5.1. Оформлення електронних документів

магниевый скраб beletage

Електронні технології обробки і поширення інформації посту-пово змінюють традиційні форми її носіїв. Сьогодні значні обся-ги повідомлень, довідок та інших документів інформаційногохарактеру зберігаються в пам'яті комп'ютерів і передаються ко-ристувачам на великі відстані і в найкоротший час. Документу-вання управлінської діяльності орієнтоване на нові інформаційнітехнології, що передбачають заміну паперового документа ма-шинним носієм - так званим електронним документом. ЗакономУкраїни "Про електронні документи та електронний документо-обіг" (№851-IV 22.05.2003; ВВР.-2003.-№36.-Ст.275) визначеніорганізаційно-правові засади електронного документообігу тавикористання електронних документів. Державне регулюванняв даній сфері спрямоване на:

реалізацію єдиної державної політики щодо електронно-го документообігу;

забезпечення законних прав та інтересів суб'єктів елект-ронного документообігу;

нормативно-правове забезпечення процесів обробки,створення, передавання, одержання, зберігання, викорис-тання та знищення електронних документів.

Під електронним документом слід розуміти документ, у яко-му інформація зафіксована у вигляді електронних даних, вклю-чаючи обов'язкові реквізити документа. Склад і порядок розмі-щення обов'язкових реквізитів електронних документіввизначаються законодавством. Зокрема, для організаційно-роз-порядчих документів, створених в електронному режимі, цейпорядок визначається положеннями ДСТУ 4163-2003 "Держав-на уніфікована система документації. Уніфікована системаорганізаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлю-вання документів".

Складання і оформлення документа з використанням ком-п'ютера розпочинається з виклику тієї форми, на базі якої вінмає бути виготовлений. Це може бути уніфікована і затвердже-на на будь-якому рівні уніфікації (міжнародному, державному,галузевому, локальному) форма документа чи бланк установиабо навіть чистий аркуш.

У нашій країні для оформлення управлінських документівприйнято використовувати формати паперу А4 і А5. У комп'-ютерні ж програми навіть локалізовані, закладені як базові такіформати і розміри берегів, що не відповідають вітчизнянимстандартам. Розпочинаючи роботу в MS Word, необхідно вста-новити розміри аркуша - А4 210х297мм і А5 148х210мм. Післяцього на встановлених форматах слід визначити береги:

лівий - 30мм;

правий - не менше 10мм;

верхній і нижній - по 20мм.

Для документів формату А5 нижнє поле може бути змен-шене до 15мм.

Встановлені параметри аркуша закріплюються за всіма до-кументами, що надалі оформлятимуться в даній організації.

Таким чином, будь-який новий документ, створюваний утекстовому редакторі типу MS Word, базується на певній ос-нові - шаблоні. Носії інформації, або шаблони, повинні бути нетільки зручними для фіксації інформації, але й добре присто-сованими для забезпечення:

комунікативної функції, а саме для передавання інфор-мації в часі й просторі;

технологічності і зручності в роботі, тобто відповідатирівню організації і розподілу праці в суспільстві;

збереженості інформації протягом тривалого часу, длявиконання функції історичного джерела.

Шаблоном може бути чистий аркуш, що містить певнийнабір параметрів для оформлення документів (розміри берегів,шрифти тощо). Вони можуть містити також уніфіковані аботрафаретні тексти, графіку - все, що є необхідним при оформ-ленні документів або відображає специфічні аспекти діяльностіпевної установи чи організації. Використання в документуванніуправлінської діяльності шаблонів, що фіксують повторюванідані, значно скорочує час на підготовку документів і покращуєїх оформлення і сприйняття.

Перший етап створення відомчих шаблонів полягає в роз-робці бланків основних видів документів, що являють собоюстандартні аркуші паперу з відбиттям на них постійноїінформації. До такої інформації належить, перш за все, назваустанови, що є автором документа. Розробка макета бланкадля малих фірм недержавної форми власності такожздійснюється відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003 "Держав-на уніфікована система документації. Уніфікована системаорганізаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформ-лювання документів". Однак бланки з зображенням Держав-ного герба України і Державного Герба Автономної Респуб-ліки Крим не можуть бути внесені в шаблон комп'ютера,оскільки, згідно з державним стандартом і Постановою Каб-інету Міністрів України від 22 травня 2004р. №655 "Про зат-вердження зразків та описів печатки, бланка і вивіски націо-нального закладу (установи)", вони мають виготовлятисядрукарським способом фіксованим накладом.

