ТЕМА 1. ДОКУМЕНТ. ВИДИ ДОКУМЕНТІВ

магниевый скраб beletage

1.1. Загальне поняття документа

Інформація являє собою зміст зв'язку між матеріальнимиоб'єктами, що виявляється в зміні станів цих об'єктів.

Інформація створюється джерелом інформації.

Однією із характеристик інформації є її цінність.

Під цінністю інформації розуміється властивість інфор-мації, зубумовлена її придатністю до практичного використан-ня в різних областях цілеспрямованої людської діяльності длядосягнення певної мети.

Інформація піддається старінню, яке призводить до втра-ти цінності інформації.

Інформація має такі властивості:

повнота;

не надмірність;

релевантність;

своєчасність;

цінність;

старіння.

В Україні інформаційні відносини базуються на такихпринципах:

гарантованість права на інформацію;

відкритість, доступність інформації та свобода їїобміну;

об'єктивність, вірогідність інформації;

повнота і точність інформації;

законність одержання, використання, поширення ізберігання інформації.

Інформація може бути представлена в документальному іне документальному вигляді.

У документальному вигляді інформація може бути відоб-ражена в письмовій, графічній або числовій формах.

Документ являє собою матеріальний об'єкт, що міститьзакріплену (документальну) інформацію і призначений для їїпередавання та використання.

Основними ознаками документа є:

наявність інформації, що має конкретний зміст;

стабільна матеріальна форма, що забезпечує довгостро-кове використання і зберігання документа;

функціональне призначення для передачі інформації впросторі і часі.

Специфіка інформації, зафіксованої в документі, вияв-ляється в такий спосіб:

документ — носій соціальної інформації (створеної лю-диною або за допомогою алгоритму, створеного люди-ною);

документальна інформація повинна мати конкретнийзміст;

інформація має дискретне представлення;

інформаційне повідомлення складене за допомогою де-якого кінцевого алфавіту;

інформація зафіксована на матеріальному носії.

Сукупність процесів збору й опрацювання документів яв-ляє собою документаційну діяльність.

Діловодство — це комплекс різних робіт зі службовимидокументами (від їх підготовки до здачі в архів), що викону-ються в установах, організаціях і адміністративних апаратахпідприємств у ході виконання ними своїх функцій і завдань.Під діловодством розуміють також методи і прийоми роботи зіслужбовою документацією.

Таким чином, основним елементом діловодства є доку-менти і документування, як створення документів.

Особливу роль у діловодстві відіграє питання щодо наяв-ності юридичної чинності документа. Наявність її висуває до-даткові вимоги до змісту й оформлення документа:

вірогідність;

аргументованість;

документ має бути відредагований і оформленийвідповідно до вимог щодо оформлення даного виду до-кумента;

мати конкретні висновки і рекомендації.

Всі офіційні документи мають загальні і спеціальніфункції.

До загальних функцій належать:

інформаційна — документ створюється з метою збере-ження інформації;

соціальна — документ виконує деяку соціальну потребу;

комунікативна — документ є способом зв'язку між ор-ганізаціями, підприємствами й установами;

культурна — документ закріплює і передає культурнітрадиції, рівень наукового і технічного розвитку.

Серед спеціальних функцій можна виділити такі:

управлінська;

правова;

історична.

Нормативна база діловодства в Україні ґрунтується на та-ких нормативних актах:

Конституція України;

Цивільний кодекс;

Господарський кодекс;

Кримінальний кодекс;

Кодекс законів про працю;

закони України;

нормативно-правові акти Президента України, Кабіне-ту Міністрів України, Ради міністрів АР Крим;

нормативно-правові акти НБУ, ДПАУ, ДКЦПФР,Держкомфінпослуг;

зразкова інструкція з діловодства в міністерствах,інших центральних органах виконавчої влади, Радиміністрів Автономної Республіки Крим, місцевих орга-нах виконавчої влади;

ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система доку-ментації. Основні положення;

ДСТУ 2395-200 Інформація та документація обстежен-ня документа, встановлення його предмета та відбіртермінів для індексування. Загальна методика;

ДСТУ 2734-94 Діловодство й архівна справа;

інші методичні документи.