту з ПДВ

641

631

1400

11

При прийманні на складі (розпакуванні
контейнера) виявлена недостача товару, на яку

 

 

 

 

заявлена претензія постачальнику:
за купівельною вартістю без ПДВ

374

281

220

 

сума податкового кредиту з ПДВ

641

631

(44)

12

Визнана постачальником сума претензії,

 

 

 

 

віднесена на зменшення заборгованості покупця

631

374

220

13

Перераховано постачальнику за товар (після
врегулювання претензії)

631

311

8136

Можливі й інші варіанти відображення в обліку розрахунків
за претензіями.