На бланках установ недержавної форми власності частовміщується зображення емблеми або товарного знака. Якщопрограмне забезпечення включає еталонне зображення ембле-ми організації у вигляді графічного файла, воно використо-вується при оформленні бланку. В разі ж його відсутності такаемблема сканується, після чого для зручності вноситься в кадрфіксованого розміру, за допомогою якого розміщується в межахстандартного аркуша. Після цього в обраний кадр легко імпор-тувати графічне зображення емблеми. В режимі розмітки арку-ша в меню "Вставка" обирають команду "Кадр". Курсоромвідмічають фрагмент, що приблизно відповідає місцю і розміруемблеми. В меню "Формат" за допомогою команди "Кадр" вик-ликають вікно властивостей кадру і встановлюють точні йогорозміри для наступного внесення в нього емблеми. Якщо місцедля емблеми відведене у верхньому лівому куті, то в парамет-рах кадру її розташування може бути вказане таким чином„Угорі" відносно "Берега". Якщо емблема буде розміщена наверхньому березі документа в його центрі, то вона фіксуєтьсяв колонтитулі першого аркуша (не слід забувати встановитиопцію „Розрізняти колонтитули першого аркуша", щоб ембле-ма не з'явилась на інших сторінках документа).

Треба знати, що стандартний документ, роздрукований напринтері разом із зображенням атрибутів бланка, не захищенийвід підробок. Навіть наявність відбитка печатки не може гаран-тувати достовірності документа, оскільки він легко може іміту-ватися стандартними офісними засобами - сканером і кольо-ровим принтером.

Таким чином, для найбільш важливих документів слід ви-користовувати бланки, виготовлені друкарським способом, ос-кільки вони, як правило, нумеруються і обліковуються. Однакпри виготовленні макета (ескіза) бланка, призначеного для ти-ражування у друкарні, використовується комп'ютерна техніка.

Після внесення в бланк емблеми під нею розміщують назвуорганізації вищого рівня управління або організації-автора. Вонаповинна відповідати назві, зафіксованій в основному установчо-му документі (статуті, положенні, установчому договорі тощо).

Документ може бути виданий також від імені посадовоїособи, наприклад, президента корпорації, народного депутата.В цьому випадку найменування посади розміщують нижченазви організації.

Приклад:

Відкрите акціонерне товариство"ПРОМІНЬ"

ГОЛОВА ПРАВЛІННЯ

або:

НАРОДНИЙ ДЕПУТАТ УКРАЇНИ

Для потреб установи доцільно використовувати два видибланків: загальний і бланк листа. Особливо зручною є електрон-на форма бланка, що містить постійну і змінну інформацію.Мова йде про часто змінювані банківські реквізити, поштовіадреси відділень або філіалів та інші довідкові дані. Такі рекві-зити слід зазначати і на бланках службових листів.

Довідкові дані про організацію включають поштову адресу,індекс підприємства зв'язку, номери телефонів, факсів, телексів,рахунків у банку, адреси електронної пошти і www-сторінкифірми, а також деякі інші відомості. Що стосується приватноїустанови, то до цих даних можуть додаватися номер держав-ної реєстрації, номер ліцензії на провадження певного видудіяльності. До складу бланкової частини входять також обме-жувальні відмітки для внесення дати і реєстраційного номерадокумента.

В MS Word для проставлення дати використовують коман-ду "Вставка" Ю Дата і час". Якщо в шаблоні документа при йогороздруковуванні передбачене місце для дати, його датуванняможе здійснюватись автоматично. Для цього в меню "Вставка"обирається команда "Берег", і у вікні, що при цьому відкрилось,можна обрати категорію берега - "Дата і час". Слід пам'ятати,що в іноземних програмах дата і час проставляються у форматі,відмінному від вітчизняних норм, тому необхідно перевірятидати за допомогою встановлення повного берега.

Реєстраційний номер проставляється після обов'язковоїреєстрації документа в інформаційно-пошуковій системі уста-нови. У системах електронного документообігу типу LotusNotes або DOCS Open можливе розміщення у відповіднихмісцях шаблона документа берега "реєстраційний номер", якийзаповнюється автоматично (за допомогою макрокоманд (мак-рос), що забезпечують автоматичне виконання дій у заданійпослідовності і напрямі для розв'язання будь-якого завдання)при первинному збереженні документа.

