7.4. Організація роботи з документами

магниевый скраб beletage

Рух документів з моменту їх одержання або створення дозавершення виконання, відправлення або здачі в справу утво-рюють документообіг банку (див. Додаток 19).

Документи, що надходять до банку, у тому числі створеніза допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять пер-винну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розглядкерівництвом і доставляються виконавцям.

Прийом і первинна обробка документів здійснюютьсяцентралізовано експедицією або співробітниками службиділоводства. При надходженні документів у неробочий час во-ни приймаються черговим співробітником. Конверти з доку-ментами, у тому числі рекомендовані, розкриваються, при цьо-му перевіряється правильність доставки, цілісність упаковки.Конверти від документів, що надходять, не знищуються у разі,якщо тільки по конверту можна визначити адресу відправни-ка, час відправлення й одержання документа, а також при над-ходженні особистих або доплатних документів. На отримано-му документі проставляється реєстраційний штамп.

Документи з грифом "Особисто" або адресовані громадсь-ким організаціям в експедиції не розкриваються і передаютьсяза призначенням. Телеграми приймаються під розписку з про-ставленням дати і часу приймання, а потім передаються нарозгляд керівництву і виконання. Текст телефонограми запи-сується (друкується) одержувачем на спеціальному бланкуабо в журналі й оперативно передається керівнику, якому во-на адресована.

Факсограми надходять на офіційний номер факсубанківської установи. При роздрукуванні з факсу інформації,що надійшла, на звичайному папері на ній проставляєтьсяреєстраційний штамп і час надходження. Факсограма пере-дається адресату під розписку в день її надходження, терміно-ва — негайно. У разі, якщо факсограма роздрукована на термо-папері, з неї знімається ксерокопія, яка завіряється,реєструється і передається адресату в зазначений термін. Принадходженні в банк оригіналу документа, на підставі якого бу-ла відправлена факсограма, за ним зберігається реєстраційнийномер, присвоєний факсограмі, що надійшла раніше.

Документи, що надходять з електронною копією, повиннінадсилатися із супровідним листом до магнітного носія. Тексткопії на магнітному носії має відповідати тексту документа.Електронні повідомлення, що надсилаються електронною по-штою, через систему Інтернет, іншими телекомунікаціями, завідсутності електронного підпису юридичної чинності не ма-ють.

Попередній розгляд документів проводиться з метою роз-поділу документів, що надійшли, на такі, що потребуютьобов'язкового розгляду керівництва, та такі, що направляють-ся безпосередньо в структурні підрозділи і відповідальним ви-конавцям. Попередній розгляд здійснюється виходячи зоцінки їхнього змісту, на підставі встановленого в банку роз-поділу обов'язків. Без попереднього розгляду передаються запризначенням документи, адресовані безпосередньо структур-ним підрозділам або посадовим особам. Документи, адресо-вані керівництву банку або без зазначення конкретної посадо-вої особи і структурного підрозділу, попередньо розглядають-ся службою діловодства.

На розгляд керівництва передаються документи, отриманівід урядових і вищих органів, що містять інформацію з прин-ципових питань діяльності банку і вимагають рішеннякерівництва. Інші документи після попереднього розглядуслужбою діловодства направляються виконавцям.

Обробка і передача документів виконавцям повинназдійснюватися в день їх надходження до служби діловодстваабо в перший робочий день у разі надходження документів унеробочий час. Документи, що виконуються кількома струк-турними підрозділами банку, передаються їм по черзі або од-ночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному ви-конавцю, названому в резолюції першим. Необхідністьрозмноження документів і кількість копій визначаються осо-бою, яка організовує виконання. За необхідності невідкладно-го виконання документа допускається ознайомлення виконав-ця з його змістом до розгляду документа керівництвом банку.

Документи, що відправляються банком, у тому числі ство-рені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходятьсортування, пакування, оформлення поштового відправленняі здачу у відділення зв'язку.

Опрацювання і відправка документів здійснюються цент-ралізовано експедицією або службою діловодства відповіднодо Правил надання послуг поштового зв'язку. Документи,призначені для відправки, приймаються повністю оформлени-ми, підписаними і зареєстрованими, з відміткою про категоріюпоштового відправлення (крім простих відправлень). Передпакуванням перевіряється правильність оформлення доку-ментів, наявність додатків, відповідність кількості екземп-лярів кількості адресатів. Неоформлені або неправильнооформлені документи підлягають поверненню на доробку. Назамовлену кореспонденцію складається опис розсилання, уякому співробітник експедиції проставляє своє прізвище і да-ту відправки.

За допомогою засобів електрозв'язку здійснюється пере-дача інформації у вигляді телеграм, факсограм, телефонограм,повідомлень електронною поштою.

Телеграми, що складаються в банку, приймаютьсяспівробітниками служби діловодства завізованими, підписа-ними, датованими і зареєстрованими, з позначкою про кате-горію і вид відправки; відправка телеграм здійснюєтьсявідповідно до правил надання послуг телеграфного зв'язку.

