12.6. Проведення аудиторських процедур в бюджетних установах

магниевый скраб beletage

 

Контроль фінансової та господарської діяльності бюджетних установ поділяється на внутрішній та зовнішній. Внутрішній контроль здійснюється на всіх стадіях бюджетного процесу підрозділом внутрішнього контролю установи і забезпечує оцінку виконання установою планових завдань, рівня достатності та відповідності її діяльності встановленим вимогам, інформацію для керівництва про результати кожної перевірки. Зовнішній контроль здійснюється Рахунковою палатою та органами ДКРС.

Бюджетні установи зобов’язані разом з річною фінансовою звітністю про виконання кошторисів доходів і видатків подавати аудиторський звіт, складений органом ДКРС, з висновком щодо її достовірності. Аудиторські процедури повинні підтвердити законність проведення операцій з бюджетними коштами, достовірність їх відображення в обліку та звітності, а у разі виявлення недоліків (порушень) надати керівництву установи рекомендації щодо їх усунення.

Державний аудитор згідно програми аудиту здійснює поточні аудиторські процедури (моніторинг, камеральні перевірки, обстеження тощо) стосовно ризикових сфер, операцій, ділянок обліку та внутрішньогосподарського контролю.

При виявленні нових факторів ризику уточняється програма аудиту. За встановленими недоліками, ознаками порушень чи порушеннями аудитор складає довідку і надає її примірник керівництву установи. Аудитор готує відповідь на зауваження (заперечення) керівництва до довідки, складеної за результатами аудиту, роз’яснення з питань проведення фінансово-господарських операцій, бухгалтерського обліку, фінансової звітності та організації внутрішньогосподарського фінансового контролю, відстежує як керівництво бюджетної установи враховує його письмові рекомендації. У разі виявлення зловживань передає довідку в органи ДКРС аудитора.

Аудитор має право одержувати від установи документи для камеральної перевірки, перевіряти документи, проводити контрольні обміри, інвентаризації, звірки з дебіторами і кредиторами, ініціювати запити та проводити зустрічні перевірки (звірки) тощо, здійснювати опитування, анкетування тощо, одержувати пояснення від посадових осіб, відстежувати усунення (виправлення) виявлених поточними аудиторськими процедурами недоліків і порушень.

Аналіз відхилень у фінансових показниках (фактичні видатки більші чи менші від затверджених асигнувань, перевищують або менші від касових) дозволяє встановити їх причини та окреслити заходи усунення останніх. Аудитор перевіряє доцільність і законність платежів: коли і кому перераховано кошти, чи немає серед одержувачів коштів фіктивних чи бездіяльних структур тощо.

З’ясовується відповідність окремих видатків напрямкам статутної діяльності, за якими кодами економічної класифікації проведено „додаткові” видатки, як це вплинуло на діяльність установи, встановлюються причини перевитрат. Можливий запит до органу ДКУ про підстави проведення таких операцій та отримання пояснень посадових осіб установи.

Продовженням камеральної перевірки є обстеження з обов’язковим виходом в установу, під час якого за кожним фактором ризику застосовуються документальні та/або фактичні методи контролю згідно програми аудиту, використовуються попередньо підготовлені інформаційні та аналітичні матеріали.

Обстеження вирішує наступні завдання:

-              оцінка законності ризикових операцій, правильності їх відображення в обліку та звітності, виявлення фактів недостовірного відображення та відхилень від встановлених норм;

-              встановлення причин фінансових порушень;

-              оцінка стану внутрішньогосподарського контролю;

-              підготовка рекомендацій з виправлення недоліків та усунення порушень.

Під час обстеження проводиться аналіз за кожним фактором ризику у такому порядку:

-              рівень організації документообігу та якість документації;

-              законність ризикових операцій та правильність їх оформлення;

-              повноту і своєчасність відображення в обліку і звітності ризикових операцій;

-              правильність ведення бухгалтерського обліку ризикових операцій;

-              реальність дебіторської та кредиторської заборгованостей;

-              інвентаризації ризикових статей балансу;

-              дотримання порядку державних закупівель;

-              достовірність звітності та відповідність її показників обліку і первинним документам за ризиковими операціями;

-              узгодженість показників фінансової звітності.

При виявленні порушень у веденні бухгалтерського обліку аудитор досліджує ступінь їх пливу на фінансову звітність бюджетної установи.

