5.2. Доповідна і пояснювальна записки

магниевый скраб beletage

Доповідна записка — це службовий документ, адресова-ний керівнику даної або вищої організації (керівнику струк-турного підрозділу), у якій автор інформує про ситуацію, ви-конану роботу, а також дає свої висновки і пропозиції.

Текст доповідної записки поділяється на дві частини: упершій — (описовій) описують факти або ситуацію, а в другій-прохання і пропозиції. Доповідні записки, у яких керівникаінформують про хід робіт, подають регулярно. Доповідна за-писка оформляється на бланках формату А4 або А5 (у залеж-ності від тексту) з кутовим розташуванням постійнихреквізитів (див. Додаток 11).

Реквізити:

назва виду документа;

дата (проставляється в день підписання);

індекс (проставляється в день підписання);

місце складання;

адресат;

заголовок до тексту;

текст;

відмітка про наявність доповнень (якщо необхідно);

підпис.

Пояснювальна записка — це службовий документ, у якомупояснюється зміст окремих положень основного документа(плану, звіту, проекту і т.д.) або причини яких-небудь подій,фактів, порушень.

За змістом пояснювальні записки поділяють на дві групи(див. Додаток 12):

записки, що супроводжують основний документ (план,звіт) і пояснюють зміст окремих його положень. Вониоформляються на загальних або спеціальних бланкахмашинописним способом;

записки з приводу яких-небудь випадків, ситуацій, по-рушень та поведінки окремих працівників і т.д. Оформ-ляються від руки на чистому аркуші паперу.

5.3. Звіт

Звіт — це службовий документ, що містить повідомленняпро діяльність особи або організації, підсумок виконання до-рученої роботи, справи і т.п.

Звіти можуть бути простими і складними, залежно від ха-рактеру виконуваної роботи.

Розрізняють статистичний і текстовий звіти. Статистич-ний звіт оформляють від руки або машинописним способом натрафаретних бланках, текстові — на загальному бланку або начистому аркуші паперу формату А4 машинописним способомчи за допомогою оргтехніки. Як правило, звіти складають пророботу, виконану протягом певного періоду (день, тиждень,місяць, квартал, півріччя, рік). Вони мають бути конкретними,тобто давати короткий звіт на запитання схеми.

Реквізити:

назва виду документа;

дата (дата підписання);

індекс;

заголовок до тексту;

текст (складається із вступу, основної частини, де ви-кладаються головні завдання або види робіт, висновки іплани на перспективу);

підпис;

відбиток печатки (якщо необхідно).

Як правило, проект текстового звіту готує секретар-рефе-рент.

5.4. Довідка

Довідка — це службовий документ, що містить опис іпідтвердження тих чи інших фактів або дій.

Довідки поділяються на дві групи:

які містять інформацію про факти і дії службового ха-рактеру;

які свідчать про який-небудь юридичний факт.

Частіше використовується друга група довідок. Їх вида-ють зацікавленим громадянам або підприємствам (див. Дода-ток 13).

При складанні довідки використовують уніфіковані тра-фаретні бланки, у яких частина тексту надрукована і позначенімісця для внесення змінюваних реквізитів. Текст починаєтьсяз написання в називному відмінку прізвища, імені, по батьковіособи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту іноді запи-сують, куди подається довідка.

Реквізити:

назва виду документа (довідка);

дата (дата підписання);

індекс (ставиться в день підписання);

місце складання;

адресат;

заголовок до тексту (якщо необхідно);

текст;

відмітка про зміст доповнень;

підпис (якщо довідка має фінансово-матеріальний ха-рактер і виходить за межі підприємства, то її підписуєдиректор підприємства і головний бухгалтер);

відбиток печатки (ставиться, як правило, коли довідкавиходить за межі підприємства);

відмітка про складача (якщо необхідно).

Довідки інформаційного характеру відображаютьіндивідуальні ситуації. Їх складають у відповідь на запити і по-дають у певний термін.

У довідках необхідно об'єктивно відбивати стан справ, то-му що при її складанні необхідні ретельна перевірка та аналізінформації.

У деяких випадках довідку може підписувати особа, яка їїсклала і тоді вона повністю відповідає за правдивість фактів,викладених у довідці.