13.4. Удосконалення інформаційно-технічного забезпечення Казначейства

 

Єдиний і кардинальний шлях до усунення недоліків нинішньої системи виконання бюджетів - це повний перехід від банківської до казначейської системи виконання бюджетів з наданням Державному казначейству достатніх повноважень для здійснення банківських операцій і забезпечення його необхідними технічними можливостями для практичної реалізації функції управління фінансовими ресурсами. У свою чергу, централізація у Казначействі функцій формування, розподілу і використання бюджетних коштів, вимагає комплексної автоматизації цих процесів. Це дозволить прискорити проходження інформації та коштів, підвищить оперативність одержання й обробки інформації про виконання бюджету, як і рівень достовірності цієї інформації, посилить контроль, підвищить якість планування і тим самим забезпечить вищий рівень управління виконанням бюджетів.

Така система повинна створюватись на базі нових технологій і технічних засобів і вимагає, насамперед, розробки її концептуальної бази. У кінцевому варіанті ця концепція отримала таку перспективну структуру:

-              організація руху потоків бюджетних коштів;

-              взаємодія різних учасників бюджетного процесу;

-              взаємодія різних рівнів консолідації бюджетних коштів;

-              акумулювання, розподіл і використання коштів бюджетами різних рівнів.

Саме ці підходи стали основою для розробки і запровадження початкового варіанту АС “Казна”, яка вже сьогодні дозволяє ефективно виконувати функції управління бюджетом у рамках казначейської системи його виконання. При цьому, оперативно здійснюються всі операцій з виконання бюджету, забезпечується їх автоматизація, виключається імовірність помилок при обробці інформації.

Разом з цим, для забезпечення належної ефективності комплексної автоматизації необхідно реалізувати цілий ряд заходів організаційного, методологічного, правового і технічного характеру, які включають:

-              методологію виконання бюджету за казначейською системою;

-              організаційне, інформаційне та програмне забезпечення;

-              комп'ютерне устаткування і телекомунікації;

-              організацію внутрішнього контролю і аудиту;

-              навчання користувачів;

-              методичну, програмну й експлуатаційну документацію.

Крім цього, необхідно передбачити і реалізувати об'єднання учасників бюджетного процесу в єдину інформаційну мережу зі створенням корпоративної бази даних. В інформаційну мережу включається адміністрація регіону, фінансові органи і їх функціональні підрозділи, керівництво казначейських органів та їх функціональні підрозділи, районні фінансові органи, районні підрозділи казначейства, розпорядники бюджетних коштів та, при необхідності, одержувачі бюджетних коштів.

Система повинна передбачати можливість підключення і цілого ряду користувачів, які взаємодіють з учасниками бюджетного процесу при здійсненні операцій з виконання бюджету: фінансових органів вищого та нижчого рівнів, регіональних органів ДПА, Державного казначейства України, контрольно-ревізійного управління і його підрозділів на місцях, НБУ та інших банків. При цьому користувачі мають працювати як у локальній мережі, так і з територіально віддалених терміналів. Це забезпечить консолідацію інформації кожного учасника бюджетного процесу в єдиній базі даних, а також дозволить користувачу оптимізувати процес введення, обробки, збереження і виведення інформації (вихідних документів).

Формою організації діяльності учасників бюджетного процесу, об'єднаних у корпоративну автоматизовану систему, є технологічний процес казначейського виконання бюджету. Технологічний процес виконання бюджету строго визначає послідовність взаємодії учасників бюджетного процесу на всіх етапах виконання бюджету: формування розпису доходів і витрат, кошторисів доходів і витрат, лімітів бюджетних зобов'язань, повідомлень на фінансування, виконання бюджету в процесі операційного дня, виконання бухгалтерських проводок, підготовку звітів про виконання бюджету. Відпрацьовані і закладені у систему послідовність взаємодії учасників бюджетного процесу та алгоритм виконання окремих операцій створює повну визначеність для працівника при виконанні робіт, зводить до мінімуму помилки персоналу фінансового і казначейського органів та інших учасників бюджетного процесу і не допускає дублювання операцій різними організаціями та їхніми структурними підрозділами.

Вбудований у систему електронний документообіг - комплекс організаційно-програмних заходів, дозволяє користувачам складати, редагувати і використовувати документи у електронному виді. У результаті організації електронного документообігу інформація від всіх учасників бюджетного процесу, збирається в єдиній базі даних, що дозволяє працівникам бухгалтерії формувати бухгалтерський баланс у напівавтоматичному режимі.

Кожне робоче місце учасника бюджетного процесу забезпечує виконання функцій, необхідних для здійснення окремих технологічних процесів виконання бюджету. Це дозволяє адаптувати систему до конкретної структури фінансового чи казначейського органа чи інших учасників бюджетного процесу. Система повинна створювати можливості для організації автоматизованих робочих місць з вільним набором виконуваних функцій. Послідовність виконання цих функцій регламентується технологічним процесом виконання бюджету і не може бути порушена.