Для оцінки стану внутрішнього фінансового контролю бюджетної установи слід виходити з того, що він повинен забезпечувати недопущення фінансових порушень та/або мінімізацію їх наслідків, своєчасне надання керівництву установи повної і достовірної інформації та пропозицій щодо покращення використання коштів і майна. Тому, аналіз його організації проводиться окремо:

1) на рівні керівника бюджетної установи: дотримання вимог і обмежень законодавчих та нормативних документів при прийнятті рішень з кадрових питань, використання коштів і майна, забезпечення умов для збереження та цільового і економного використання останніх, організації фінансового і особистого контролю та якістю розгляду його результатів;

2) на рівні головного бухгалтера: якість розподілу обов’язків між працівниками бухгалтерії та контроль їх виконання, графік документообігу та контроль його дотриманням, дотримання правил і термінів проведення інвентаризацій, звірок, передачі справ і інших контрольних процедур, правил реєстрації і обробки документів, достовірність інформації первинних документів, здійснення аналізу використання коштів, внесення пропозицій для удосконалення фінансового контролю в установі;

3) на рівні контрольного підрозділу (якщо такий є) - обґрунтованість застосовуваних методів контролю, своєчасність і повнота здійснюваних контрольних заходів та правильність документування порушень і недоліків, своєчасність внесення і обґрунтованість пропозицій для усунення порушень, відшкодування збитків та удосконалення контролю, повнота дій для забезпечення врахування пропозицій керівництвом установи.

Проведена державним аудитором процедура відображається в Журналі обліку роботи державного аудитора, а при виявлення недоліків, ознак порушень чи порушень також складається довідка.

У довідці зазначаються документи, які містять недоліки чи ознаки порушень, а у разі виявлення порушень - їх суть, сума та наслідки, а також рекомендації щодо усунення та недопущення надалі. У довідці мають бути додержані принципи об’єктивності і обґрунтованості, повноти і комплексності відображення всіх суттєвих обставин, які мають відношення до справи, чіткості, лаконічності, доступності і системності викладу.

Довідка підписується аудитором і реєструється у органі ДКРС. Один примірник довідки передається керівнику бюджетної установи. Не пізніше 10 робочих днів з дня вручення довідка має бути розглянута про що письмово інформується аудитор. Керівництво установи може надати органу ДКРС письмові зауваження (заперечення) з документальним обґрунтуванням своєї позиції.

Розгляд зауважень (заперечень) може здійснюватися: камерально - (без запрошення посадових осіб установи), камерально-комісійно - з запрошенням посадових осіб та запитом додаткових відомостей, документів, пояснень тощо, або шляхом дослідження документів в бюджетній установі.

За результатами поточних аудиторських процедур бюджетним установам не пред’являються обов’язкові до виконання вимоги (приписи), не застосовуються фінансові санкції та заходи впливу, не складаються протоколи про адміністративні правопорушення і не ініціюється пред’явлення цивільних позовів до винних осіб.

Аудит річної фінансової звітності проводиться в бюджетній установі за затвердженою програмою для встановлення ступеня достовірності звітності та оцінки врахування пропозицій, які надавалися керівництву протягом року. За підсумками аудиту готується висновок щодо достовірності річної фінансової звітності, а також складається, узгоджується та підписується аудиторський звіт.

Аудиторський звіт складається з вступної частини, описової частини (результати аудиту), аудиторського висновку, рекомендацій та додатків. Звіт має бути конкретним, об’єктивним, містити пропозиції і зауваження керівництва установи, за якими досягнуто згоди (розбіжності документуються у окремому протоколі).

Основним розділом звіту є аудиторський висновок, який може бути: позитивним - підтверджується достовірність фінансової звітності, позитивним із застереженням - фінансову звітність можна прийняти, але є застереження до відображення певних господарських операцій в обліку і звітності, які суттєво не впливають на достовірність останньої, негативним - фінансова звітність бюджетної установи є недостовірною, оскільки виявлені і не усунуті відхилення, недоліки чи порушення суттєво впливають на достовірність звітності.

До висновків включаються лише ті недоліки і порушення, які були виявлені державним аудитором, але залишилися не усунутими (не відшкодованими) в річній фінансовій звітності.

У рекомендаціях наводяться, при необхідності, додаткові пропозиції щодо виправлення бухгалтерського обліку, уточнення фінансової звітності, пропозиції стосовно підвищення дієвості внутрішньогосподарського контролю, реалізація яких сприятиме забезпеченню правильності ведення бухгалтерського обліку, законності використання бюджетних коштів, державного і комунального майна, формування достовірної фінансової звітності та організації внутрішнього фінансового контролю відповідно до визначених законодавством стандартів, а також зазначаються пропозиції щодо внесення змін до діючих нормативно-правових актів.