Наріжні рамки під бланковою частиною документа свідчатьпро необхідність оформлення заголовка до тексту документа навизначеному місці у певних межах. Вони можуть бути введеніу бланк документа заздалегідь шляхом вибору відповідних сим-волів й"и"щ у вікні "Символ" меню "Вставка". Оскільки наріжнірамки для обмеження місця, відведеного під заголовок до тек-сту, розраховані на традиційне машинописне заповнення блан-ка, а в електронних документах такі обмеження не передбачені,то вони включаються у обмежувальний бланк оформленнямвідповідного абзацу шаблону документа або створенням стилю"Заголовок" із такими параметрами: абзац (перший рядок)відсутній; праворуч відступ 7,3см; один міжрядковий інтервал;вирівнювання за лівим краєм.

Заголовок до тексту документа у стислій формі передаєзміст основного питання або відбиває характер дій, викладенихв основному тексті документа. Заголовок до тексту документаможе бути частиною імені файла або включатись у зведеннядокумента (меню "Файл" - вкладка "Властивості" - берег "На-зва документа"). Заголовок до тексту повинен складатися небільше як із чотирьох рядків через один міжрядковий інтервал.Крапка в кінці реквізиту «Заголовок до тексту" не ставиться.

Для відправлення документа за межі установи (найчастішевідправленню підлягають службові листи) в ньому зазначаєть-ся адресат. Цей реквізит розміщують у правому верхньомуріжку бланку документа.

Решта автоматизованих систем, призначених для обробкидокументів у діловодстві певної установи, включають базу да-них про постійних і тимчасових кореспондентів організації(фірми). В них оформлення реквізиту "Адреса" здійснюєтьсяавтоматизовано. Використання наявної бази даних (БД) знач-но полегшує роботу при розсиланні великої кількості доку-ментів - директивних листів, листів-повідомлень, листів-пре-зентацій, листів-запрошень тощо. Для виключення можливостіпояви в базі даних кількох назв (варіантів написання) органі-зації слід періодично перевіряти БД і обмежити коло осіб, щомають до неї доступ і право внесення доповнень і змін у переліккореспондентів. При роздруковуванні документів або їх авто-матичному розсиланні факсом чи електронною поштою в рек-візиті "Адресат" автоматично проставляються найменуваннякореспондента, його поштова адреса, а в разі необхідності -ввічливе звертання (типу: Шановний Микола Іванович!). Ма-сове розсилання документів за вказаними адресами здійснюєть-ся за допомогою команди "Злиття" в меню „Сервіс" MS Word.

Для з'ясування доцільності і своєчасності прийняття доку-ментованого управлінського рішення деякі документи потребу-ють погодження. Однією з переваг сучасних офісів є оснащен-ня локальною мережею, що дозволяє значно прискорити іспростити внутрішнє погодження документів - візування. По-слідовність процесу візування повторює рух документа в про-цесі його підготовки і оформлення в межах установи. Для цьо-го в програмах MS Office командою "Додати маршрут" (меню"Файл") встановлюється послідовна або одночасна доставкадокумента. В результаті повідомлення про документ з'являєть-ся в комп'ютерах усіх зацікавлених підрозділів або посадовців.Якщо встановлене послідовне розсилання, то кожний наступ-ний візуючий (рецензент) може бачити виправлення і заува-ження попереднього. Документ автоматично передається відодного до іншого співробітника, включеного в перелік осіб, щоздійснюють візування. Внесення в документ будь-яких виправ-лень, доповнень або скорочень не передбачає знищення йогопочаткового тексту. Правки різних співробітників виділяютьсярізними кольорами. Після розгляду документа всіма зацікавле-ними особами і службами він автоматично повертається авто-ру (виконавцю) проекту, який на основі аналізу всіх виправ-лень і зауважень відпрацьовує кінцевий варіант тексту. Післяцього документ знову може бути переданий на погодження.Завершальним етапом у підготовці документа є друкуванняйого остаточного тексту для підписання керівництвом або роз-силання факсом чи електронною поштою зазначеному в ньо-му адресату.

В автоматизованих системах документаційного забезпечен-ня менеджменту так званий модуль маршрутизації здійснює цюпроцедуру автоматично відповідно до визначеного перелікувізуючих за кожним окремим видом документів. Так, наприк-лад, контракт автоматично надсилається до бухгалтерії, юрис-тові і - в залежності від типу контракту - іншим зацікавленимпідрозділам.

