3. Датування документів

магниевый скраб beletage

Датування документів. Позбавлений дати документпевною мірою втрачає юридичну силу.

Датою документу може стати або день написання (лист,наказ), або день затвердження (план, звіт, інструкція), або часздійснення зафіксованих у них вчинків (акт, протокол).

Дата є пошуковою ознакою і використовується при поси-ланні на цей документ разом з індексом. Проставляє власно-ручно особа, що підписує або затверджує документ.

До складу реквізиту "дата" входять число, місяць і рік.Раціональніше писати трьома парами арабських цифр,розділених крапками. Рік, місяць та число позначають двомацифрами. У тексті самого документа користуються тра-диційним записом (18 грудня 2006 року). Якщо цифра одна,перед нею ставлять нуль. Місце дати — в лівому верхньомукутку документа разом з індексом або поруч з підписом, або угрифі затвердження. На документах також ставлять дати на-писання резолюції, погодження документа та ознайомлення зним, контролю виконання, Проставляють також усі дати,пов'язані з проходженням документа та його виконанням: да-та отримання (вхідний реєстраційний номер, штамп), дата ви-конання та направлення документа до справи, дата перенесен-ня даних на машинний носій.

Індекс (номер документа). Індекс — вихідний номердокумента, який відправляється з підприємства, номер — по-рядковий номер внутрішнього документа.

Нумерація документів ведеться з січня по грудень. Лише внавчальних закладах нумерацію внутрішніх документів почи-нають з початку навчального року (з вересня) та ведуть за на-вчальними роками.

Індекс складається, як правило, з індексу структурногопідрозділу, який склав документ, номера справи, де залиши-лась копія, та порядкового номера вихідної кореспонденції.

Посилання на індекс і дату вхідного документа про-ставляється тільки в листах-відповідях. Наприклад, відповіда-ючи на лист №05-12-154 від 05.07.05 обов'язково проставля-ють посилання на цей номер і дату. Ваша відповідь одразу бу-де направлена структурному підрозділу, який має індекс 05, авиконавець за номером номенклатури справ одразу знайдекопію ініціативного листа, на який надійшла відповідь.

Місце складання або видання оформлюють відповіднодо адміністративно-територіального розподілу України. На-приклад, м. Київ, м. Суми, смт Жашків, с. Вовчків.