Рекомендації мають бути об’єктивними і обґрунтованими; базуватися на досліджених даних та посилатися на конкретні нормативно-правові акти, пропонувати зміни, але вибір способів проведення змін залишити керівництву установи, бути достатньо детальними і реальними для впровадження.

Аудиторський звіт повинен містити достовірну і повну інформацію про установу, точний і об’єктивний аналіз та обґрунтовані висновки, реальні, конкретні та корисні рекомендації. Проект звіту протягом 3-х робочих днів розглядається керівництвом установи після чого до нього складається протокол зауважень і пропозицій.

Один примірник Звіту передається установі, другий – головному розпоряднику бюджетних коштів, а в разі його відсутності – відповідному фінансовому органу, третій - органу ДКУ, четвертий - залишається у справі органу ДКРС.

За фактами порушень, що виявлені протягом бюджетного року, але не усунуті на час складання річної звітності, і відображені у Висновках звіту, аудитор ініціює притягнення винних осіб до дисциплінарної, матеріальної та/або кримінальної відповідальності, складає протоколи про притягнення їх до адміністративної відповідальності, готує подання про застосування до установи фінансових санкцій.

 

Основні поняття та терміни:

 

Адміністративний контроль - сукупність процедур щодо дотримання встановленого порядку, норм і правил виконання операцій, що дозволяє поліпшити організацію та управління в Казначействі.

Акт перевірки - документ, у якому відображаються результати пере¬вірки; містить докладно викладені порушення податкового і бю¬джетного законодавства з посиланням на законодавчі акти, статті та пункти, які порушено.

Акт ревізії - двосторонній документ, у якому відображаються резуль¬тати ревізії фінансово-господарської діяльності підприємств, установ, організацій, а також робота фінансових органів щодо складання і виконання бюджету.

Аудит адміністративної діяльності - форма бюджетного контролю, за допомогою якої вивчаються процедури прийняття і виконання управлінських рішень суб'єктами бюджетного процесу з метою досягнення певних цілей.

Аудит ефективності використання бюджетних ресурсів - конт¬роль якості управлінських рішень з точки зору економічності та ефе¬ктивності використанням бюджетних коштів при виконанні бю¬джетних програм (оцінка віддачі бюджетних коштів і аналіз причин невиконання постав¬лених завдань).

Аудиторський звіт – документ, який складається керівником групи державних аудиторів (державним аудитором) у встановленому порядку за результатами проведення фінансово-господарського аудиту за бюджетний рік.

Бухгалтерський контроль – сукупність процедур, що дають змогу забезпечити збереження активів бюджетів та достовірність звітності.

Бюджетний аудит - експертиза та аналіз звітів і балансів підпри¬ємств, організацій, установ, які фінансуються з бюджету, з метою перевірки законності та цільового використання бюджетних коштів. Форма контролю за рухом, ефективним використанням бюджетних потоків і фондів, фінансовими операціями з виконання бюджету.

Бюджетний контроль - контроль з боку уповноважених органів (Мінфін, ДПА, ДКУ, ДКРС, Рахункова палата) та громадськості за обґрунтованістю показників бюджету та за ефек-тивністю і цільовим використанням бюджетних коштів.

Внутрішній аудит – сукупність методів бухгалтерського та адміністративного контролю, що реалізуються окремим незалежним підрозділом, який сам не бере у часті у виконання операцій, але здійснює періодичні перевірки обліку, звітності, дотримання вимог нормативних документів.

Внутрішній контроль - сукупність процедур, що забезпечують достовірність і повноту інформації, а також дотримання вимог нормативних документів при здійсненні операцій по виконанню бюджетів.

Внутрішньогосподарський бюджетний контроль - система заходів, що організовані керівником і здійснюються в бюджетній установі з метою забезпечення раціонального та ефективного використання бюджетних коштів, виявлення порушень фінансової дисципліни та запобігання їм.

Відомчий бюджетний контроль - контроль, який здійснюється кон¬трольно-ревізійними управліннями чи відділами міністерств і ві¬домств. Передбачає перевірку цільового використання коштів, виділених із бюджету на підприємствах, в організаціях і установах, які підпорядковуються міністерству чи відомству.

Державний аудитор – посадова особа органу державної контрольно-ревізійної служби, яка наділена повноваженнями на здійснення аудиту.