Перелік візуючих у залежності від виду документа затверд-жується керівником установи. Автоматизовані системиздійснюють контроль за проходженням документа, нагадуютьвиконавцям про затримання процедури візування. Якщо візу-вання документа вимагає його попереднього юридичного засв-ідчення, то використовується електронний підпис або оформ-ляється окремий аркуш погодження на паперовому носії [50].

Реквізит "Підпис" складається з найменування посади (по-вного або скороченого), особистого підпису та його розшифру-вання. Найменування посади оформляється без абзацноговідступу від межі лівого берега документа. Довжина кожногоелемента реквізиту "Підпис" не повинна перевищувати 8 см.Розшифровка підпису вміщується на рівні останнього рядка най-менування посади. Між ініціалами і прізвищем відступи не пе-редбачені. Таке оформлення досягається розташуванням рекві-зиту "Підпис" у таблиці, що складається з двох осередків, з якихлівий має фіксовану ширину - 8 см - і форматується ліворуч, аправий вирівнюється по правому краю. Сама ж таблиця повин-на бути непомітною, тобто таблична форма як така має бутивідсутня. Якщо документ підписується двома посадовими осо-бами одного рівня управління, то зміна зон кожного елементаконкретного підпису здійснюється оператором ручним способом.

Якщо документ призначений для роздруковування абовідправки факсом, він може містити факсиміле - зображенняпідпису посадової особи. Однак для документів, що вимагаютьпідтвердження оригіналу, необхідно використовувати спец-іальну програму "електронний підпис", засновану на криптог-рафічній методиці відкритих ключів (використанні спеціаль-них шифрів).

Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електрон-ного документа і використовується для ідентифікації його ав-тора або підписувача. Використання електронних цифровихпідписів регламентується в законодавчому порядку.

Передача документів з електронним підписом за межі ус-танови потребує наявності відповідної двосторонньої угоди,що передбачає також обмін ключами для гарантування чин-ності підпису.

Закон України "Про електронний цифровий підпис"(№852-IV, 22.05.2003, ВВР, 2003 №36, ст..276) прирівнює елек-тронний цифровий підпис за його правовим статусом до влас-норучного підпису (печатки) в разі, якщо:

електронний цифровий підпис виконано за допомогоюпосиленого сертифікату ключів з використанням над-ійних засобів цифрового підпису;

перевіркою встановлено використання посиленого серти-фікату ключа, чинного на момент виконання електронно-го цифрового підпису;

особистий ключ підписувача відповідає відкритому клю-чу, зазначеному в сертифікаті.

Процес розробки і використання електронного цифровогопідпису залежить від:

тексту документа, що потребує засвідчення;

закритого ключу доступного тільки тому, хто має засвід-чувати;

відкритого, доступного широкому колу користувачів,ключу.

Створення ж самого цифрового підпису можна умовно под-ілити на два етапи

етап - створення цифрового підпису

обирається будь-який управлінський документ у виглядіфайла;

обраний файл обробляється спеціальним алгоритмом хе-ширування, в результаті чого одержують новий невели-кий файл, що містить деякий набір символів. Важливимрезультатом цієї процедури має бути одержання стійкогонабору символів.

Щоб виключити підробку цифрового підпису, функція хе-ширування повинна бути односторонньою, тобто з обраногофайла одержати набір символів можна, а навпаки - ні.

етап - перевірка цифрового підпису:

за допомогою відкритого ключа відправника розшифро-вується цифровий підпис, в результаті відтворюється хеш-сума або набір символів;

файл з обраним текстом документа обробляється спец-іальним алгоритмом хеширування, в результаті якого одер-жують певну хеш-суму або набір символів;

порівнюються обидві хеш-суми, і якщо вони повністюспівпадають, то можна зробити висновок, що саме такийтекст документа був підписаний відправником.[15]

Електронний підпис не може бути визнаний недійснимлише на тій підставі, що він має електронну форму або непідкріплений посиленим сертифікатом ключа. Використанняелектронного цифрового підпису не змінює встановленого за-коном порядку підписання договорів та інших документів напаперових носіях.