Розподіл задач між учасниками бюджетного процесу при обробці даних в багатоканальному режимі, робить необхідним надання доступу користувачам тільки до тієї інформації, що необхідна відповідно до їх функціональних обов'язків, і заборону доступу до іншої інформації. При цьому має бути передбачена ідентифікація користувачів і авторизація виконаних операцій. Необхідним є контроль і за тим хто, коли і яку інформацію вводив у базу даних чи редагував. Користувачі можуть розпочинати роботу з інформацією тільки після введення свого імені і пароля, а після виконання роботи зберігається інформація про автора будь-якого запису. Вони можуть обмінюватися інформацією як з базою даних, так і між собою.

Об'єднання учасників бюджетного процесу в єдину інформаційну мережу, організація роботи за спеціально розробленою технологічною схемою виконання бюджетів, електронний документообіг тощо зроблять цю систему центральною інформаційно-аналітичною ланкою Державного казначейства, яка, зі свого боку, забезпечуватиме якісне виконання всіх його функцій. З цією метою налагоджується і підсистема бухгалтерського обліку виконання бюджету.

Відмінною рисою системи є поєднання методів бухгалтерського обліку виконання бюджету з методами банківського обліку, що зумовлено у першу чергу ідентичністю багатьох процесів, що відбуваються у банках і у Казначействі, зокрема у частині ведення особових і поточних рахунків клієнтів. Розумне поєднання різних методів обліку надає користувачам широкі можливості автоматизації процедур аналітичного обліку, складання звітності, а також контролю й аналізу, включаючи:

-              щоденне складання бухгалтерського балансу виконання бюджетів;

-              щоденний звіт про хід виконання бюджету у цілому;

-              щоденний звіт про виконання кошторису доходів і витрат за кожним одержувачем бюджетних коштів;

-              щоденний облік кредиторської заборгованості у розрізі розпорядників та одержувачів бюджетних коштів;

-              щоденний контроль та мінімізація кредиторської заборгованості шляхом цільового фінансування;

-              облік виконання договорів з постачальниками товарів і послуг.

 У систему повинні бути закладені процедури контролю за виконанням бюджету:

-              попередній контроль: здійснюється на стадії підготовки бюджетних документів (оформлення бюджетного розпису витрат, кошторисів, лімітів бюджетних зобов'язань і розпоряджень на фінансування);

-              поточний контроль: здійснюється на стадії виконання бюджету (перевірка платіжних документів одержувачів бюджетних коштів на відповідність бюджетному розпису, кошторисам, лімітам бюджетних зобов'язань і грошових зобов'язань);

-              наступний контроль: здійснюється на стадіях складання бухгалтерських балансів і звітів про виконання бюджету.

У світовій практиці мають місце два підходи до організації казначейського виконання місцевих бюджетів. Перший передбачає використання організаційної структури і нормативно-методичної бази органів Державного казначейства. Усі без винятку функції казначейського виконання місцевого бюджету покладаються на ці органи - управління і відділення Державного казначейства. Другий підхід полягає у створенні власної регіональної системи казначейства, що входить до складу органів виконавчої влади чи до складу органів місцевого самоврядування.

Мінфін України має свій власний підхід, який дозволяє істотно скоротити капітальні вкладення і витрати по реорганізації Державного казначейства завдяки перерозподілу функцій казначейського виконання бюджету між фінансовими органами регіону і органами Державного казначейства. При цьому Казначейство здійснює касові видатки з відображенням відповідних операцій на реєстраційних рахунках бюджетних організацій і рахунках одержувачів бюджетних коштів, а фінансовий орган проводить усі платіжні операції, включаючи попередній контроль витрат бюджетних установ і інших одержувачів бюджетних кошти.

 При всіх перевагах і незворотності процесу запровадження саме першого варіанту, тобто казначейської системи обслуговування бюджетів, слід зважати, що органи Державного казначейства найбільше ефективно виконують лише касове обслуговування бюджету, інші елементи бюджетного процесу - планування і складання бюджету, стратегічне й оперативне планування його виконання - залишатимуться у компетенції фінансових органів.

Основні поняття та терміни:

 

АС „Казна” – інформаційна система ведення обліку і звітності виконання бюджетів, що функціонує у Казначействі з 2002 року.

Електронний цифровий підпис - криптографічне перетворення змісту документа в електронну форму, що дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати особу, яка його підписала.

Інформаційна система – комплекс організаційно-технічних заходів, що забезпечує цілеспрямовані процедури збору, обробки, узагальнення та аналізу інформаційних масивів на базі комп'ютерних інформаційних технологій для підготовки управлінських рішень.

Інформаційна технологія - процес, що на базі обробки первинної інформації, дозволяє отримати інформаційний продукт нової якості.

Система електронних платежів - платіжна система, яка забезпечує розрахунки в електронній формі між банками як за дорученням клієнтів, так і за зобов’язаннями банків.