Факсограми передаються з паперового носія (тексти, таб-лиці, графіки, рисунки, креслення і т.д.) службою діловодстваза наявності заявки від структурного підрозділу із зазначен-ням офіційного номера факсу банку-адресата. На оригіналі пе-реданого факсом документа проставляється реєстраційнийштамп і час відправки факсограми; оригінали документівпісля відправки опрацьовуються відповідно до встановлених вбанку правил роботи з документами; в окремих випадках зазгодою між організаціями адресату не досилається оригіналдокумента.

Передача телефонограм здійснюється усно каналами теле-фонного зв'язку і записується (друкується) одержувачем.

Електронні повідомлення передаються електронною по-штою, через мережу Інтернет, іншими телекомунікаційнимимережами і обробляються відповідно до інструкції з діловод-ства організації-одержувача.

Документи, що надходять для відправки, повинні оброб-лятися і відправлятися в той же день або не пізніше наступно-го робочого дня.

Проходження внутрішніх документів на етапах їх підго-товки й оформлення має відповідати порядку проходженнядокументів, що відправляються, а на етапі виконання — доку-ментів, що надходять.

Проекти нормативних документів (постанови, накази,розпорядження, положення, правила, інструкції і т.д.) післяпідготовки й узгодження із зацікавленими підрозділами і по-садовими особами передаються в юридичну службу для пе-ревірки відповідності змісту документа чинному законодавст-ву, а потім у службу діловодства, яка здійснює контроль заправильністю їх оформлення.

Правильно оформлені документи передаються на підпискерівництву банку відповідно до права підпису документів ірозподілу посадових обов'язків. Копії підписаних керівника-ми розпорядницьких документів в обов'язковому порядкурозсилаються в структурні підрозділи, у підпорядкуванніяких знаходяться розглянуті питання.

Передача документів між структурними підрозділамиздійснюється через секретарів цих підрозділів абовідповідальних за діловодство, з відповідною відміткою вреєстраційній формі.

Порядок функціонування в банку внутрішніх документівв електронній формі визначається відповідними правилами,встановленими банком, які не суперечать законодавству.

Контроль за виконанням документів містить постановкуна контроль, попередню перевірку і регулювання ходу вико-нання, зняття з контролю, направлення виконаного документав справу, облік і узагальнення результатів контролю виконан-ня, інформування керівника.

Контроль за виконанням документів здійснюють керівни-ки, служба діловодства і відповідальні виконавці. Контроль завиконанням організаційно-розпорядницьких документівздійснюється групою контролю служби діловодства. Контрольза виконанням документів інших систем документації ведеть-ся за дорученням керівників у відповідних структурнихпідрозділах відповідальними за діловодство виконавцями.

Терміни виконання внутрішніх документів обчислюютьсяв календарних днях починаючи з дати підписання (затверд-ження) документа.

Термін виконання документів, що надійшли з інших ор-ганізацій із зазначеним терміном виконання, визначаєтьсякерівником банку, виходячи з цього терміну, а без зазначеннятерміну виконання — з дати їх надходження. Типові термінивиконання документів встановлюються актами органів влади ісуб'єктів України. Документи без зазначення конкретної дативиконання, які мають у тексті позначку "Терміново" — викону-ються у триденний термін, а ті, що мають позначку "Опера-тивно", — у 10-денний термін, інші — у термін не більше одно-го місяця.

Зміна терміну виконання здійснюється тільки завказівкою керівника у такому порядку: типові терміни —прийняттям нового акта, індивідуальні — керівниками, що їхвстановили. Призупинити виконання документів, а також ска-совувати їх має право тільки вищестояща організація, ор-ганізація — автор документа й органи Держнагляду. Термінипідготовки (оформлення), представлення (відправлення) і ти-пові терміни виконання документів закріплюються вІнструкції з діловодства банку.

Постановку документів на контроль здійснює керівникбанку, служба діловодства або спеціально призначена посадо-ва особа.

Контрольні реквізити про хід і результати виконання до-кумента заповнюються службою діловодства банку або в йогоструктурних підрозділах спеціально призначеними особами.

Якщо документ пересилається на виконання в підвідомчуфілію (відділення) з наступним інформуванням про результа-ти розгляду, разом з документом пересилаються два екземпля-ри реєстраційно-контрольної картки (РКК — див. Додаток20). Після виконання один екземпляр картки повертається іззазначенням дати і змісту виконання. У структурнихпідрозділах контроль за виконанням документів ведеться ана-логічно.

Перевірка виконання здійснюється до закінчення термінувиконання в такому порядку:

завдань наступних років — не рідше одного разу на рік;

завдань наступних місяців поточного року — не рідшеодного разу на місяць;

завдань поточного місяця — кожні десять днів, за п'ятьднів до закінчення терміну або за запитом.

Документ вважається виконаним після фактичного вико-нання завдань, доручень, запитів, повідомлення результатівзацікавленим особам і здачі його в справу. Зняття документа зконтролю здійснює керівник банку або за його дорученнямслужба діловодства. Служба діловодства щомісяця готуєдовідки про стан виконавської дисципліни.