До обов'язкових реквізитів, що містять інформацію про ук-ладача (автора) документа, відноситься реквізит "Прізвище іномери телефонів виконавця". Наявність такого реквізиту доз-воляє оперативно зв'язатись із співробітником, який має повнуінформацію, пов'язану з викладеним у документі питанням.Цей реквізит вводиться в шаблон і розташовується наприкінцікорисної площі документа. Для цього, як правило, використо-вується берег "User Name" в "User Address" (команда "Берег" уменю "Вставка"). Для того, щоб комп'ютер правильно заповнивданий реквізит, виконавець повинен коректно ввести своєпрізвище і номер службового телефону у вкладку "Користувач"(команда "Параметри" меню "Сервіс").

При роздруковуванні чернеток і варіантів документа нанижньому березі (колонтитулі) наводяться також довідкові даніщодо виготовлення документа в електронному режимі. Це доз-воляє швидко відшукати їх у комп'ютері. Якщо при роздруко-вуванні берег ім'я файлу (File Name) задане з ключем /р, то надокументі має бути вказане не тільки ім'я файлу, а й йогомісцезнаходження.

Приклад 1:

С:\ Ціноутворення \ Контракт \ Узгодження і візування

Приклад 2:

С: // server \ docs \ public \ dep 08 \ file 02 doc

Якщо документ вимагає тривалого опрацювання і послідовно-го роздруковування кількох його варіантів (редакцій), то берег"Print Date" повинен містити дату кожного роздруковування, щодозволить впорядкувати процес підготовки кінцевого варіантудокумента. Однак ця позначка є суттєвою тільки для чернетокдокумента. При друкуванні кінцевого варіанту офіційного доку-мента береги File Name і Print Date необхідно видалити.

Багатосторінкові документи, як правило, потребують нуме-рації. Нумерація сторінок здійснюється, починаючи з другогоаркуша на перетині верхнього і правого берегів арабськимицифрами, не супроводжуючись словом "стор." і розділовимизнаками. Нумерація сторінок встановлюється командою "Номе-ри сторінок" меню "Вставка" у вихідному шаблоні (Normal dot).

Комп'ютер дає необмежені можливості для прискорення іспрощення підготовки текстів управлінських документів. Ви-ходячи з функцій тієї чи іншої установи (фірми), що визначеніїї статутом (положенням) і мають сталий характер, більшість ви-робничих ситуацій потребує прийняття типових документова-них рішень. Такими, зокрема, є надання письмової інформаціїу вигляді довідок, листів, звітів тощо. Структура текстів такихдокументів може бути частково або повністю уніфікованою.Деякі інші документи (бухгалтерські, первинно-облікові, стати-стичні і т. ін.) є загальними для всіх установ. їх форма розроб-ляється і затверджується відповідними відомствами. Якщо зат-верджена уніфікована форма певного виду документа відсутня,а потреба в його оформленні існує постійно, рекомендуєтьсярозробити трафаретний текст такого документа.

Програмами типу MS Word передбачено створення доку-ментів, що базуються на типових формах - шаблонах, якімістять трафаретні тексти і уніфіковані елементи оформлення.При створенні шаблонів необхідно дотримуватись загальнихправил і вимог до оформлення управлінських документів. Тра-фаретні тексти друкуються як на чистому аркуші паперу (длявнутрішніх документів), так і на офіційному бланку організації.

Відповідне настроювання програм і створення швидкогонабору клавіш для кожного шаблону дозволить спростити іприскорити роботу з оформлення будь-якого управлінськогодокумента.

Приклад

Шановний ...!

Нагадуємо Вам, що з              набуває чинності контракт від

            №        "Про    "

У зв'язку з цим просимо своєчасно перерахувати кошти нанаш рахунок і надати копію платіжного доручення до       

О.С.Горячев

З повагою

Комерційний директор

При складанні тексту документа необхідно використовува-ти стандартні слова і мовні звороти, наприклад: шановні колеги;шановні панове; шановний ...; дякуємо Вам за повідомлення; увідповідь на Ваш запит; просимо вибачити за затримку; з пова-гою; сподіваємось на співпрацю і т.ін.

Важливим етапом у побудові шаблонів є розробка наборупрофесійних зворотів, які постійно використовуються у певнійсфері діяльності (назви товарів, видів послуг тощо), і введенняїх за допомогою команди меню або панелі інструментів „Авто-текст". Такий типовий набір фраз можна легко і швидко вклю-чити в текст конкретного документа шляхом набору умовнихскорочень (початкових літер слова, абревіатури і т. п.), після чогослід натиснути кнопку F3. Автотекст може включати не лишебуквені позначення, але й малюнки, формули, таблиці та ін.

