11.3. Первинні облікові документи : Державне казначейство України : B-ko.com : Книги для студентів

11.3. Первинні облікові документи

 

 Підставою для здійснення бухгалтерського обліку операцій є первинні документи. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення і можуть складатися у паперовій або електронній формі, яка доступна для читання та виключає внесення змін. Електронний запис облікових регістрів повинен забезпечувати отримання таких документів на паперових носіях.     

 Юридичну силу первинним документам надають обов’язкові реквізити, які підлягають обов’язковій перевірці до введення документів у систему бухгалтерського обліку. До обов’язкових реквізитів відноситься:

-              назва документа;

-              номер та дата складання документа;

-              назва та реквізити установи платника;

-              назва та реквізити отримувача коштів;

-              сума операції (цифрами та літерами);

-              номери рахунків за дебетом та кредитом;

-              назва банку, казначейства (одержувача та платника коштів) і номер його коду;

-              дата валютування;

-              підписи осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення з розшифруванням підписів;

-              призначення платежу: назва товару (виконаних робіт, наданих послуг), посилання на документ, на підставі якого здійснюється платіж (договір, рахунок, товарно-транспортний документ тощо) із зазначенням його номера і дати, зазначенням нормативно-правового акта, яким передбачене право безспірного стягнення та безакцептного списання коштів (його дата, номер і відповідний пункт);

-              коди економічної класифікації видатків із зазначенням сум при здійсненні видатків із бюджету або перерозподілі бюджетних коштів;

-              коди бюджетної класифікації доходів та строк настання платежу (у разі перерахування коштів до бюджету);

-              сума податку на додану вартість або напис «без податку на додану вартість»;

-              на першому примірнику відбиток печатки та підписи відповідальних осіб платника.

                Первинні документи можуть мати й інші додаткові реквізити.

                Використання факсиміле для вчинення підпису, виправлення і підчистки у розрахункових документах не допускаються і до виконання не приймаються. Не допускається також і внесення виправлень до первинних документів, крім випадків, встановлених розпорядчими документами Державного казначейства України.

                Первинні документи, які не містять обов’язкових реквізитів, є недійсними і не можуть бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку.

                Списання коштів з рахунку клієнта за його розпорядженням здійснюється не пізніше наступного робочого дня. Розрахункові документи клієнта дійсні протягом 10-ти календарних днів з дня їх виписки (день заповнення не враховується).

                Розрахункові документи, за якими органи Державного казначейства здійснюють перерахування коштів з одних рахунків на інші, повинні мати дату проведення та підписи посадових осіб Казначейства, які оформили і перевірили документ, а документи, що підлягають додатковому контролю, – підпис виконавця, на якого покладено обов‘язок здійснювати первинний контроль операцій.

                На розрахунковому документі у день його отримання органом Державного казначейства і не прийнятого ним до виконання, на зворотній стороні документа робиться напис про причину повернення без виконання за підписами головного бухгалтера (його заступника) та виконавця, що засвідчується штампом Казначейства.

                Всі операції Казначейства здійснюються на підставі відповідно оформлених документів, які містять інформацію про характер операції і є підставою для відображення операцій в обліку.

                Переказ коштів може забезпечуватися з допомогою електронних носіїв - тих же розрахункових документів у вигляді файлів, що передаються електронною поштою, у яких за визначеними реквізитами відображена інформація про перерахування коштів.

                Прийом та оплата документів передбачає, насамперед, перевірку правильності їх складання, повноти інформації, законності операції та підтвердження прийому документа до виконання. Відповідальність за своєчасне складання первинних документів, достовірність інформації у них, їх передачу у визначені терміни за призначенням несуть особи, які склали та підписали ці документи. Документи від клієнтів приймаються протягом операційного дня, час якого вказується у договорі на розрахункове обслуговування.

 Якщо підписи або відбиток печатки ініціатора переказу на документі викликають сумнів, такий документ не приймається до виконання. Казначейство не перевіряє і не несе відповідальності за правильність арифметичних сум у розрахункових документах клієнтів і не відповідає за виконання документів з підробленими підписами, печаткою або текстом.

 Розрахункові документи за операціями, що підлягають додатковому контролю, відповідальний виконавець передає контролеру, який перевіряє правильність оформлення операцій та підписує їх. Лише після додаткового контролю платіжний документ направляється відповідальному виконавцю.

 Після перевірки Казначейство виконує вказану у первинному документі операцію, відображує її у обліку, складає звіт про виконану операцію та передає його ініціатору переказу. Всі первинні розрахункові документи поточного дня звіряються із щоденним балансом.

                Порядок проведення операцій як у національній так і іноземній валютах регулюється чинним законодавством України. Казначейство приймає до виконання доручення клієнтів тільки у межах наявних коштів на їх рахунках. Винятком є доручення на перерахування до бюджету податків, зборів та інших обов'язкових платежів до державних цільових фондів, які приймаються незалежно від наявності коштів на рахунках клієнта. Ці доручення, при відсутності коштів на рахунках, враховуються у позабалансовому обліку.

                Безспірне стягнення та безакцептне списання коштів з рахунків клієнтів здійснюється у випадках, передбачених чинним законодавством України, а також за рішенням суду, господарського суду та виконавчими написами нотаріусів. Якщо коштів на рахунках клієнтів недостатньо, документ на безспірне стягнення враховується на позабалансовому рахунку.

                У разі накладення арешту на кошти юридичної особи Казначейство припиняє списання коштів за розпорядженням власника рахунку, у т.ч. на потреби установи (організації) та виплату заробітної плати і прирівняних до неї платежів. Виняток складають платежі до бюджету та внески до державних цільових фондів.

                Казначейство своєчасно доводить до відома клієнтів всю необхідну інформацію про зміни у інструкціях, що їх стосуються, та надають консультації з питань розрахункового обслуговування.