Документування господарських операцій бюджетних установ, облікові регістри та техніка облікової реєстрації

Будь-яка господарська операція повинна відображатись на місці її здійснення у відповідних бухгалтерських документах. Таку ре­єстрацію господарських операцій називають первинним обліком, який є основою бухгалтерського обліку.

Документування — це відображення господарських операцій на певних носіях інформації: на паперових бланках або технічних носіях (магнітних стрічках, магнітних дисках, дискетах); це пись­мова реєстрація господарської операції, що надає юридичної сили даним бухгалтерського обліку.

Класифікація бухгалтерських документів відображена на рис. 3.12 за такими ознаками:

Первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарсь­кі операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Після складання всі первинні документи передають в бухгалте­рію. Кожний документ бухгалтерія детально перевіряє за суттю, формою і арифметично (рис. 3.13).

ЕТАПИ ОПРАЦЮВАННЯ ПЕРВИННИХ ДОКУМЕНТІВ

За суттю За формою Арифметично

Кодування Таксування Групування Оперативне погашення Облікове погашення

Рис. 3.13. Етапи опрацювання первинних документів

Основним документом, який регулює загальні правила застосу­вання первинних документів, є Положення про документальне за­безпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року № 88. По­ложення встановлює порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних докумен­тів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності установи.

На підставі даних первинних бухгалтерських документів інфор­мацію про здійснені установою господарські операції згруповують в облікових регістрах (рис. 3.14).

Для забезпечення своєчасного та якісного обліку необхідно ор­ганізувати таку систему складання й опрацювання документів, яка б забезпечувала пришвидшення руху документів під час їхнього оперативного використання і бухгалтерського опрацювання з мо­менту складання або одержання від інших підприємств і організа­цій до передавання на зберігання в архів після запису в облікові ре­гістри. Цей процес називають документообігом.

Облікові регістри — це носії спеціального формату (паперові, електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машино­грам тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інфор­мації з первинних документів, що прийняті до обліку

БУХГАЛТЕРСЬКІ ОБЛІКОВІ РЕГІСТРИ

Бухгалтерські книги Картки

Окремі відомості (машинограми) Хронологічні Систематичні Комбіновані Синтетичні Аналітичні Односторонні Двосторонні Багатографні Шахові

Рис. 3.14. Класифікація бухгалтерських облікових регістрів