Розробка і створення складних шаблонів здійснюєтьсяспільно особою, що відповідає за певний напрям діяльностіфірми (забезпечення кадрами, бухгалтерський облік, протоколь-ний відділ, відділ логістики і т.ін.), і спеціалістом з програмногозабезпечення.

Шаблони можуть містити текстові береги, що дають ук-ладачеві документа додаткову інформацію (про те), в якомупорядку і в якій послідовності слід вводити конкретні даніпро документ. Такі береги утворюються прихованим текстом,який не виводиться при друкуванні, але існує на моніторі врежимі перегляду прихованих символів. Особливо зручни-ми такі береги є при створенні максимально формалізованихформ документів. Наприклад, у великих установах, де відбу-вається постійний рух кадрів, доцільно використовуватишаблони наказу з особового складу. Такі шаблони виготов-ляються на основі бланка наказу, що потребує не тільки оз-найомлення і візування, а й зберігання в особовій справіпрацівника. Одним шаблоном наказу з особового складуможна передбачити кілька варіантів типових текстів длянайбільш повторюваних управлінських дій. Наприклад, ви-ходячи із встановлених строків зберігання різних груп на-казів, можна розробити окремі шаблони наказів про прий-няття, переведення і звільнення з роботи, що відрізняються віднаказів про відпустки, відрядження і дисциплінарні стягнення.

Приклад

ПРИЙНЯТИ   на посаду

(прізвище, ім'я, по батькові повністю)

             з         

(назва посади, назва структурного підрозділу)       (дата)

з посадовим окладом згідно зі штатним розкладом. (Додат-кові умови) ...

Підстава: заява (прізвище, ініціали) від (дата).

Директор        О.Г.Микитенко

У цьому прикладі до друку буде виведене слово ПРИЙНЯ-ТИ; в цілому ж при складанні даної групи наказів використо-вується перелік можливих дій - ПРИЙНЯТИ, ЗВІЛЬНИТИ,ПЕРЕВЕСТИ. При виборі цього елемента внизу на моніторідаються пояснення щодо використання такого переліку: кож-ному з них відповідає конкретний текст.

Приклад:

ЗВІЛЬНИТИ

(прізвище, ім'я, по батькові повністю)

З         

(назва посади, назва структурного підрозділу)З     за власним бажанням

(дата)  (або з інших обставин)

Підстава: заява           від      

(прізвище, ініціали)    (дата)

Директор        Г.О.Данилець

Найбільшу ефективність процесу створення шаблонів длядокументування діяльності сучасної установи забезпечує такайого послідовність.

Спочатку розробляється шаблон на основі загальних пара-метрів (формат паперу, береги, нумерація сторінок і т.ін.). Ви-ходячи з нього, проектуються бланки установи - загальний, длялистування, і для окремих видів документів. І вже за цими блан-ками будуються шаблони конкретних документів або їх різно-видів. Таким чином, усі елементи, що містять постійну інфор-мацію про установу, а також окремі фрагменти змістудокументів будуть відтворені в обраній формі документа, при-значеного для розв'язання конкретних управлінських завдань.

Якщо процес документування управлінських дій на конк-ретному робочому місці пов'язаний із створенням однотипнихдокументів на базі обмеженої кількості шаблонів (наприклад,надання довідок або оформлення однотипних контрактів), токнопки швидкого запуску цих шаблонів виносяться на панельінструментів MS Word або безпосередньо на робочий стілWindows (як правило, шаблони документів розташовуються вдиректорії MS Office \ Шаблони).

Сучасний менеджмент потребує частого врегулювання не-стандартних управлінських ситуацій, що вимагає складаннявідповідного документа, який не суперечив би чинному зако-нодавству, відповідав напряму діяльності установи і одночас-но містив текст із нестандартними висновками, рішеннями,пропозиціями тощо. Комп'ютер як засіб із необмеженими мож-ливостями допоможе при складанні такого документа.

Перший етап підготовки документа - вивчення виконавчоїбази, попередніх нормативно-правових актів і методичних до-кументів, що безпосередньо впливають на розв'язання такогорівня проблем або завдань. Цим етапом підготовки документівінколи нехтують, оскільки він вимагає часу і складного пошу-ку. Але з кожним роком можливість доступу до джерел норма-тивної інформації розширюється завдяки Internet та іншимспеціальним банкам даних, що містять тематичну підборку до-кументів або посилання на діючі закони.