Державний фінансовий контроль - діяльність органів державної влади і управління з метою виявлення і попередження помилок та зловживань в операціях із бюджетними коштами, у фінансово-господарській діяльності державних органів, підприємств та організацій, дотримання норм і правил ведення бухгалтерського обліку та вимог чинного законодавства.

Документальна перевірка - перевірка правильності розрахунків плат¬ників із бюджетом, що проводиться безпосередньо в платника на підставі даних бухгалтерського та податкового обліку й первинних документів.

Звіт про виконання бюджету - звіт, що містить інформацію про доходи та видатки загального та спеціального фондів бюджету на відповідну дату в розрізі кодів відомчої, програмної (функціональної) та економічної класифікації.

Зовнішній контроль і аудит фінансово-господарської діяльності бюджетних установ – сукупність процедур, що забезпечують достовірну й повну інформацію про використання бюджетних коштів. Здійснюється Рахунковою палатою та органами Державної контрольно-ревізійної служби.

Консолідація - зведення фінансової звітності підвідомчих управлінь та відділень про виконання бюджетів у цілому по системі ДКУ у розрізі бюджетів.

Мета складання фінансової звітності про виконання бюджетів - забезпечення повної, правдивої і неупередженої інформації про фінансовий стан і виконання бюджету для потреб управління бюджетами.

Моніторинг – аудиторська процедура, яка полягає у безперервному відстеженні операцій на рахунках бюджетної установи, відкритих в органі Державного казначейства України, та показників її фінансової звітності з метою виявлення ознак, які можуть свідчити про можливість допущення фінансових порушень;Перевірка - обстеження і вивчення окремих сторін фінансово-господарської діяльності підприємств, організацій, установ або їх підрозділів.

Обстеження – аудиторська процедура, що здійснюється безпосередньо в бюджетній установі і полягає у дослідженні планових та бухгалтерських (первинних і зведених) документів, господарських договорів, фінансової та статистичної звітності, інших документів, пов’язаних з фінансово-господарською діяльністю, бухгалтерським обліком та внутрішньогосподарським фінансовим контролем.

Перевірка камеральна - аудиторська процедура, що здійснюється без виходу в бюджетну установу з метою виявлення та попереднього аналізу відхилень між плановими та фактичними показниками фінансової звітності, неузгодженості між показниками, наведеними у різних формах звітності.

Перевірка документальна - здійснюється за планом і має на меті перевірку повноти та правильності відображення в балансі даних синтетичного та аналітичного обліку, порядку обліку бюджетних коштів та їх руху, достовірності звітності тощо.

Періодична звітність - місячна й квартальна звітність про виконання бюджетів і кошторисів розпорядників бюджетних коштів, що подається у законо¬давчо встановлені терміни.

Поточний бюджетний контроль - контроль, що проводиться у процесі виконання бюджету, кошторисів доходів і видатків протя¬гом бюджетного року. Здійснюється на підставі первинних доку¬ментів оперативного і бухгалтерського обліку та звітності.

Принципи фінансової звітності:

-              відкритість - правдивість, достатня аналітичність і зрозумілість звітів для користувача;

-              доречність - корисність інформації у справі підготовки і прийняття обґрунтованих управлінських рішень;

-              достовірність - правдиве відображення операцій з виконання бюджетів;

-              законність - відповідність вимогам законодавчих і нормативних актів;

-              правильність - дотримання методик і процедур складання звітності;

-              своєчасність - своєчасне надання інформації керівним органам;

-              суттєвість – відображення у звітах усієї істотної інформації;

-              превалювання суті над формою - відображення операцій у звітності за їх економічним змістом.

Ревізія - всебічна пере¬вірку діяльності учасників бюджетного процесу з метою встанов-лення законності операцій з мобілізації, розподілу та використання бюджетний коштів, виявлення винних у бюджетних правопору¬шеннях осіб і спричине¬них порушеннями фінансових втрат.

Річна звітність - складається за річними підсумковими даними облікових регістрів і зведених звітів, є логічним завершенням періодичної звітності і подається у контрольні та вищестоящі органи після закінчення ро¬ку у законодавчо встановлені терміни.

Суб’єкт фінансового контролю - орган чи особа, що має повноваження на здійснення фінансового контролю.

Управлінська звітність - звітність про стан і результати діяльності Казначейства, що використовується для планування, контролю й прийняття управлінських та економічних рішень.

Фінансова звітність - система взаємопов’язаних узагальнюючих показників, що відображає фінансовий стан бюджету та результати його виконання за звітний період.