Другий етап підготовки документа полягає у вивченні тааналізі попередніх документів з аналогічних питань. Повнотадобору таких документів дозволяє правильно оцінити їх пере-ваги і недоліки для врахування при підготовці нового докумен-та. На цьому етапі істотну роль відіграє наявність єдиної комп-'ютерної системи реєстрації документів установи. Аповнотекстова система зберігання документів дозволяє вивес-ти на монітор усю інформацію, необхідну в даний момент напевному робочому місці.

Третій етап підготовки документа - збирання даних, пов'я-заних із конкретною ситуацією. На цьому етапі можуть бутивикористані бази даних загального типу (реєстри, довідники,каталоги торговельних фірм, прейскуранти на той чи інший видпродукції, Inkoterms тощо), а також бази даних, створені сами-ми організаціями або фірмами. Це, зокрема, технічні характери-стики виробів на сайтах виробників, ціни на однойменні това-ри і послуги різних постачальників, довідкова інформація(адреси, телефони і т.ін.).

Тільки такі підготовчі операції можуть забезпечити якіснескладання документа.

Документ може бути представлений у вигляді традиційно-го тексту, таблиці, анкети або супроводжуватись графіками чидіаграмами. Електронний документ, не призначений для розд-руковування на паперовому носії, може мати аудіо-, відео- таінші компоненти (наприклад, звукозапис коментарю з того чиіншого питання керівника фірми). Включення в документ будь-якого з подібних компонентів (об'єктів) здійснюється за допо-могою команди "Об'єкт" у меню "Вставка".

Таблиці з текстовою інформацією складаються безпосеред-ньо в текстовому редакторі MS Word. Якщо таблиця міститьзмінні цифрові дані, що вимагають підрахунку, використову-ються електронні таблиці програми MS Excel або база данихMS Access. Дані з цих додатків імпортуються в MS Word іззбереженням зв'язку з відповідною вихідною програмою. Цедає змогу постійно поновлювати і редагувати дані, вміщені вдокументах.

Значно покращує сприйняття інформації її графічне офор-млення у вигляді діаграм. Діаграми використовуються для по-дання інформації в текстах звітів, доповідей, матеріалах до на-рад, колегій, зборів. Діаграма, побудована на основірозрахункових даних таблиці, створюється в MS Excel. Вонаможе бути вставлена в текст як окреме графічне зображення абояк доповнення до таблиці. Якщо при включенні в документдіаграми була введена опція "Зв'язати", то при змінах у таблиціExcel автоматично можуть бути внесені відповідні зміни в діаг-раму. Якщо на комп'ютері не використовується MS Excel , тодіаграму можна побудувати за допомогою спеціального моду-ля MS Word - Microsoft Graph 5.0 (16 - бітовий додаток дляпобудови діаграм).

Оформлення документів може доповнюватись різноманіт-ними графічними елементами - пояснювальними схемами,написами, малюнками, кресленнями і т.ін. Всі вони автоматич-но нумеруються (команда "Назва" меню "Вставка"). Це дозво-ляє автоматично здійснювати зміну нумерації при додаваннінового елемента і змінювати в тексті документа посилання навідповідні таблиці, діаграми тощо з автоматичним оновленнямномерів сторінок, на яких розміщені такі елементи.

Текстові редактори дають набагато ширші можливості дляоформлення документів, ніж інші друкарські засоби. ПрограмиMS Word здійснюють перевірку орфографії в фоновому режимі,в процесі створення документа, підкреслюючи червоною хви-лястою лінією незнайомі слова, зеленою - слова з граматични-ми помилками. При цьому в контекстному меню пропонують-ся варіанти правильного написання слів. Така перевіркавиявляє також неправильно поставлені розділові знаки, неуз-годженість граматичних категорій та інші помилки. Додатковудопомогу при створенні документів на комп'ютері надаютьсловники (синонімів, антонімів, тлумачні, іншомовних слів).

Оригінал електронного документа повинен забезпечувативстановлення його цінності і справжність. Відправлення і пе-редавання електронних документів здійснюється, як правило,установою-автором або посередником (спеціалізованою устано-вою) в електронній формі за допомогою інформаційних, теле-комунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем абошляхом надсилання електронних носіїв, на яких вони записані.

Запитання для самоперевірки

Що таке електронний документ?

Назвіть основні етапи створення електронного документа.

Що містить шаблон текстового редактора електронногодокумента?

Назвіть основні вимоги щодо електронного підпису.